Переход с устаревшей конфигурации Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5 (ЗУП 2.5) на современную Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (ЗУП 3.1) — это стандартизированный процесс. Однако на практике специалисты часто сталкиваются с техническими трудностями. Одной из наиболее распространенных и неприятных проблем является неперенос данных и остатков по НДФЛ за предшествующий переходу год (например, при переходе с 1 января 2018 года не переносятся данные по НДФЛ за 2017 год).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, проанализируем внутренние механизмы работы регистров НДФЛ в обеих конфигурациях и рассмотрим два практических пути решения проблемы: подготовку и очистку исходной базы ЗУП 2.5 для корректного автоматического переноса, а также альтернативный ручной ввод остатков через специальный документ в ЗУП 3.1.
При стандартном (рекомендованном) варианте перехода из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 переносится так называемый «срез» данных. Программа не переносит всю многолетнюю историю расчетов, чтобы исключить дублирование старых ошибок учета. Переносятся только остатки на дату начала ведения учета (например, на 01.01.2018) и данные для расчета среднего заработка за предшествующие периоды.
Для корректного формирования отчетности по форме 6-НДФЛ за первый квартал года перехода программе критически важно знать информацию по доходам и исчисленному налогу за декабрь прошлого года, выплаченным в январе нового года. Если эти данные не перенеслись, то в новой базе ЗУП 3.1 в ведомостях на выплату январской зарплаты не будет автоматически удерживаться декабрьский НДФЛ, а отчет 6-НДФЛ заполнится некорректно.
Проанализируем основные технические причины, по которым алгоритм переноса «пропускает» данные по НДФЛ за последний год:
При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный, программа при проведении документов начисления (например, декабрьских) фиксировала удержание налога концом года. Для переносчика это означает, что на дату перехода у организации нет невыплаченных доходов и неудержанного налога, следовательно, переносить в новую базу по регистрам НДФЛ нечего.Давайте подробно рассмотрим каждый из способов решения данной проблемы.
Если вы хотите, чтобы перенос прошел в автоматическом режиме без ручного вмешательства в новой базе, нам придется навести порядок в исходных данных ЗУП 2.5. Наша цель — сделать так, чтобы в регистрах по НДФЛ отсутствовали незакрытые сальдо прошлых лет, а на дату переноса (например, 31.12.2017) остались только чистые и корректные остатки за декабрь.
Выполним следующие шаги по шагам:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь хранится информация по исчисленному и удержанному налогу в разрезе сотрудников.Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ — регистр, контролирующий взаиморасчеты с налоговой инспекцией.Универсальный отчет по этим регистрам или специализированный отчет Анализ начисления и удержания НДФЛ. Сформируйте его с детализацией по сотрудникам за все прошлые периоды до года переноса (например, до 31.12.2016 включительно). Если вы увидите незакрытые остатки (плюсы и минусы по людям, зависшие копейки уволенных сотрудников), это и есть причина сбоя.
Корректировка записей регистров накопления в ЗУП 2.5.
Мы создаем этот документ датой 30.12.2017 (за день до даты переноса). В табличную часть добавляем регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. С помощью встроенной функции заполнения остатков или вручную на основе данных универсального отчета вносим записи, которые полностью обнуляют (компенсируют) старые зависшие суммы по прошлым годам. К 31 декабря регистры должны быть абсолютно чистыми, за исключением начислений за декабрь 2017 года.
НДФЛ. Если у вас активен флаг упрощенного учета (автоматическое удержание при начислении), снимите его перед переносом. Это позволит программе увидеть, что декабрьский налог исчислен, но фактически еще не удержан, так как выплата зарплаты будет происходить в январе.
В случаях, когда исходная база ЗУП 2.5 велась крайне некорректно в течение многих лет, ручное исправление и выравнивание регистров может занять слишком много времени. В такой ситуации гораздо эффективнее и быстрее внести остатки по НДФЛ непосредственно в новую базу ЗУП 3.1 вручную. Для этого используется универсальный механизм корректировки регистров.
Рассмотрим, как правильно отразить эти данные по шагам:
Администрирование, далее выберите пункт Переносы данных. Создайте новый документ. В качестве номера рекомендуется указать понятный префикс (например, НДФЛ), а дату документа установить строго на день, предшествующий началу ведения учета в новой базе — 31.12.2017.
Настройка состава регистров. Нам необходимо отметить флагами четыре ключевых регистра накопления, по которым строятся все отчеты по НДФЛ:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛРасчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛУчет доходов для исчисления НДФЛПредоставленные стандартные и социальные вычеты (если у сотрудников были вычеты в переходящем периоде)6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года, сформированной в ЗУП 2.5 (или из расшифровок ведомостей выплаты за декабрь). Нам нужно воспроизвести в регистрах ЗУП 3.1 операции исчисления и удержания налога.
Проанализируем структуру записей для каждого регистра в документе Перенос данных:
Регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ»
В этом регистре отражаются факты исчисления и удержания налога у физических лиц. Нам необходимо сделать два типа движений:
Приход31.12.201713% (или иная ставка налога)Декабрь 2017Оплата трудаВедомость на выплату в ЗУП 3.1 сам автоматически сделает движение "Расход" по этому регистру в момент проведения выплаты. Если же выплата технически зафиксирована в ЗУП 2.5, а в ЗУП 3.1 вы начинаете учет "с чистого листа" после выплаты, то добавьте движение:
Расход10.01.2018)Декабрь 2017Регистр «Учет доходов для исчисления НДФЛ»
Этот регистр необходим для того, чтобы программа правильно понимала, к какому налоговому периоду относится доход сотрудника, и могла корректно заполнить Раздел 1 и Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Вносим запись:
Приход31.12.201731.12.2017; для отпускных и больничных — дата их реальной выплаты)2000 (для оплаты труда)Регистр «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ»
Регистр отвечает за фиксацию удержанного налога, который организация обязана перечислить в бюджет. Запись в этом регистре делается только в том случае, если выплата переносится и удержание налога фиксируется ручным вводом остатков:
Приход10.01.2018)Для наглядности представим пример структуры записей регистра Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в документе переноса данных с помощью следующей схемы:
Движение: Приход | Период: 31.12.2017 | Сотрудник: Иванов И.И. | Сумма: 6500 | Вид: Исчислено
Движение: Расход | Период: 10.01.2018 | Сотрудник: Иванов И.И. | Сумма: 6500 | Вид: Удержано
После проведения документа Перенос данных (или успешного автоматического переноса после очистки базы ЗУП 2.5) нам обязательно нужно проверить корректность отражения информации. Для этого выполним следующие действия:
Ведомость в банк или Ведомость в кассу в ЗУП 3.1 на выплату зарплаты за декабрь (если выплата производится в новой базе). Проверим, заполнилась ли автоматически колонка НДФЛ к удержанию. Если суммы заполнились верно и соответствуют исчисленному налогу в ЗУП 2.5, значит остатки по начислениям и налогам легли корректно.Отчетность, справки, откроем 1С-Отчетность и сформируем регламентированный отчет 6-НДФЛ за 1 квартал года начала ведения учета.31.12.2017;Используя предложенные методики, мы сможем гарантировать плавный и беспрепятственный переход на новую конфигурацию ЗУП 3.1 с сохранением целостности учета по налогу на доходы физических лиц.