← На главную

При ведении учета НДФЛ в программе «1С:Комплексная автоматизация» (или «1С:Зарплата и управление персоналом», которая использует аналогичный зарплатный движок) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда плановая дата получения дохода не переносится на дату фактической выплаты. Например, сотруднику начислена доплата за питание или иные прочие выплаты в конце марта с плановой датой выплаты 5 апреля. Фактически деньги выплачены по ведомости 27 марта. У всех сотрудников в регистрах НДФЛ дата дохода успешно сдвинулась на 27 марта, а у одного конкретного сотрудника осталась апрельской. В результате доход ошибочно попадает в отчетность следующего квартала.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая точечная проблема, как устроены механизмы распределения выплат в программе и как пошагово восстановить правильный учет по НДФЛ.

Как программа сопоставляет начисление и выплату доходов

Для начала проанализируем, как в системе реализован учет дат. При проведении документа начисления (например, Начисление зарплаты и взносов или Начисление прочих доходов) программа фиксирует предполагаемую (плановую) дату выплаты. Именно она изначально записывается в регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ.

Когда мы проводим выплату — создаем документы Ведомость на выплату зарплаты и Списание безналичных денежных средств (или Расходный кассовый ордер), программа должна автоматически скорректировать эту дату. Она делает сторнирующую запись по плановой дате (например, 5 апреля) и создает новую запись с фактической датой выплаты (27 марта). Если этого не произошло по конкретному сотруднику, значит, нарушена цепочка распределения взаиморасчетов.

Выясним основные причины и рассмотрим способы их устранения.

Решение 1. Устранение пересортицы и «хвостов» по взаиморасчетам (Метод ФИФО)

Самая частая причина, по которой программа отказывается сдвигать дату дохода для конкретного человека — это наличие скрытого сальдо за прошлые периоды. Если у сотрудника тянется старый долг за организацией, невыплаченный аванс или переплата, программа при проведении мартовской ведомости распределяет выплаченные деньги на закрытие этих старых «хвостов» по принципу ФИФО. В результате мартовское начисление доплаты за питание по регистрам остается «невыплаченным», а значит, и плановая дата получения дохода (5 апреля) не корректируется.

Разберем, как обнаружить и исправить эту пересортицу:

1. Проанализируем взаиморасчеты с помощью отчетов. Сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» с начала налогового периода (года). Ищем строки с незакрытыми суммами или переплатами. Также полезно сформировать отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» в разрезе источников финансирования.
2. Применим технический прием «Нулевая ведомость». Это самый эффективный способ схлопнуть скрытые перекосы в регистрах:
   • Создадим новую техническую ведомость концом месяца (например, 27 или 31 марта).
   • Добавим в нее нашего проблемного сотрудника через кнопку «Подбор».
   • Если в регистрах есть пересортица по документам-основаниям, месяцам или статьям финансирования, сумма «К выплате» заполнится автоматически, но итоговое сальдо будет равно нулю (программа подтянет строки с «плюсами» и «минусами»).
   • Проведем эту нулевую ведомость. Она выровняет регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и взаиморасчеты.
3. После проведения «нулевой» ведомости вернемся к нашей рабочей ведомости от 27 марта, перезаполним ее по сотруднику и проведем заново.

Решение 2. Проверка соответствия регистраций в налоговом органе (ИФНС)

Если в документе начисления доход сотрудника был отражен по одной ИФНС (например, если он трудится в обособленном подразделении или перемещался между ними в течение месяца), а ведомость оформляется по другой ИФНС, программа не сможет связать эти две операции.

Выполним следующую проверку:

1. Откроем документ начисления и перейдем на вкладку «НДФЛ». Проверим, какая налоговая инспекция указана в колонке Регистрация для нашего сотрудника.
2. Откроем ведомость на выплату и проверим поле Налог. орган (ИФНС) в шапке документа или в расшифровке строки сотрудника.
3. Если обнаружено расхождение, исправим аналитику так, чтобы и в начислении, и в ведомости фигурировала одна и та же регистрация в налоговом органе.

Решение 3. Проверка и исправление ручных правок в ведомости

Если бухгалтер вручную корректировал суммы к выплате или НДФЛ непосредственно в ведомости, связь с документом-начислением могла разорваться. В этом случае документ Списание безналичных денежных средств просто списывает сумму без привязки к конкретному доходу.

Проверим документы-основания:

1. Откроем ведомость от 27 марта.
2. Дважды кликнем по сумме к выплате в строке проблемного сотрудника. Откроется окно расшифровки.
3. Убедимся, что в колонке Документ-основание выбран именно тот документ, которым была начислена мартовская доплата за питание.
4. Если колонка пуста или там указан другой документ (например, начисление за прошлый месяц), программа не перенесет дату. Удалим строку сотрудника из ведомости и добавим заново через «Подбор», чтобы программа сама корректно заполнила связи.

Решение 4. Соблюдение строгой последовательности проведения документов

В некоторых случаях обычное перепроведение документов «по цепочке» не помогает из-за кэширования данных в программе или влияния последующих документов. Требуется провести полную очистку последовательности.

Выполним следующие шаги:

1. Полностью распроведем (отменим проведение) всей цепочки документов по сотруднику за март:
   • Списание безналичных денежных средств от 27.03;
   • Ведомость на выплату зарплаты от 27.03;
   • Документ начисления (например, Начисление зарплаты или разовое начисление) от 31.03.
2. Зайдем в документ начисления, перейдем на вкладку «НДФЛ», найдем нашего сотрудника, нажмем кнопку «Пересчитать сотрудника». Убедимся, что расчет прошел корректно, запишем и проведем документ.
3. Откроем ведомость на выплату, удалим строку сотрудника, запишем документ, а затем добавим его заново через «Подбор». Проверим, что подтянулся верный документ-основание и сумма НДФЛ. Проведем ведомость.
4. Перейдем в документ Списание безналичных денежных средств, обновим в нем связи (при необходимости перезаполним по ведомости) и проведем его.

После последовательного выполнения этих шагов откроем регистр Учет доходов для исчисления НДФЛ или сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Мы увидим, что дата получения дохода по доплате за питание успешно изменилась с планового 5 апреля на фактическое 27 марта, и сумма корректно отразилась в мартовских отчетах.