Переход на новую версию программного продукта 1С — это всегда ответственный шаг, требующий строгого соблюдения методологии. Часто при переносе данных из «1С:Комплексная автоматизация 2.2» (КА 2.2) в «1С:Комплексная автоматизация 2.4» (КА 2.4) или «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (ЗУП 3) на дату 31 декабря пользователи сталкиваются с проблемой: при попытке начислить зарплату за декабрь в новой базе документ либо не заполняется вовсе, либо рассчитывает только один день (31 декабря).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, в чем заключается главная методологическая ошибка пользователей и как правильно отразить январскую выплату декабрьской зарплаты, чтобы отчетность по форме 6-НДФЛ и страховым взносам заполнилась абсолютно корректно.
Проанализируем техническую сторону работы расчетного механизма 1С. Когда выполняется перенос данных на 31.12.2019 включительно, в новой базе автоматически создается документ НачальнаяШтатнаяРасстановка (или специализированные документы переноса данных), датированный 31.12.2019.
Этот документ фиксирует кадровые данные сотрудников, их графики работы и плановые начисления. Данные записи начинают действовать в системе только с момента проведения документа, то есть с 31.12.2019. Регистр сведений ПлановыеНачисления до этой даты пуст.
Когда мы пытаемся заполнить документ НачислениеЗарплатыИВзносов за декабрь 2019 года, программа действует по следующему алгоритму:
Многие пользователи ошибочно полагают, что данные должны подтягиваться из регистра накопления ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоОбщий, который при переносе заполняется за весь 2019 год. Однако этот регистр, как видно из его названия, предназначен исключительно для расчета среднего заработка при оформлении отпусков, командировок и больничных листов. Документ НачислениеЗарплатыИВзносов к этому регистру при расчете ежемесячного оклада не обращается.
Попытка перенести дату документа НачальнаяШтатнаяРасстановка на 01.12.2019 и рассчитать декабрьскую зарплату в новой базе — это критическая ошибка, которая приведет к серьезному искажению учета. Рассмотрим подробнее, к каким последствиям это приведет:
ЗадолженностьПоЗарплате, делающий записи в регистр ВзаиморасчетыССотрудниками). Повторное начисление декабря создаст вторую задолженность, фактически удвоив сумму долга перед работниками в программе.ПереносДанных. Новый расчет декабря создаст дублирующие записи, из-за чего регламентированная отчетность (РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ) за первый квартал нового года будет заполнена неверно.Золотое правило перехода: расчет зарплаты, налогов и взносов за декабрь должен быть полностью завершен и закрыт в старой базе (КА 2.2). В новую базу (КА 2.4) переносятся только входящие остатки и накопленные данные для расчета среднего заработка.
Выясним, как отразить январскую выплату зарплаты за декабрь (например, 15 января 2020 года) и удержать НДФЛ так, чтобы данные корректно отразились в отчете 6-НДФЛ за 1-й квартал 2020 года без перерасчета самого декабря.
Разберем этот процесс по шагам.
Убедимся, что перенос данных зафиксировал долг перед сотрудниками на 31.12.2019. Для этого перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных и найдем документы, корректирующие регистр накопления ВзаиморасчетыССотрудниками.
В этих документах должны быть указаны суммы «к выплате» на руки по каждому сотруднику за декабрь 2019 года.
Для корректного удержания налога при выплате зарплаты программа должна знать сумму исчисленного, но еще не удержанного НДФЛ. Проверим документы ПереносДанных, которые делают движения по следующим регистрам:
РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ — здесь должна быть запись с видом движения «Приход», датированная декабрем 2019 года, отражающая исчисленный налог.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ — здесь фиксируется сам доход за декабрь для корректного соотнесения налога и дохода в будущей отчетности.Теперь выполним выплату зарплаты. Нам не нужно делать документ начисления. Мы сразу создаем документ выплаты:
ВедомостьВБанк (или ВедомостьВКассу / ВедомостьЧерезРаздатчика в зависимости от вашего способа выплаты).Проанализируем поведение программы: в табличную часть автоматически подтянутся сотрудники, суммы к выплате (из регистра ВзаиморасчетыССотрудниками) и в колонке «НДФЛ к удержанию» автоматически рассчитается налог на основании входящего регистра РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.
При проведении январской ведомости программа сделает движение с видом «Расход» по регистру РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ с датой события 15.01.2020. Именно это движение зафиксирует факт удержания НДФЛ налоговым агентом.
После выполнения этих простых шагов при формировании отчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 2020 года программа автоматически и без ошибок включит удержанный 15 января налог и декабрьский доход в соответствующие разделы отчета.
Не пытайтесь повторно рассчитывать декабрьскую зарплату в новой базе после свершившегося перехода. Используйте штатные механизмы выплаты накопленной задолженности через ведомости с указанием прошлого месяца выплаты. Это убережет ваш учет от задвоения данных по среднему заработку, налогам и взаиморасчетам.