← На главную

При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) многие пользователи и бухгалтеры сталкиваются с необходимостью детализировать расходы на оплату труда по статьям затрат. В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (1С:БП) этот учет очевиден — там используются счета учета, субконто и статьи затрат. Однако в 1С:ЗУП встроенного плана счетов и справочника статей затрат в явном виде нет.

В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм отражения зарплаты в бухучете, каким образом связать аналитику 1С:ЗУП с проводками в 1С:БП, и как настроить автоматическое распределение затрат по сотрудникам, подразделениям и видам начислений.

Концепция взаимодействия 1С:ЗУП и 1С:БП

Для начала проанализируем, почему разработчики фирмы 1С разделили этот функционал. Программа 1С:ЗУП предназначена в первую очередь для расчетного и кадрового учета. Чтобы не перегружать расчетную базу лишними бухгалтерскими регистрами, планом счетов и справочниками субконто, вся детальная бухгалтерская аналитика вынесена на сторону 1С:БП. Связующим звеном между программами выступает справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

Рассмотрим подробнее, как этот справочник выглядит в обеих конфигурациях:

• В 1С:ЗУП 3.1 этот справочник максимально прост. Он содержит всего два реквизита: Наименование и Группа способов отражения (для удобства группировки). Никаких счетов дебета, кредита и статей затрат здесь нет. Этот элемент выступает в роли «ярлыка» или уникального «ключа сопоставления».
• В 1С:БП 3.0 этот же справочник имеет гораздо более сложную структуру. Для каждого элемента (способа отражения) настраивается полноценная схема проводки: указывается счет дебета (например, 20.01, 25, 26, 44), номенклатурная группа, подразделение и, самое главное, Статья затрат (например, «Оплата труда», «Премирование» и т. д.).

При синхронизации данных документ Отражение зарплаты в бухучете переносится из ЗУП в БП. На стороне бухгалтерии программа находит одноименные способы отражения по наименованию (или по уникальному идентификатору GUID) и автоматически подставляет настроенные в БП счета и статьи затрат, формируя нужные проводки.

Шаг 1. Создание способов отражения в 1С:ЗУП 3.1

Выясним, как правильно спроектировать справочник способов отражения в ЗУП. Главное правило: для каждой уникальной комбинации счёта учета и статьи затрат в БП должен быть создан свой отдельный способ отражения в ЗУП.

Например, если нам необходимо распределять затраты следующим образом:

1. Иванов: 25 счет — Премия
2. Сидоров: 25 счет — Начисление зарплаты
3. Петров: 20 счет — Начисление зарплаты

Для этого в 1С:ЗУП в разделе Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучете мы должны создать три отдельных элемента справочника:

• 25 счет - Премия
• 25 счет - Начисление зарплаты
• 20 счет - Начисление зарплаты

В самой 1С:ЗУП мы просто записываем эти названия. Никаких дополнительных настроек внутри этих карточек делать не нужно.

Шаг 2. Настройка сопоставления способов в 1С:БП 3.0

После проведения первой синхронизации созданные элементы справочника появятся в 1С:Бухгалтерии 3.0. Нам необходимо зайти в раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты и настроить для каждого из них аналитику.

Разберем это на нашем примере:

• Для способа 25 счет - Премия указываем: счет дебета 25, статья затрат — Премии.
• Для способа 25 счет - Начисление зарплаты указываем: счет дебета 25, статья затрат — Оплата труда.
• Для способа 20 счет - Начисление зарплаты указываем: счет дебета 20.01, номенклатурную группу (например, «Основное производство») и статью затрат — Оплата труда.

Теперь при проведении документа Отражение зарплаты в бухучете в БП программа обратится к этим настройкам и сформирует корректные проводки по дебету соответствующих счетов с нужной субконто-аналитикой.

Шаг 3. Иерархия приоритетов бухучета в 1С:ЗУП 3.1

Для того чтобы система автоматически распределяла суммы начислений по нужным способам отражения в документе Начисление зарплаты и взносов, необходимо понимать иерархию настроек бухучета. В ЗУП 3.1 действует строгое правило: чем локальнее настроен способ отражения, тем выше его приоритет.

Проанализируем цепочку приоритетов от самого низкого к самому высокому:

1. Организация в целом (самый низкий приоритет). Настраивается в карточке организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» — ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». Этот способ применяется по умолчанию для всех сотрудников организации, если для них не задано иных настроек.
2. Подразделение. Задается в карточке подразделения. Позволяет переопределить настройки организации для всех сотрудников конкретного отдела. Также здесь доступна настройка распределения в долях (например, 70% на один способ, 30% — на другой).
3. Территория. Используется, если в базе включен учет по территориям выполнения работ. Позволяет привязать способ отражения к конкретному рабочему месту.
4. Сотрудник в целом. Задается в карточке конкретного сотрудника по ссылке «Выплаты, учет затрат» или регистрируется кадровыми документами (Прием на работу, Кадровый перевод). Переопределяет настройки организации и подразделения.
5. Документ «Распределение основного заработка». Специализированный документ, позволяющий в конкретном месяце распределить все начисления сотрудника по разным способам отражения в процентном или долевом соотношении. Имеет приоритет над общими плановыми настройками сотрудника.
6. Вид начисления. Способ отражения настраивается непосредственно в карточке начисления (например, «Премия за выслугу лет») на вкладке «Налоги, взносы, бухучет». Настройка вида начисления переопределяет настройки сотрудника, подразделения и организации.
7. Документ «Бухучет начислений сотрудников». Позволяет временно или на постоянной основе назначить определенный способ отражения для конкретных начислений выбранных работников, не изменяя глобальные настройки самого начисления для всей компании.
8. Документ начисления (самый высокий приоритет). Если способ отражения указан непосредственно внутри документа расчета (например, в документах Премия, Разовое начисление, Материальная помощь, Договор (работы, услуги), Акт приемки выполненных работ), система проигнорирует абсолютно все нижестоящие настройки и отразит сумму именно так, как указано в этом конкретном документе.

Шаг 4. Практические сценарии автоматического распределения затрат

Вернемся к практическому примеру автора темы и разберем по шагам, как настроить автоматизацию распределения затрат для Иванова, Сидорова и Петрова.

Сценарий для Петрова (20 счет - Начисление зарплаты)

Если Петров трудится на основном производстве, логично привязать его основной заработок к конкретному счету и номенклатурной группе:

1. Откроем карточку сотрудника Петрова.
2. Перейдем по ссылке Выплаты, учет затрат.
3. В поле Бухучет выберем переключатель «Отражается указанным способом» и укажем способ 20 счет - Начисление зарплаты.
4. Теперь все его основные плановые начисления (оклад, надбавки) будут автоматически уходить на этот способ.

Сценарий для Сидорова (25 счет - Начисление зарплаты)

Если Сидоров относится к общепроизводственному персоналу (например, мастер смены):

1. Мы можем задать аналогичную настройку в его карточке сотрудника (выбрать способ 25 счет - Начисление зарплаты).
2. Альтернативный вариант: если все сотрудники данного подразделения должны относиться к 25 счету, мы можем зайти в свойства подразделения Сидорова и на вкладке Бухучет и выплата зарплаты задать этот способ отражения для всего подразделения целиком. Тогда для Сидорова индивидуальную настройку делать не придется.

Сценарий для Иванова (25 счет - Премия)

Случай Иванова интереснее: его оклад должен отражаться обычным образом, а вот его премия должна уходить на 25 счет со специальной статьей затрат «Премия»:

1. Зайдем в настройки вида начисления Премия (раздел Настройка — Начисления).
2. Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
3. В разделе «Бухучет» установим переключатель в положение «Как задано для начисления» и выберем способ отражения 25 счет - Премия.
4. Теперь независимо от того, какие настройки заданы для самого Иванова или его подразделения, при начислении этой конкретной премии система автоматически применит к ней способ 25 счет - Премия благодаря более высокому приоритету настройки вида начисления.

Использование документа «Распределение основного заработка»

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник в течение одного месяца выполняет разные виды работ, и его оклад необходимо распределить пропорционально выполненному объему или отработанному времени на разные статьи затрат (например, 60% на 20 счет и 40% на 25 счет).

Для этого в 1С:ЗУП разработан специальный документ Распределение основного заработка (раздел Зарплата — Бухучет — Распределения основного заработка):

1. Создаем новый документ и указываем месяц распределения.
2. В табличной части выбираем сотрудника.
3. Добавляем строки со способами отражения (например, 20 счет - Начисление зарплаты и 25 счет - Начисление зарплаты).
4. В колонке Доля распределения указываем пропорции (можно указать проценты, например, 60 и 40, или простые коэффициенты — например, 3 и 2).
5. При расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов программа автоматически разделит сумму начисления сотрудника согласно этим долям и запишет соответствующие строки на вкладку «Бухучет».

Важное примечание: распределение основного заработка не влияет на те виды начислений, для которых в карточке начисления жестко прописан свой собственный способ отражения. Настройки самого начисления всегда приоритетнее документа распределения основного заработка.

Особый нюанс: Статьи затрат для страховых взносов

При настройке отражения зарплаты в бухучете важно помнить, что страховые взносы с ФОТ должны ложиться на те же счета учета, что и сама зарплата (например, взносы с зарплаты производственных рабочих — на счет 20.01, взносы с зарплаты администрации — на счет 26). При этом статья затрат для взносов должна отличаться (например, для зарплаты — статья «Оплата труда», для взносов — статья «Страховые взносы»).

Чтобы не создавать в 1С:ЗУП дублирующие способы отражения отдельно для взносов (что сильно перегрузило бы учет), в 1С:Бухгалтерии 3.0 предусмотрен автоматический механизм сопоставления.

Для его настройки в 1С:БП перейдите в раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Статьи расходов по налогам (взносам). В этом регистре задаются правила соответствия:

• Если для начисления установлена статья затрат Оплата труда, то для страховых взносов программа автоматически подставит статью Страховые взносы.
• Если для начисления (например, премии) установлена статья Премии, для взносов по этой премии будет использована соответствующая статья взносов.

Благодаря этому в 1С:ЗУП вы используете один единственный способ отражения для сотрудника, а при синхронизации в 1С:БП зарплата и взносы автоматически разделяются по разным статьям затрат на одном и том же счете учета.