В процессе ведения учета в программах 1С:Комплексная автоматизация (КА) или 1С:ERP Управление предприятием бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда система настойчиво требует сформировать счет-фактуру на аванс по операциям, совершенным через подотчетное лицо. Особенно это актуально для розничных закупок за наличный расчет (например, покупка канцтоваров или ГСМ), где поставщик выдает только кассовый и товарный чеки, а полноценный счет-фактура не предоставляется и не ожидается. Разберем подробно, почему это происходит и как правильно «объяснить» программе, что контроль НДС в данном случае не требуется.
Проанализируем логику работы системы. Требование выписать счет-фактуру на аванс возникает не просто так — оно завязано на способе отражения данных в документе Авансовый отчет. Если бухгалтер заполняет вкладку «Оплата поставщикам», программа делает следующую проводку:
Дебет 60.02 — Кредит 71.01
С точки зрения системы, это классическая предоплата контрагенту. В 1С:КА и ERP включен автоматический контроль взаиморасчетов и НДС. Как только на счете 60.02 появляется дебетовый остаток (аванс), система НДС фиксирует возникновение права (или обязанности) на регистрацию счета-фактуры на аванс. Это отражается в специальном регистре накопления НДС Авансы. Пока этот регистр не будет «закрыт» документом Счет-фактура полученный (на аванс) или зачетом аванса, помощник по учету НДС будет выдавать ошибку и требовать оформления документа.
Самый эффективный и методологически верный способ для розничных закупок — это отказ от использования вкладки «Оплата поставщикам». Рассмотрим этот процесс по шагам:
Авансовый отчет.Дебет 10.01 (или 26, 44) — Кредит 71.01.В этом случае счет 60 вообще не участвует в цепочке проводок. Раз нет счета 60.02, программа не видит аванса поставщику и, соответственно, не создает записей в регистре НДС Авансы. Это полностью снимает вопрос с назойливыми уведомлениями системы.
Если специфика учета вашей организации требует обязательного отражения расчетов через 60 счет (например, чтобы видеть историю покупок у конкретного сетевого магазина), можно воспользоваться настройками договора. Проанализируем, как это сделать:
Контрагента, а затем в используемый Договор.После этой настройки, даже если вы проведете оплату через вкладку «Оплата поставщикам» и у вас возникнет сальдо на 60.02, «Помощник по учету НДС» проигнорирует этот аванс и не будет требовать счет-фактуру.
Часто бухгалтеры «старой школы» создают в справочнике Контрагенты техническую запись «Розничный магазин» или «Хозтовары». Однако в современных системах 1С:КА/ERP для разовых закупок подотчетником это избыточно. Рассмотрим альтернативный вариант:
При заполнении вкладки «Расходы» в поле «Поставщик» можно вообще ничего не указывать или использовать обобщенное лицо. Главное — убедиться, что в строке расхода не стоит галочка «НДС» или выбран способ отражения «НДС включен в стоимость».
Выясним причину, по которой НДС может продолжать «висеть»: если в документе Приобретение товаров и услуг, на который ссылается авансовый отчет, указано «НДС сверху» или «НДС в сумме», но не зарегистрирован счет-фактура, программа будет считать операцию незавершенной. Для розницы без СФ всегда выбирайте вариант «Без НДС» или «НДС включен в стоимость» в настройках строки документа.
Для тех, кто хочет убедиться в чистоте учета на техническом уровне, рекомендуем проверить движения документа Авансовый отчет по кнопке «Движения документа». Нас интересуют два регистра:
Если вы видите запись в НДС Авансы, значит, вы все еще используете схему через счет 60. Переход на схему Дт 10 — Кт 71 (вкладка «Расходы») полностью исключает движения по этому регистру.
Также стоит проверить глобальные настройки организации. Перейдем в Настройки налогового учета (Учетная политика):
Настройки -> Организации -> Учетная политика -> НДС
Там существует настройка «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс». Если там выбрано «Регистрировать всегда», система будет максимально строга. Однако даже при этой настройке индивидуальные правила в Договоре (как мы разобрали в Решении №2) имеют приоритет и позволяют точечно отключить контроль для конкретных поставщиков.
Резюме: Для разовых покупок за наличку используйте вкладку «Расходы» в авансовом отчете. Если же работаете через 60 счет — отключите формирование авансовых счетов-фактур в Договоре. Это обеспечит корректное закрытие месяца без лишних документов.