← На главную

В практической работе расчетчиков и специалистов по кадрам нередко возникает задача предоставить руководству список сотрудников, которые фактически работали в определенную дату (например, в праздничный день или конкретную смену), либо получить детальную разбивку по дням месяца. В конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» решение этой задачи зависит от того, каким способом ведется учет рабочего времени и за какой период формируются данные.

Разберем подробно, почему стандартные кадровые отчеты не всегда подходят для этой цели, и рассмотрим несколько рабочих способов формирования нужного списка.

Почему кадровые отчеты не показывают фактическую работу

Часто в первую очередь пытаются использовать отчет Списки сотрудников организаций с установкой отбора Текущее состояние Не равно Уволен. Проанализируем, почему этот подход дает неверный результат:

1. Статус приема на работу: кадровые регистры (например, Работники организаций) фиксируют только тот факт, что трудовой договор с сотрудником действует. Это не означает, что сотрудник присутствовал на рабочем месте в конкретную дату.
2. Внутримесячные отклонения: сотрудник может находиться в очередном отпуске, учебном отпуске, командировке, на больничном или в невыходе по невыясненной причине.
3. График работы: для сотрудников со сменными графиками или стандартной пятидневкой конкретный день может являться плановым выходным, при этом кадровое состояние сотрудника остается «Работает».

Способ 1. Универсальный отчет по регистру «Рабочее время сотрудников организаций»

Если за анализируемый период уже введен документ Табель учета рабочего времени или произведен расчет документами Начисление зарплаты работникам организаций, данные о фактически отработанном времени зафиксированы в регистрах накопления. Рассмотрим, как извлечь нужную информацию с помощью универсального отчета.

1. Перейдем в главное меню: «Операции» -> «Отчеты» -> «Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)».
2. В шапке отчета выберем тип данных: «Регистр накопления», а в качестве объекта укажем Рабочее время сотрудников организаций. Таблица — «Основные начисления» (или движения по регистру).
3. Нажмем кнопку «Настройка» и настроим группировки и поля:
   1. В группировках строк добавим поля: Организация, Подразделение, Сотрудник, Период (или Дата).
   2. В показателях оставим поля: Дней, Часов.
4. На закладке «Отбор» установим следующие условия:
   1. Вид времени Равно Явка (или при необходимости включим виды времени Работа в выходные и праздничные дни).
   2. Период Равно требуемой дате (например, 10.01.2024) либо зададим интервал дат, если нужен разрез по дням.
   3. Часов Больше 0.
5. Нажмем кнопку «Сформировать». В отчет попадут только те сотрудники, у которых на выбранную дату зарегистрированы часы явки.

Важное ограничение: этот способ работает только для рассчитанных или протибелированных периодов. Если месяц еще не закрыт и табель не проведен, регистр будет пустым.

Способ 2. Использование типового отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)»

Если требуется проанализировать явку визуально за месяц в разрезе каждого дня без сложных настроек универсального отчета, воспользуемся унифицированной формой.

1. Откроем меню «Расчет зарплаты» -> «Отчеты» -> «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
2. Укажем организацию и требуемый месяц.
3. Сформируем отчет. В графах с 1 по 31 число месяца отображаются буквенные коды видов времени: «Я» (явка), «РВ» (работа в выходной), «В» (выходной), «ОТ» (отпуск), «Б» (больничный) и количество часов под кодом.
4. По нужной колонке (соответствующей числу месяца) можно сразу определить всех сотрудников с кодом «Я» или «РВ».

Способ 3. Получение списка на текущую или будущую дату (при методе отклонений)

Когда требуется выяснить, кто должен работать прямо сегодня или в определенный будущий день, данных в регистре накопления еще нет, так как табель еще не сформирован. В конфигурации 1С:ЗУП 2.5 учет ведется по методу отклонений: плановое рабочее время определяется графиком сотрудника за вычетом зарегистрированных невыходов.

Для оперативного анализа выполним следующие шаги:

1. Проверим отклонения через отчет «Анализ неявок» (меню «Кадровый учет» -> «Учет невыходов» -> «Анализ неявок»). Отчет покажет сотрудников, находящихся в отпусках, командировках или на больничном на искомую дату.
2. Если на предприятии используется «Консоль отчетов», построим запрос, связывающий кадровые данные и графики работы:
   1. Получаем список работающих сотрудников из среза последних регистра сведений Работники организаций на нужную дату.
   2. Соединяем с регистром сведений Графики работы по видам времени по графику сотрудника на указанный день (проверяем, что вид времени — Основное время и количество часов больше 0).
   3. Исключаем сотрудников, у которых в регистре сведений Состояние сотрудников организаций на эту дату зафиксировано состояние отклонения (отпуск, болезнь, командировка).

Практические нюансы и ограничения

Разберем моменты, о которых важно помнить при формировании списков работавших сотрудников:

1. Своевременность ввода документов: если кадровые документы невыходов (больничные листы, отпуска за свой счет, неявки по невыясненной причине) еще не проведены в базе, программа посчитает сотрудника работающим по его плановому графику.
2. Различие между учетом рабочего времени и СКУД: 1С:ЗУП отражает учетное (табельное) время на основании документов и графиков. Если требуется контроль фактического физического присутствия сотрудника на рабочем месте (проходы через турникет), для этого применяются специализированные системы контроля и управления доступом (СКУД).