← На главную

При ведении учета в программных продуктах 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ред. 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью разделения затрат по источникам получения средств. Для этого используется справочник Статьи финансирования (далее — СФ).

Типичная проблема возникает при закрытии определенного проекта, гранта или целевой программы. Допустим, организация завершила работы по целевой статье СФ1. Деньги на этом балансе закончились, и статья закрыта. Однако сотрудники, выполнявшие проект, продолжают работать и уходят в отпуска или командировки. Программа рассчитывает средний заработок за предшествующие 12 месяцев и автоматически пытается распределить суммы отпускных пропорционально заработанным суммам в расчетном периоде — в том числе относя часть расходов на закрытую статью СФ1. Поскольку бюджета на СФ1 больше нет, бухгалтер вынужден ежемесячно вручную перераспределять эти суммы на действующую статью СФ2.

В этой статье мы подробно разберем, как автоматизировать этот процесс стандартными средствами программы без привлечения программистов и без внесения изменений в код конфигурации.

В чем сложность ручной корректировки?

Если изменять статьи финансирования вручную в документах Отпуск, Командировка или Больничный лист на вкладке подробного расчета начислений, мы сталкиваемся с целым рядом проблем:

1. Высокие трудозатраты: При большом штате сотрудников отслеживать закрытые статьи и вручную перебивать их в каждом документе становится непосильной задачей.
2. Человеческий фактор: Расчетчик может забыть перенаправить СФ, что приведет к ошибкам в проведении документов и отказам при выгрузке проводок в бухгалтерскую программу.
3. Проблемы со страховыми взносами: При ручной корректировке начислений важно не забыть аналогичным образом скорректировать распределение страховых взносов, иначе возникнет расхождение между аналитикой начислений и налогов.

Для решения этой проблемы в программах семейства 1С:ЗУП/ЗКГУ начиная с версии 3.1.11 реализован удобный механизм автоматического замещения устаревшей аналитики.

Пошаговая настройка автоматической замены статьи финансирования

Рассмотрим по шагам, как настроить систему так, чтобы при расчете среднего заработка устаревшая статья СФ1 автоматически заменялась на рабочую СФ2, но при этом сама СФ1 оставалась доступной для редких разовых начислений в случае необходимости.

Шаг 1. Ограничение срока действия старой статьи финансирования

Прежде всего, нам необходимо указать программе, с какого момента статья финансирования считается неактивной для автоматических расчетов.

1. Перейдем в справочник статей финансирования (в зависимости от настроек интерфейса он может находиться в разделе Настройка или Бухучет).
2. Найдем нашу устаревшую статью СФ1 (например, "Грант-Проект1") и откроем ее карточку.
3. В поле Действует по укажем дату закрытия финансирования по этому источнику (например, 31.12.2023).
4. Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть.

Важное примечание: Заполнение этого реквизита не заблокирует статью полностью. Пользователи по-прежнему смогут при необходимости выбрать ее вручную в документах типа Разовое начисление или Премия, однако для алгоритмов автоматического распределения среднего заработка программа начнет воспринимать ее как устаревшую.

Шаг 2. Настройка правил подстановки в учетной политике

Теперь укажем программе, на какую именно действующую статью финансирования нужно перенаправлять затраты со старого источника.

1. Перейдем в раздел Настройка — Реквизиты организации (или Организации, если в базе ведется многофирменный учет).
2. Откроем карточку нашей организации и перейдем на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. Выберем пункт Бухучет и выплата зарплаты.
4. В открывшемся окне перейдем на закладку Замена устаревшей аналитики бухучета.
5. Добавим новую строку в табличную часть:
   • В колонке Устаревшие СФ заменять на выберем нашу новую действующую статью СФ2.
   • В колонке Действует с укажем дату, начиная с которой замена должна производиться (например, 01.01.2024 — первый день месяца, следующего за датой закрытия старой статьи).
6. Нажмем Записать и закрыть для сохранения настроек учетной политики.

Шаг 3. Проверка результатов автоматического расчета

Проанализируем, как теперь ведет себя система при расчете среднего заработка. Создадим документ Отпуск для сотрудника, который в течение прошлого года получал выплаты по статье СФ1.

При расчете документа программа обратится к регистру сведений Данные о начислениях для расчета среднего заработка. Обнаружив там суммы, относящиеся к СФ1, система сверится с нашей таблицей замены устаревшей аналитики. В результате на вкладке распределения по статьям финансирования доля среднего заработка, приходящаяся на закрытый проект, автоматически запишется на новую статью СФ2.

Вместе с начислением автоматически перераспределятся и начисленные страховые взносы, что гарантирует идеальное соответствие дебета и кредита при формировании отражения зарплаты в бухучете.

Что делать, если замена не сработала сразу?

Иногда после выполнения всех настроек пользователи замечают, что в новых документах по-прежнему подставляется старая СФ. Выясним основные причины такого поведения программы:

• Не обновлен кэш среднего заработка: В программе расчетная база для среднего заработка хранится в оптимизированных регистрах. Если настройки были изменены "задним числом", может потребоваться запуск технической обработки. Перейдите в раздел Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции и выполните регламентное задание Обновление данных для расчета среднего заработка.
• Несовпадение дат: Внимательно проверьте даты в поле Действует по в карточке СФ и Действует с в регистре замены аналитики учетной политики. Между ними не должно быть временных зазоров.

Альтернативный вариант: Использование документа «Перенос затрат»

Рассмотрим ситуацию, когда автозамена в учетной политике по каким-то причинам не подходит — например, если для одного сотрудника затраты со старой статьи нужно перенести на одну СФ, а для другого — на совершенно другую.

В таких случаях мы можем использовать специализированный документ Перенос затрат между статьями финансирования (находится в разделе Зарплата — Бухучет):

1. Создаем документ в конце расчетного месяца.
2. Указываем период и организацию.
3. В табличной части выбираем сотрудников и задаем правила переноса: с какой статьи финансирования, в каком объеме (или проценте) перенести затраты на новую статью.
4. Документ автоматически скорректирует не только начисления, но и взносы.

Минус этого подхода: Документ работает постфактум и требует ручного заполнения каждый месяц, поэтому для массовой автоматической работы рекомендуется использовать именно первый способ с заменой устаревшей аналитики.