← На главную

При расчете и выплате отпускных, приходящихся на следующий месяц или следующий налоговый период (календарный год), бухгалтеры часто сталкиваются с вопросами учета стандартных налоговых вычетов (например, вычетов на детей). В программах 1С иногда возникает ситуация, когда при начислении отпускных предоставляется двойной вычет или вычет за следующий месяц. Разберем по шагам, как законодательство регулирует предоставление вычетов по переходящим отпускным и как эти алгоритмы реализованы в конфигурациях 1С.

Законодательная база: дата получения дохода и налоговый период

Для правильного применения вычетов по НДФЛ важно чётко разделять понятия периода отпуска, месяца начисления и даты фактического получения дохода.

С точки зрения Налогового кодекса РФ (ст. 223 НК РФ):

1. Дата получения дохода: Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их фактической выплаты (перечисления денег на банковскую карту или выдачи из кассы). Месяц, за который предоставляется отпуск, роли не играет.
2. Предоставление вычетов: Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода (календарного года), в котором у физлица был доход.
3. Налоговый период: Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (с 1 января по 31 декабря). Вычеты текущего налогового периода не могут предоставляться в счет доходов будущего календарного года.

Рассмотрим стандартный пример: отпуск сотрудника начинается 9 января 2018 года. Начисление и фактическая выплата отпускных производятся в конце декабря 2017 года. Проанализируем эту ситуацию с точки зрения законодательства:

Так как выплата произведена в декабре 2017 года, вся сумма отпускных признается доходом декабря 2017 года. Следовательно, к этому доходу может быть применен только вычет за декабрь 2017 года (если он не был исчерпан ранее). Предоставить январский вычет 2018 года при выплате денег в декабре 2017 года нельзя, так как январь относится к новому налоговому периоду.

Особенности предоставления вычетов внутри одного налогового периода

Если переходящий отпуск происходит внутри одного года (например, отпуск начинается в июле, а отпускные выплачиваются в июне), применяются следующие правила:

1. При выплате отпускных в июне доход полностью относится к июню. В документе расчета применяется июньский стандартный вычет.
2. Вычет за июль в июне не предоставляется. Июльский вычет будет предоставлен сотруднику только тогда, когда у него появится первый доход с датой получения в июле (например, при выплате аванса или зарплаты за июль).
3. Если выплат в июле не было вовсе, вычет за июль не сгорает — он будет автоматически учтен нарастающим итогом при первой выплате дохода в августе.

Как алгоритмы 1С обрабатывают вычеты при переходящих отпускных

В программах 1С (в частности, в 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия 8) расчет НДФЛ и предоставление стандартных вычетов ориентируются на значение реквизита Дата выплаты.

Выясним причину, почему в документе Отпуск иногда появляется вычет за следующий месяц:

Если в документе Отпуск указана планируемая дата выплаты, относящаяся к следующему месяцу (например, начисление происходит 28-го числа, а дата выплаты установлена 2-м числом следующего месяца), программа логично считает, что доход получен в следующем месяце. На этом основании 1С применяет вычет следующего месяца. Однако если реальная выплата по документу Ведомость в банк или Ведомость в кассу производится в текущем месяце, происходит смещение дат.

В современных релизах 1С (начиная с ЗУП 3.1) окончательный перерасчет НДФЛ и вычетов выполняется следующим образом:

1. При заполнении межрасчетного документа Отпуск расчет НДФЛ и вычетов носит предварительный характер и исходит из указанной даты выплаты.
2. При оформлении выплаты через ведомость окончательная дата получения дохода фиксируется по фактической дате ведомости.
3. Итоговый расчет вычетов и НДФЛ за весь месяц выполняется в документе Начисление зарплаты и взносов. Программа анализирует совокупный доход сотрудника с начала года нарастающим итогом, проверяет лимит дохода (350 000 руб.) и при необходимости корректирует предоставленные вычеты и исчисленный НДФЛ.

Практические рекомендации по работе в 1С

Чтобы избежать путаницы с «двойными» вычетами и корректно отражать НДФЛ в отчетах (в частности, в 6-НДФЛ), рекомендуем следовать простым правилам при регистрации документов:

1. Следите за датой выплаты: В документе Отпуск всегда указывайте реальную планируемую дату выплаты денежных средств. Если отпускные выплачиваются в декабре, дата выплаты должна быть декабрьской.
2. Проверяйте ведомости: Дата документа Ведомость на выплату зарплаты (в банк или кассу) должна соответствовать фактическому дню перечисления денег.
3. Не исправляйте вычеты вручную в документе Отпуск: Если программа при расчете отпуска зарегистрировала лишний вычет из-за пересечения месяцев, не торопитесь править данные ручными корректировками. Дождитесь проведения итогового документа Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц — программа автоматически пересчитает вычеты нарастающим итогом за весь налоговый период.
4. Проверяйте отчетность по НДФЛ: Для анализа правильности предоставления вычетов используйте специализированный отчет Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода или Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В них отражаются фактические даты получения доходов и примененные вычеты по каждому месяцу года.

Таким образом, логика программы 1С полностью соответствуют действующим нормам Налогового кодекса РФ: применение вычетов привязано к дате выплаты дохода, а любые промежуточные расхождения по вычетам окончательно выравниваются при итоговом начислении зарплаты за месяц.