Вопросы учета переходящих отпусков и исчисления НДФЛ с них традиционно вызывают множество споров на бухгалтерских форумах. Типичная ситуация: отпуск сотрудника начинается в одном месяце (например, 1 марта), а выплатить отпускные и рассчитать налог работодатель обязан заранее, в предыдущем месяце (в феврале). В этой статье мы подробно разберем, как правильно отражать такие операции в программах «1С:ЗУП 3.1» и «1С:Бухгалтерия 8», проанализируем законодательную базу, рассмотрим современные изменения учета в рамках ЕНП, а также разберем частые технические ошибки пользователей при заполнении отчетности 6-НДФЛ.
С точки зрения налогового законодательства РФ, учет отпускных выплат имеет ключевую особенность. В отличие от налога на прибыль, где расходы на отпуск могут распределяться по периодам, к которым они относятся, для НДФЛ действует жесткое правило: датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день их фактической выплаты (перечисления на банковскую карту или выдачи из кассы).
Если вы рассчитываете отпуск, приходящийся на март, но выплачиваете деньги в феврале (как того требует Трудовой кодекс — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска), то этот доход в целях налогового учета полностью относится к февралю. Соответственно, исчисление, удержание и отражение НДФЛ в отчетности должно происходить в феврале.
Давайте пошагово рассмотрим, как этот механизм реализован в программных продуктах 1С, какие законодательные реформы упростили жизнь бухгалтерам и на какие нюансы стоит обратить внимание при расчетах.
Ранее бухгалтеры часто путались из-за разницы в правилах определения даты дохода:
С 1 января 2023 года эта разница полностью ликвидирована. Теперь для абсолютно всех видов выплат (включая оклад, премии, отпускные и пособия) датой получения дохода признается исключительно день выплаты денежных средств. Это существенно упростило алгоритмы работы программ 1С, поскольку исчезли ситуации, когда начисленная за один месяц зарплата и выплаченные в этом же месяце отпускные требовали разных принципов учета.
Изменился и порядок перечисления налога. Больше не нужно платить НДФЛ с отпускных строго в день выплаты или не позднее последнего числа месяца. Сейчас действуют единые правила ЕНП, привязанные к периодам выплаты:
Рассмотрим практический пример. Сотрудник уходит в отпуск с 1 апреля. Выплата отпускных производится за 3 дня — 28 марта.
Шаг 1. Создание и заполнение документа «Отпуск»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» создаем документ Отпуск. В поле «Период отпуска» указываем даты апреля. Обращаем особое внимание на поле «Планируемая дата выплаты» в нижней части документа — здесь мы обязаны указать фактическую дату, когда планируем выдать деньги сотруднику (в нашем примере — 28.03). Именно на эту дату программа сделает расчет НДФЛ в регистре налогового учета.
Шаг 2. Расчет среднего заработка и перерасчеты
Поскольку расчет производится в марте, мартовская зарплата сотрудника еще может быть не начислена окончательно. Программа произведет первичный расчет по имеющимся на дату заполнения данным. НДФЛ с этой выплаты зафиксируется мартовской датой и попадет в отчет 6-НДФЛ за 1 квартал.
После того как в апреле будет окончательно рассчитана мартовская зарплата, средний заработок для отпуска может измениться в большую сторону. В этом случае в 1С создается документ-исправление (или программа автоматически предложит пересчитать отпуск внутри апрельского начисления зарплаты). Возникшая положительная доплата будет выплачена уже в апреле, и НДФЛ с этой доплаты отразится уже во втором квартале (полугодии).
Бухгалтеры часто сталкиваются с технической проблемой: суммы доходов и налогов в регламентированном отчете 6-НДФЛ не сходятся с расчетными листками и сводами, «разбегаясь» по разным строкам и периодам. Выясним причину этой распространенной ошибки.
В программе 1С дата получения дохода фиксируется в специальном регистре накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ. Запись в этот регистр производится в два этапа:
Отпуск на основании указанной там «Планируемой даты выплаты».Ведомость в банк или Ведомость в кассу).Если бухгалтер при оформлении документа Отпуск планировал выплатить деньги 25-го числа, а по факту ведомость была проведена 28-го числа без изменения плановой даты в первичном документе, программа может некорректно сопоставить исчисленный и удержанный налог. В результате в учете зависают остатки, а в 6-НДФЛ образуются ошибки.
Решение проблемы в 1С:
При изменении даты выплаты необходимо обязательно контролировать соответствие реквизитов. Перед проведением выплаты зайдите в документ Ведомость, найдите строку нужного сотрудника, дважды кликните на сумму в колонке «НДФЛ к перечислению» и проверьте, чтобы в открывшемся окне расшифровки дата в поле «Дата получения дохода» строго совпадала с фактической датой платежной ведомости. При необходимости обновите налог по кнопке «Обновить налог» или перезаполните ведомость.
При начислении отпускных выплат важно помнить о введении многоступенчатой прогрессивной шкалы НДФЛ. Лимиты годового дохода определяют применение налоговых ставок от 13% до 22%.
При расчете среднего заработка для отпускных программные продукты 1С автоматически разделяют общую базу на составляющие. Например, если в расчет среднего заработка входят выплаты по районным коэффициентам (РК) и северным надбавкам (СН), программа учитывает требования законодательства по отдельному расчету налога для этих категорий доходов по льготной двухступенчатой шкале (13% и 15%). Расчет налога с базовой части отпускных и надбавок происходит параллельно, что полностью исключает ручные корректировки со стороны пользователя.