Каждый практикующий бухгалтер или специалист по автоматизации рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда при формировании отчета ОборотноСальдоваяВедомость (ОСВ) итоговые показатели в подвале таблицы ведут себя неожиданным образом. Типичный пример: мы строим отчет по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам». Если в настройках отчета на вкладке «Группировка» установлена галочка «По субсчетам», итоговые обороты по дебету и кредиту за период составляют одну сумму. Но стоит нам снять эту галочку, как общие обороты по счету в целом уменьшаются.
На первый взгляд это кажется серьезной ошибкой программы или сбоем в расчете итогов базы данных. Однако такое поведение отчета абсолютно нормально, логично и математически обосновано с точки зрения методологии бухгалтерского учета и алгоритмов платформы 1С. Давайте подробно разберем, почему так происходит, какие механизмы задействованы в формировании ОСВ и как самостоятельно проверить правильность отражения данных.
Основной фактор, из-за которого возникает разница в оборотах при включенной и выключенной настройке детализации субсчетов, — это наличие проводок, совершенных внутри субсчетов одного и того же синтетического счета. В современной практике учета, особенно после введения Единого налогового счета (ЕНС) и субсчета 68.90, такие проводки стали ежедневной реальностью.
Рассмотрим конкретный практический пример. Предположим, за отчетный период в организации были сделаны следующие записи:
-- Операция 1: Начислен НДФЛ с доходов сотрудников
Дебет 26 - Кредит 68.01 — 50 000 руб.
-- Операция 2: Начисленный налог перенесен на Единый налоговый счет (ЕНС)
Дебет 68.01 - Кредит 68.90 — 50 000 руб.
-- Операция 3: Произведена уплата Единого налогового платежа в бюджет
Дебет 68.90 - Кредит 51 — 50 000 руб.
Проанализируем, как эти проводки будут обработаны системой при различных настройках детализации отчета ОборотноСальдоваяВедомость.
Вариант А: Настройка «По субсчетам» включена
В этом режиме программа выводит в отчет каждый субсчет обособленно и рассчитывает по нему индивидуальные показатели:
68.01 отражается дебетовый оборот 50 000 руб. (из операции 2) и кредитовый оборот 50 000 руб. (из операции 1).68.90 отражается дебетовый оборот 50 000 руб. (из операции 3) и кредитовый оборот 50 000 руб. (из операции 2).Когда отчет формирует итоговую (родительскую) строку по счету 68, он производит простое математическое сложение оборотов всех его субсчетов. В результате в строке счета 68 мы увидим:
Вариант Б: Настройка «По субсчетам» выключена (свернутый вид)
В данном режиме программа анализирует счет 68 как единый синтетический объект, абстрагируясь от его внутренней структуры. При такой свертке проводка переноса налога (Операция 2) превращается для системы в корреспонденцию вида Дебет 68 - Кредит 68.
По правилам ведения бухгалтерского учета и построения балансовых отчетов, внутренние обороты внутри одного и того же синтетического счета (самокорреспонденция) подлежат элиминации (исключению). Они не увеличивают общую задолженность организации перед бюджетом и не отражают реального движения средств или обязательств во внешнюю среду. Программа просто исключает ("схлопывает") эту сумму из общего оборота.
В итоге при отключенной детализации система учтет только внешние операции:
Дт 68.90 - Кт 51 (50 000 руб.).Дт 26 - Кт 68.01 (50 000 руб.).Итоговые обороты по счету 68 составят всего 50 000 руб. по дебету и кредиту, что на 50 000 руб. меньше, чем при включенной детализации по субсчетам. При этом итоговое сальдо в обоих случаях останется абсолютно одинаковым.
Аналогичные расхождения очень часто наблюдаются на счетах расчетов с контрагентами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» при автоматическом зачете авансов (проводки вида Дт 60.01 - Кт 60.02 или Дт 62.02 - Кт 62.01).
Вторая важная причина расхождения сумм кроется в механизме работы программы со сторнировочными записями (отрицательными оборотами) и настройками периодичности отчета.
В системе 1С стандартные отчеты оптимизированы для предоставления наиболее корректных экономических показателей. Если в выбранном периоде отчета присутствуют исправительные или сторнирующие проводки, поведение ОСВ напрямую зависит от выбранного временного шага на вкладке «Группировка» в поле «Периодичность» (доступны варианты: «За период отчета», «По дням», «По месяцам» и др.).
Если в течение одного и того же интервала периодичности (например, в рамках одного месяца при периодичности «По месяцам») проходят стандартный оборот и сторно-оборот на одну и ту же сумму, система может произвести их автоматическую свертку (взаимозачет).
Проанализируем простой пример:
Если мы формируем ОСВ за май с периодичностью «За период отчета», программа увидит, что результирующее экономическое действие равно нулю, и может исключить эти движения из итоговых оборотов. Но если мы изменим периодичность на «По дням», система будет вынуждена показать обороты по каждому дню отдельно, и эти суммы развернутся в итогах, увеличив общие дебетовые и кредитовые показатели в подвале отчета.
Хотя исходный вопрос касается именно оборотов, нельзя не упомянуть влияние настройки «Развернутое сальдо», которая также тесно связана с детализацией по субсчетам. Счет 68 является активно-пассивным. На нем одновременно может числиться переплата по одному налогу (дебетовый остаток) и задолженность по другому (кредитовый остаток).
Если в настройках ОСВ на вкладке «Развернутое сальдо» указано ведение развернутого баланса по субсчетам и субконто, программа выведет дебетовые и кредитовые остатки отдельно, не допуская их взаимного гашения. При отключении этих настроек произойдет автоматический взаимозачет показателей на уровне родительского счета, что существенно уменьшит итоговые остатки в подвале ведомости.
Чтобы окончательно развеять сомнения и убедиться в том, что база данных исправна, а расхождение вызвано исключительно внутренними оборотами, мы можем воспользоваться другими стандартными отчетами программы 1С.
Для этого откроем отчет АнализСчета по счету 68 за интересующий нас период. В сформированной таблице мы наглядно увидим, с какими именно счетами корреспондировал выбранный счет. Обратим особое внимание на строку, где счет 68 корреспондирует сам с собой (строка «68»). Сумма в этой строке — это и есть величина внутренних оборотов между субсчетами. Если мы вычтем эту сумму из общего оборота при детализации по субсчетам, то получим чистый оборот без детализации.
Если нам необходимо детально увидеть каждую проводку, сформируем отчет КарточкаСчета по счету 68. В настройках отбора можно установить фильтр по корреспонденции, указав в качестве корр. счета также счет 68. Программа выведет на экран список документов (например, «Регламентная операция» или «Операция, введенная вручную»), которые переносили суммы между субсчетами. Это позволит детально проверить правомерность каждой внутренней операции.
В редких случаях расхождение может быть вызвано нарушением логической целостности базы данных. Чтобы исключить эту вероятность, рекомендуется периодически выполнять регламентную процедуру. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции и запустим процедуру «Управление итогами» (или выполним полный пересчет итогов через конфигуратор).
Подводя итог, можно с уверенностью сказать: разница в итоговой строке оборотно-сальдовой ведомости при изменении настроек детализации субсчетов — это не ошибка, а штатная работа алгоритмов 1С, соответствующая методологии бухгалтерского учета. Сворачивание внутренних оборотов помогает увидеть реальный объем внешних хозяйственных операций организации, исключая искусственное завышение («раздувание») оборотов внутри компании.