← На главную
В процессе реорганизации предприятий нередко возникает ситуация, когда головная компания ведет учет в старой редакции конфигурации (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5), а присоединенный филиал или поглощенное юрлицо — в новой (1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1). Попытка выполнить обратную миграцию данных из старшей редакции в младшую или отправить единый отчет из двух разных баз сразу вызывает множество вопросов. Разберем методологию законодательства и технические способы решения данной задачи.
Анализ возможности параллельной сдачи отчетности из двух баз
Проанализируем типовое заблуждение: можно ли просто сформировать два независимых файла отчета из разных программ и выгрузить их в контролирующие органы по одной организации.
- Расчет по страховым взносам (РСВ): Если подразделение не имеет отдельного расчетного счета и не производит выплаты самостоятельно, РСВ сдается централизованно головной организацией. ФНС не принимает два первичных файла по одному ИНН за один расчетный период. Второй отправленный файл будет расценен либо как корректировка, либо вовсе не пройдет форматно-логический контроль.
- Форма 6-НДФЛ: Отчет по подоходному налогу формируется в разрезе связки КПП + ОКТМО. Если присоединенная структура становится обособленным подразделением со своим КПП, отчет 6-НДФЛ по ней можно подавать отдельно от головного подразделения непосредственно в налоговую по месту нахождения обособленного подразделения.
- Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: Персонифицированная отчетность в ПФР подается единым пакетом по организации, поэтому разделение на две базы требует предварительного ручного объединения сведений у оператора отчетности.
Методология реорганизации: почему не нужно переносить всю историю
Выясним причину, по которой перенос всех прошлых регистров и документов начислений за прошлые периоды из ЗУП 3.1 в ЗУП 2.5 является избыточным. При реорганизации в форме присоединения или слияния действуют четкие законодательные правила:
- База для начисления страховых взносов: Предельная величина базы по страховым взносам у правопреемника начинает исчисляться заново с даты реорганизации (например, с 01 июля). Доходы, полученные сотрудниками в реорганизованной компании до даты объединения, не включаются в базу для начисления взносов новой компании.
- Сдача финальной отчетности по старому юрлицу: За период до даты ликвидации/реорганизации реорганизованное юрлицо сдает отдельный комплект отчетности по своей организации (до закрытия) из исходной базы ЗУП 3.1.
- Учет в базе-приемнике: В базу головной организации попадают только действующие сотрудники, оформленные с даты присоединения. Уволенные ранее сотрудники остаются в архивной копии базы ЗУП 3.1, переносить их в ЗУП 2.5 не требуется.
Пошаговый регламент переноса сотрудников в ЗУП 2.5
Разберем по шагам, как корректно завести оставшихся и декретных сотрудников в базе ЗУП 2.5 без написания сложных правил конвертации данных:
- Настройка структуры предприятия: В базе
ЗУП 2.5 открываем справочник Подразделения организаций и создаем новое подразделение. Если оно является обособленным, устанавливаем соответствующий флаг и указываем его индивидуальные КПП и код ОКТМО для автоматического формирования 6-НДФЛ.
- Оформление кадровых документов: Создаем документ
Прием на работу в организацию с даты реорганизации (например, с 01.07). Назначаем сотрудникам актуальные плановые начисления, оклады и графики работы.
- Регистрация декретных отпусков: Для сотрудниц, находящихся в декрете или отпуске по уходу, создаем документ
Отпуск по уходу за ребенком с даты перехода, зафиксировав действующие условия выплаты пособий.
- Ввод данных для расчета больничных и пособий: Чтобы в дальнейшем в ЗУП 2.5 правильно рассчитывался средний заработок для листков нетрудоспособности, используем документ
Справка другого страхователя о заработке. Вносим в него данные о доходах за два предшествующих календарных года на основании справок по форме 182н, выданных присоединенным юрлицом.
Сборка и отправка отчетности через внешние программы
Рассмотрим вариант, когда объединение баз еще не завершено, а срок сдачи отчетов уже наступил:
- Использование сервисов оператора отчетности: Если отчеты выгружаются в форматах XML из разных баз, самый надежный способ сдачи общего РСВ — импортировать данные головной организации в интерфейс оператора (например, СБИС, Контур.Экстерн или Такском), а показатели по нескольким сотрудникам присоединенного филиала внести или дополнить вручную непосредственно перед отправкой.
- Контроль контрольных соотношений: При объединении выгрузок особое внимание уделяем соответствию сумм Раздела 1 и персонифицированных сведений Раздела 3, так как автоматическое склеивание XML-файлов без пересчета итоговых полей приводит к отказу в приеме со стороны ФНС.
Итоги
Разработка правил конвертации для переноса данных из старших версий 1С в младшие (из ЗУП 3.1 в ЗУП 2.5) является нецелесообразной из-за фундаментальных различий в структурах конфигураций. Оптимальным решением является сдача промежуточной отчетности по реорганизованной фирме из исходной базы ЗУП 3.1, ввод работающих сотрудников в ЗУП 2.5 через документы приема и справки о заработке, с последующим плановым переводом всей компании на современную редакцию 1С:ЗУП 3.1.