← На главную

Переход с устаревшей редакции программы 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на современную версию ЗУП 3.1 — это ответственный шаг, который большинство организаций старается приурочить к началу нового календарного года. Однако на практике этот процесс часто сопровождается техническими трудностями. Одна из наиболее острых проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры и кадровики сразу после переноса данных в январе, — это подготовка и сдача отчетности по форме СЗВ-СТАЖ за предыдущий отчетный период.

В этой статье мы подробно разберем, почему при стандартном («рекомендованном») переходе данные о стаже сотрудников не попадают в новую информационную базу, проанализируем различные способы решения этой проблемы и рассмотрим пошаговые инструкции по подготовке и сдаче отчетности.

---

Почему возникает проблема со стажем при переходе?

Для того чтобы понять суть проблемы, проанализируем, как работают механизмы переноса данных, заложенные разработчиками фирмы 1С. Существует два основных варианта переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1:

1. Рекомендованный (упрощенный) перенос. При этом варианте в новую базу переносится только самая необходимая информация для начала ведения текущего учета: кадровая расстановка сотрудников на дату начала учета, личные данные, информация для расчета среднего заработка за предшествующие два года и остатки по взаиморасчетам. Подробные сведения о кадровой истории за весь прошлый год (периоды работы, отпусков, больничных, периоды работы по договорам ГПХ), которые жизненно необходимы для автозаполнения СЗВ-СТАЖ, в базу ЗУП 3.1 просто не переносятся.
2. Полный перенос данных. Теоретически этот вариант предполагает перенос всей истории начислений и кадровых документов за прошлые периоды. Однако на практике эксперты крайне не рекомендуют использовать этот метод только ради сдачи годовой отчетности. Полный перенос часто приводит к переносу старых учетных ошибок («мусора») в новую базу, перегружает ее, а данные по стажу уволенных сотрудников или договорников ГПХ все равно нередко переносятся некорректно из-за принципиального различия в архитектурах хранения данных двух редакций.

Ниже мы подробно рассмотрим три основных и наиболее эффективных сценария решения этой проблемы.

---

Способ 1. Использование специальной обработки от фирмы 1С

Для решения проблемы сдачи отчетности при переходе разработчики фирмы 1С создали специализированную внешнюю обработку выгрузки. Она называется Vygruzka_NDFL_StazhPFR_2018.epf (для последующих периодов выпускались аналогичные версии, например, Vygruzka_NDFL_StazhPFR_2019.epf и т.д.). Эта обработка предназначена специально для переноса сведений по формам 2-НДФЛ и СЗВ-СТАЖ из старой конфигурации в новую.

Важные технические ограничения и правила использования:

• Загрузка только в чистую базу! Это ключевое правило безопасности. Загружать выгруженные обработкой данные в рабочую («живую») базу ЗУП 3.1, в которой вы уже начали вести учет текущего года, категорически запрещено. Игнорирование этого правила может безвозвратно разрушить ссылочную целостность данных и испортить регистры текущего периода.
• Создание технической базы. Корректный алгоритм выглядит следующим образом: создается временная пустая база ЗУП 3.1 (актуального релиза), в нее загружаются данные с помощью обработки, формируется и сдается отчетность за прошлый год, после чего база сохраняется в качестве архивной.
• Единый каталог файлов. При выгрузке обработка формирует не только файлы данных формата XML, но и набор служебных текстовых файлов. При последующей загрузке в ЗУП 3.1 все эти файлы обязательно должны находиться в одной и той же папке на диске, иначе процесс загрузки прервется с ошибкой проверки структуры файлов.
• Проблемы многофирменного учета. Если в старой базе ЗУП 2.5 велся учет по нескольким организациям, а в новую базу были перенесены или созданы заново не все юридические лица, то обработка выгрузки может завершить работу аварийно из-за несовпадения справочников организаций.

Рассмотрим по шагам, как правильно выполнить перенос с помощью этой обработки:

1. Открываем старую базу ЗУП 2.5. Переходим в меню «Файл» — «Открыть» и запускаем внешнюю обработку Vygruzka_NDFL_StazhPFR_2018.epf.
2. В открывшемся окне указываем организацию, отчетный период (прошлый год) и путь к каталогу на диске, куда будут сохранены файлы выгрузки. Нажимаем кнопку «Выгрузить».
3. Создаем новую пустую (чистую) базу ЗУП 3.1 аналогичного релиза. Нам потребуется запустить ее в режиме «Предприятие».
4. В новой чистой базе переходим в раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Дополнительные отчеты и обработки» (либо открываем обработку загрузки напрямую через меню «Файл» — «Открыть», если данная функция доступна).
5. Указываем путь к каталогу, в который мы ранее сохранили файлы из ЗУП 2.5, и запускаем процесс загрузки данных.
6. После успешного окончания загрузки в чистой базе ЗУП 3.1 будут сформированы все необходимые кадровые данные и сведения о доходах физических лиц за прошлый год. Переходим в раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность», создаем документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ», заполняем его в автоматическом режиме, проверяем и отправляем в контролирующие органы.

---

Способ 2. Подготовка и сдача отчета непосредственно из старой базы ЗУП 2.5

Если вы не хотите разворачивать новые технические базы и тратить время на выгрузку/загрузку данных, наиболее простым и логичным решением выглядит подготовка отчетности непосредственно в старой информационной базе ЗУП 2.5, где велся учет весь прошлый год. Все кадровые данные там уже заполнены идеально.

Однако здесь вы можете столкнуться с проблемой несовместимости форматов файлов. Законодательство в сфере пенсионного учета периодически меняется (например, Постановление ПФР № 507п от 06.12.2018 утвердило новые XML-форматы для СЗВ-СТАЖ). Поскольку поддержка старой ЗУП 2.5 (особенно версии ПРОФ) прекращена или сильно ограничена, программа может не формировать файл в самом свежем и актуальном формате, требуемом контролирующими органами.

Разберем, как обойти эту проблему с помощью специализированных бесплатных программ пенсионного фонда:

1. В базе ЗУП 2.5 переходим в рабочий стол на вкладку «ПФР» или открываем форму подготовки данных. С максимально возможной полнотой заполняем отчет СЗВ-СТАЖ за отчетный год.
2. Выгружаем сформированный отчет на диск в виде файла XML. Программа выгрузит его в том формате, который поддерживается текущим (возможно, устаревшим) релизом ЗУП 2.5.
3. Скачиваем и устанавливаем на компьютер официальную бесплатную программу от Пенсионного фонда РФ (например, «Документы ПУ 6», «Spu_orb» или проверочную программу «ПО ПД»).
4. Запускаем программу ПФР и импортируем (загружаем) в нее выгруженный из ЗУП 2.5 XML-файл.
5. Программа ПФР автоматически преобразует (сконвертирует) структуру файла в актуальный формат, соответствующий действующему законодательству. При необходимости в интерфейсе этой программы вы можете вручную дозаполнить недостающие реквизиты.
6. Выполняем проверку файла встроенным проверочным модулем. Если ошибок не обнаружено, выгружаем новый, обновленный XML-файл из программы ПФР.
7. Полученный файл загружаем в используемую вами программу для отправки отчетности (Тензор/СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность в новой базе и т.д.) и отправляем в ведомство.

---

Способ 3. Ручной ввод и корректировка сведений о стаже в рабочей ЗУП 3.1

Если ваша организация небольшая (до 10–15 человек) или у вас было совсем немного договоров гражданско-правового характера (ГПХ), переносить данные обработками или использовать сторонний софт ПФР не имеет смысла. Гораздо быстрее и надежнее будет внести сведения о стаже за прошлый период непосредственно в рабочую базу ЗУП 3.1 вручную.

Для этого нам необходимо понимать структуру хранения данных о старых периодах работы в новой программе. Выясним, из каких регистров ЗУП 3.1 собирает информацию для СЗВ-СТАЖ:

• Регистр сведений Периоды стажа ПФР — это основной регистр, записи которого напрямую анализируются при автозаполнении отчета СЗВ-СТАЖ.
• Регистр сведений Записи о стаже до начала эксплуатации — вспомогательный технический регистр, хранящий информацию о стаже сотрудников до того момента, как учет начал вестись в ЗУП 3.1. Записи этого регистра формируются специальными документами «Перенос данных».

Проанализируем пошаговый алгоритм ручного заполнения сведений:

1. Переходим в раздел «Администрирование» — «Перенос данных».
2. Создаем новый технический документ «Перенос данных». В поле «Номер» программа автоматически подставит значение, а в качестве даты укажем дату, предшествующую началу ведения учета (например, 31.12.2018, если учет в 3.1 начинается с 01.01.2019).
3. Нажимаем кнопку «Настройка состава регистров» в верхней части документа. Переходим на вкладку «Регистры сведений» и находим в списке регистр Записи о стаже до начала эксплуатации. Устанавливаем напротив него флаг и нажимаем «ОК».
4. В открывшейся табличной части документа для каждого сотрудника добавляем строки и вручную заполняем сведения о периодах его работы за прошлый год:
   • Указываем физическое лицо и организацию.
   • Заполняем дату начала и дату окончания каждого периода (например, периоды работы, отпусков за свой счет, больничных).
   • Заполняем территориальные условия, особые условия труда и код позиции списка (если у сотрудников есть вредность или льготный стаж).
   • Для сотрудников по договорам ГПХ обязательно указываем параметры исчисления страхового стажа (код ДОГОВОР).
5. Записываем и проводим документ «Перенос данных».
6. Альтернативный вариант для программистов: перейти к регистру Периоды стажа ПФР напрямую через меню «Функции для технического специалиста» (в старых версиях платформы — «Все функции») и внести записи туда. Однако использование документа «Перенос данных» является более предпочтительным и методологически верным.
7. После внесения данных переходим в раздел «Отчетность, справки» — «СЗВ-СТАЖ», создаем отчет за прошлый год и нажимаем кнопку «Заполнить». Программа автоматически прочитает созданные нами записи регистров и заполнит отчет без ошибок.

---

Резюме и рекомендации

Подводя итог, выделим ключевые рекомендации по выбору способа сдачи СЗВ-СТАЖ при переходе:

• Если у вас очень крупная организация (сотни сотрудников, сложный учет), наиболее рациональный путь — использовать Способ 1 с официальной обработкой выгрузки и созданием временной технической базы ЗУП 3.1. Это позволит избежать ручного труда и гарантирует корректность структуры итогового файла.
• Если у вас средняя организация и база ЗУП 2.5 находится в актуальном состоянии, воспользуйтесь Способом 2. Сформируйте отчет в старой базе, а возможные проблемы с устаревшим XML-форматом легко решите с помощью прогона файла через бесплатную программу пенсионного фонда («Документы ПУ 6» или аналогичную).
• Если в вашей компании работает мало сотрудников, используйте Способ 3. Ручной ввод данных через документ «Перенос данных» займет минимум времени, при этом вы будете на 100% уверены в чистоте и корректности заполнения каждой записи в регистрах вашей новой рабочей базы ЗУП 3.1.