Работа в крупных организациях с разветвленной структурой подразделений (например, более 50-60 отделов) и несколькими зарплатными проектами часто превращается в рутину при подготовке документов на выплату. В стандартной ситуации бухгалтер может столкнуться с необходимостью создавать сотни документов Ведомость в банк вручную, чтобы разделить выплаты по каждому подразделению и банку. Давайте разберем, как уйти от этой практики, сократить количество документов в десятки раз и автоматизировать проверку прав сотрудников на получение аванса.
Часто расчетчики по привычке, пришедшей из старых версий программ (например, 1С:ЗиК 7.7), создают отдельную ведомость на каждое подразделение. Если в организации 60 подразделений и 4 зарплатных проекта, математически получается 240 документов. Основной аргумент в пользу такого подхода — удобство визуального контроля. Бухгалтеру проще «крыжить» (проверять) небольшой список сотрудников одного отдела, сверяясь с табелем, чтобы не выплатить аванс тем, кто находится на больничном или в отпуске.
Рассмотрим подробнее, как современные инструменты 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяют решить эту задачу без ручного труда.
Первый и самый эффективный шаг — перестать заполнять поле Подразделение в шапке документа Ведомость в банк или Ведомость на счета. Проанализируем, как ведет себя программа в этом случае:
Подразделение пустое, система при нажатии кнопки «Заполнить» автоматически подберет всех сотрудников организации, по которым есть остатки к выплате, независимо от их места работы.Зарплатным проектам сохранится в любом случае, так как ведомость в банк жестко привязана к конкретному договору с банком для формирования электронного реестра (XML-файла).Таким образом, вместо 240 ведомостей вам потребуется создать всего 4 документа — по одному на каждый зарплатный проект. Все сотрудники из всех 60 подразделений распределятся по этим четырем документам автоматически на основании их лицевых счетов.
Многие бухгалтеры боятся переходить на общие ведомости, потому что им нужно исключать из выплаты тех, кто фактически не работал в первой половине месяца. Если вы используете способ выплаты аванса «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа», программа действительно не знает о фактической отработке сотрудника на момент формирования ведомости.
Выясним причину, по которой расчетчик делает это вручную, и исправим методику:
Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (в части авансов) или через Изменение аванса.Начисление за первую половину месяца.Больничный лист, Отпуск, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).Если сотрудник болел с 1 по 15 число, документ Начисление за первую половину месяца просто не начислит ему сумму. Следовательно, при формировании Ведомости в банк этот человек туда не попадет. Это полностью снимает необходимость сверять ведомость с табелем вручную.
Для массового формирования документов в системе предусмотрен специальный инструмент. Разберем по шагам, как им пользоваться:
Создать ведомости.Система сама проанализирует задолженность перед сотрудниками, увидит их зарплатные проекты и создаст необходимое количество документов. Вам останется только зайти в каждый из них, проверить общую сумму и провести.
Если расчетчику все же необходимо видеть разбивку по подразделениям для «спокойствия» или отчетности перед руководителями отделов, не обязательно создавать для этого отдельные документы. Посмотрим на ситуацию со стороны аналитики:
Воспользуйтесь отчетом «Анализ начислений сотрудникам за первую половину месяца» или «Ведомость на выплату зарплаты» (в разделе Выплаты — Отчеты по выплатам). В настройках отчета (кнопка «Настройки» — «Расширенный») можно установить группировку по Подразделению и Зарплатному проекту. Вы получите один печатный лист со всеми данными, который гораздо удобнее анализировать, чем переключаться между 240 документами в списке.
Если 60 подразделений распределены между несколькими расчетчиками, можно использовать механизм Групп доступа. В настройках пользователей и прав можно настроить доступ на уровне записей (RLS) таким образом, чтобы каждый бухгалтер видел в общем списке только «свои» подразделения. При этом ведомости все равно можно формировать сводно, но каждый сотрудник увидит в них только тех людей, за которых он отвечает.
Проанализировав ситуацию, мы рекомендуем следующий алгоритм действий для оптимизации работы:
Лицевые счета и привязаны к соответствующим Зарплатным проектам.Начисление за первую половину месяца для автоматического учета неявок.Создать ведомости.Эти шаги позволят сократить время подготовки документов с нескольких дней до нескольких минут, исключив человеческий фактор при проверке отсутствующих сотрудников.