← На главную

При оформлении ведомости на выплату аванса бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник оформлен в организации одновременно по основному месту работы и по внутреннему совместительству. При попытке подбора такого сотрудника в платежную ведомость вручную или при вводе общей суммы к выплате программа автоматически пропорционально делит аванс между двумя рабочими местами (например, распределяя 5000 рублей по 2500 рублей на каждую должность).

Рассмотрим, почему происходит такое поведение системы, какие варианты решения проблемы существуют в программах 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗКГУ 3.0 и как правильно настроить учет, чтобы избежать ошибок при удержании НДФЛ и формировании отчетности.

Причина автоматического деления сумм программой

Проанализируем механику работы конфигурации. В справочнике Физические лица человек зарегистрирован в единственном числе. Однако в справочнике Сотрудники на него создано два отдельных элемента — для основного места работы и для внутреннего совместительства (с разными трудовыми договорами).

Когда мы подбираем физическое лицо в ведомость на выплату аванса и вводим единую сумму, встроенный алгоритм 1С стремится равномерно распределить эту сумму по всем действующим трудовым договорам этого физлица. Если задача стоит выплатить аванс исключительно по основному месту работы, необходимо скорректировать плановые настройки аванса или порядок заполнения документов.

Способ 1. Настройка фиксированного аванса 0 рублей через документ «Изменение аванса»

Разберем один из самых простых и эффективных способов. Чтобы программа не начисляла и не заполняла плановый аванс по внутреннему совместителю, можно явно назначить ему фиксированную сумму аванса, равную 0 рублей.

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откроем журнал документов Изменение аванса.
2. Создадим новый документ и укажем дату, с которой вступают в силу изменения.
3. В табличную часть добавим сотрудника-совместителя (элемент справочника Сотрудники, оформленный по совместительству).
4. В колонке Способ выплаты установим значение Фиксированной суммой.
5. В колонке Аванс укажем значение 0,00 руб.
6. Для основного сотрудника в этом же документе или в отдельном документе установим требуемый размер планового аванса (например, 5000 рублей).
7. Проведем документ.

После проведения документа при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса система учтет только основного сотрудника с суммой 5000 рублей, а по внутреннему совместительству выплату формировать не будет.

Способ 2. Перевод совместителя на способ выплаты «Расчетом за первую половину месяца»

Рассмотрим альтернативный метод, который отлично подходит, если аванс по внутреннему совместительству выплачивать не требуется вовсе либо его начисление должно производиться строго по фактически отработанному времени.

1. Откроем документ Изменение аванса (или изменим настройки в кадровом документе).
2. Для внутреннего совместителя установим способ выплаты аванса: Расчетом за первую половину месяца.
3. Не будем создавать и проводить документ Начисление за первую половину месяца по данному совместителю (или при расчете убедимся, что сумма равна 0).

В этом случае, когда мы создаем ведомость в банк или в кассу с видом выплаты Аванс, программа видит, что по совместителю расчет за первую половину месяца не проводился, и в ведомость попадет только основной сотрудник с установленной для него фиксированной суммой.

Способ 3. Установка порядка выплаты в кадровых документах

Посмотрим, как задать эти правила еще на этапе приема сотрудника на работу, чтобы не делать каждый раз дополнительные документы изменений.

1. При оформлении документа Прием на работу или Кадровый перевод для внутреннего совместителя перейдем на вкладку Оплата труда.
2. В блоке настройки аванса выберем способ Фиксированной суммой и укажем размер 0 рублей (либо выберем Расчетом за первую половину месяца).
3. Проведем кадровый документ.

Данная настройка сохранится в регистре сведений Плановые авансы и позволит избежать постоянного ручного вмешательства при ежемесячной выплате средств.

Способ 4. Корректировка суммы непосредственно в ведомости через расшифровку

Если аванс уже начислен или необходимо срочно изменить распределение суммы в самой ведомости, важно сделать это корректно, чтобы не нарушить учет взаиморасчетов и НДФЛ.

Важно: просто менять цифру в общей табличной части ведомости или удалять строку с совместителем вручную крайне не рекомендуется. Это приводит к разрыву между документами-основаниями и фактической выплатой, из-за чего в будущих периодах могут возникать отрицательные суммы к выплате и некорректный НДФЛ.

Правильный алгоритм изменения суммы в ведомости:

1. В документе Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) найдем строчку сотрудника.
2. Нажмем дважды левой кнопкой мыши на сумму в колонке К выплате (или кликнем правой кнопкой мыши и откроем окно расшифровки).
3. В открывшемся окне детализации взаиморасчетов мы увидим две строки: по основному месту и по совместительству.
4. В строке внутреннего совместителя обнулим сумму выплаты.
5. В строке основного места работы установим полную сумму (например, 5000 рублей).
6. Нажмем ОК и проведем ведомость.

При таком способе программа правильно зафиксирует распределение сумм в регистре Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и убережет учет от «пересортицы» по рабочим местам.

Важные нюансы законодательства по НДФЛ

Проанализируем требования к учету выплат за первую половину месяца. Начиная с 2023 года, согласно изменениям в Налоговом кодексе РФ, НДФЛ обязан удерживаться с каждой выплаты дохода, включая аванс. В связи с этим контролирующие органы и разработчики 1С рекомендуют отказываться от фиксированных авансов и переходить на полноценный расчет за первую половину месяца с помощью документа Начисление за первую половину месяца.

Если организация начисляет аванс исходя из фактически отработанного времени, то при наличии отработанных дней у совместителя программа автоматически рассчитает сумму и НДФЛ по обеим должностям. Если же совместитель в первой половине месяца не работал или находился в отпуске без сохранения оплаты, документ начисления рассчитает ему 0 рублей, и в ведомость попадет только основной сотрудник.