← На главную

При переходе с редакции 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 многие пользователи и специалисты сталкиваются с тем, что в зарплатных отчетах (сводах, расчетных листках, анализе зарплаты) на начало ведения учета входящее сальдо оказывается нулевым. Разберем причины такого поведения системы, методологические отличия между редакциями, а также правильный способ ввода и корректировки начальной задолженности.

Методологические различия учета: почему сальдо равно нулю

Проанализируем ключевое отличие между редакциями 2.5 и 3.1. В программе 1С:ЗУП 3.1 принципиально изменилась методология учета взаиморасчетов с сотрудниками. В конфигурации поддерживаются два варианта отображения сальдо в отчетах:

1. Зарплатное сальдо (по месяцам расчета зарплаты): выплата всегда относится к тому месяцу, за который начислена зарплата, вне зависимости от реальной даты выплаты денег. Если зарплата за декабрь была своевременно выплачена в январе, то с точки зрения зарплатного учета обязательства закрыты, и сальдо на начало года будет равно нулю.
2. Бухгалтерское сальдо (по данным бухучета): выплаты регистрируются строго по фактической дате документа выплаты. При выплате декабрьской зарплаты в январе на 1 января формируется переходящий остаток (задолженность предприятия перед сотрудником), аналогичный сальдо по счету 70 в бухгалтерской программе.

При типовом (кратком) переносе данных система переносит срез остатков. Если на дату переноса вся начисленная зарплата за предшествующие периоды была фактически выплачена, в рамках зарплатного учета задолженность отсутствует, поэтому начальное сальдо отображается нулевым.

Как включить отображение бухгалтерского сальдо

Если требуется сопоставлять данные с бухгалтерскими системами или управленческим учетом по реальным датам выплат, настроим отображение взаиморасчетов в программе. Разберем по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка → Дополнительные настройки.
2. В блоке настройки отображения взаиморасчетов переключим тумблер с положения По месяцам расчета зарплаты на положение По данным бухучета.
3. Также в самих зарплатных отчетах (например, в расчетных листках или сводах начислений и выплат) в окне настроек отчета можно явно переключить режим формирования данных.

Правильный ввод сальдо: документ Начальная задолженность по зарплате

Выясним, как поступить, если задолженность предприятия перед сотрудниками за прошлый месяц должна быть выплачена уже в новой базе 1С:ЗУП 3.1. Напрямую редактировать регистры накопления через универсальные документы ручной корректировки крайне не рекомендуется. В ЗУП 3.1 взаиморасчеты контролируются согласованной группой регистров:

1. ВзаиморасчетыССотрудниками — регистр зарплатного учета;
2. БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками — регистр бухгалтерского учета по фактическим датам;
3. ЗарплатаКВыплате — регистр, отвечающий за автоматическое заполнение платежных ведомостей.

Ручная правка этих регистров без соблюдения всех аналитических разрезов (организация, сотрудник, подразделение, месяц взаиморасчетов, статья финансирования, статья расходов) приводит к появлению скрытых «хвостов», некорректным перерасчетам и сбоям при формировании ведомостей.

Для корректного отражения начального сальдо используем типовой документ Начальная задолженность по зарплате:

1. Откроем раздел Выплаты и найдем документ Начальная задолженность по зарплате (если пункт отсутствует в интерфейсе, настроим навигацию раздела через панель настройки действий).
2. Создадим новый документ, укажем организацию и месяц, за который образовался долг (например, Декабрь).
3. Заполним табличную часть списком сотрудников и суммами задолженности.
4. Проведем документ. При последующем создании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу с характером выплаты Зарплата за декабрь суммы автоматически попадут к выплате.

Загрузка остатков на большое количество сотрудников

Если в организации числится большое количество сотрудников, вводить строки вручную не требуется. Рассмотрим порядок групповой загрузки данных:

1. В документе Начальная задолженность по зарплате нажмем кнопку Загрузить из внешнего файла.
2. Скопируем таблицу со списком сотрудников (ФИО, табельный номер, подразделение, сумма долга) из Excel или сторонней учетной системы и вставим в окно загрузки.
3. Проверим сопоставление колонок и нажмем Далее для автоматического заполнения табличной части документа.