Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5, на современную версию 3.1 — это всегда сложный процесс, требующий внимательного отношения к деталям. Одной из наиболее острых проблем является корректный ввод начальных остатков по сотрудникам, которые были уволены до момента начала работы в новой базе, но по которым остались взаиморасчеты (мы должны сотруднику или сотрудник должен нам). Разберем по шагам, как решить эту задачу, минимизировав риски для отчетности.
Проанализируем архитектуру программы. В отличие от предыдущей редакции, 1С:ЗУП 3.1 жестко привязывает все взаиморасчеты к объекту справочника Сотрудники. Просто выбрать физическое лицо в документах по выплате зарплаты невозможно. Кроме того, учет ведется в разрезе нескольких регистров накопления одновременно. Если данные будут внесены только в один из них, мы столкнемся с «расползанием» сальдо в расчетных листках и ведомостях.
Рассмотрим самый надежный способ, который позволяет использовать штатный документ Начальная задолженность по зарплате. Этот метод гарантирует, что программа «увидит» задолженность во всех нужных разрезах.
Физические лица, а затем на его основании — в справочнике Сотрудники. Это необходимо, так как программа разделяет персональные данные и данные о трудовом договоре.Прием на работу. Проанализируем дату: можно указать реальную дату приема, либо дату, предшествующую дате начала эксплуатации базы.Увольнение. Важный нюанс: в обсуждениях на форумах рекомендуют ставить дату увольнения, близкую к дате начала эксплуатации новой базы. Если указать старую реальную дату (например, 2018 год), возникнет риск некорректного попадания сотрудника в отчеты СЗВ-М или РСВ. Увольнение на вкладке «Справки при увольнении» обязательно снимем флажок «Отразить в трудовой книжке». Это позволит избежать ошибочного формирования мероприятий для ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).Начальная задолженность по зарплате. В нем мы сможем выбрать сотрудника и указать сумму долга (положительную — наш долг, отрицательную — долг сотрудника).Если сотрудников очень много и создавать по каждому документы приема-увольнения слишком трудозатратно, рассмотрим более «продвинутый», технический способ. Выясним, какие регистры нужно заполнить вручную через документ Перенос данных.
Для корректного отражения сальдо необходимо обеспечить синхронность записей в трех ключевых регистрах накопления:
Взаиморасчеты с сотрудниками — этот регистр отвечает за данные в расчетных листках и общую задолженность.Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — данные из этого регистра попадают в бухгалтерские отчеты и используются для формирования проводок.Зарплата к выплате — без записей в этом регистре вы не сможете автоматически заполнить ведомость на выплату долга.Проанализируем пример заполнения регистра в документе Перенос данных:
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками:
- Период: [Дата переноса]
- Регистратор: Перенос данных
- Вид движения: Приход
- Сотрудник: [Уволенный сотрудник]
- Сумма: [Сумма долга]
- Период взаиморасчетов: [Месяц возникновения долга]
Важно помнить: при заполнении регистров вручную необходимо проверить наличие записи по физическому лицу в регистре сведений Основные сотрудники физических лиц. Если записи нет, ее нужно добавить, иначе программа может «потерять» связь между физлицом и его долгом в некоторых аналитических отчетах.
Разберем ситуацию, когда наш долг перед сотрудником включает НДФЛ, который мы обязаны удержать при будущей выплате. В ЗУП 3.1 сальдо вводится «грязными» суммами (то есть суммами, фактически причитающимися к выплате на руки).
Однако, если мы просто введем сумму долга, программа не будет знать о необходимости удержать налог. Чтобы 6-НДФЛ сформировался корректно при последующей выплате, данные об исчисленном, но не удержанном налоге нужно внести в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Без этой записи при выплате долга в новой базе налог не будет удержан автоматически, что приведет к ошибкам в налоговой отчетности.
Посмотрим на рекомендации опытных специалистов. Чтобы уволенные сотрудники не «мозолили глаза» и не попадали в списки для подбора, в карточке сотрудника можно установить флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Однако будьте осторожны: если вы планируете выплачивать долг через Ведомость, этот флажок может помешать подбору. Устанавливайте его только после того, как все расчеты будут окончательно закрыты и сальдо станет нулевым.
Проанализируем ситуацию, когда задолженность висит за сотрудником уже более трех лет. Переход на новую редакцию ЗУП 3.1 — отличный повод провести инвентаризацию. Если срок исковой давности истек, такие суммы лучше вообще не вводить в новую базу. Списание дебиторской или кредиторской задолженности целесообразнее отразить в бухгалтерской программе (1С:Бухгалтерия) на счета прочих доходов или расходов, чтобы не загромождать зарплатную базу лишними «техническими» карточками.
После завершения всех манипуляций, проверим результат с помощью стандартных отчетов. Нам потребуются:
Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) — здесь мы проверяем конечное сальдо. Оно должно в точности совпадать с данными из старой базы.Ведомость по взаиморасчетам с сотрудниками — этот отчет поможет убедиться, что нет «пересортицы» по месяцам. Часто бывает, что общая сумма верна, но висит долг за один месяц и переплата за другой. Это нужно исправлять сразу, иначе автоматическое заполнение ведомостей будет работать некорректно.Таким образом, ввод начальных остатков по уволенным сотрудникам — это процедура, требующая комплексного подхода. Выбирая между ручным созданием документов и прямым редактированием регистров, ориентируйтесь на объем данных и квалификацию персонала. Главное — обеспечить целостность данных во всех связанных регистрах и исключить риски для налоговой и персонифицированной отчетности.