← На главную

Синхронизация данных между конфигурациями 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) — это стандартный и отлаженный механизм. Однако на практике часто возникают ситуации, когда бизнес расширяется, в базах появляются новые юридические лица, и их необходимо оперативно подключить к уже существующему и стабильно работающему обмену.

Перед специалистом встает дилемма: стоит ли полностью удалять текущую настройку синхронизации и создавать её с нуля для всех организаций или же достаточно просто изменить параметры отбора в существующей интеграции? Опыт показывает, что полное пересоздание настройки — это крайняя мера, которая может привести к сбросу уникальных идентификаторов сопоставления и дублированию сотен объектов. Правильный путь — это расширение списка организаций в текущей настройке. Но делать это нужно крайне аккуратно. В этой статье мы подробно и по шагам разберем, как безопасно добавить новые организации в существующий обмен и избежать критических ошибок.

Чем опасен некорректный запуск обмена по новым организациям?

Прежде чем перейти к практическим действиям, давайте проанализируем основные риски, с которыми можно столкнуться при простом «проставлении галочек» в настройках:

1. Задвоение справочников: Если в базах ЗУП и БП карточки организаций, подразделений или физических лиц заполнены с небольшими отличиями, система может не сопоставить их автоматически и создать дубли.
2. Выгрузка исторических данных: При добавлении новой организации система ориентируется на общую дату начала применения обмена. Если эта дата установлена прошлым годом, программа попытается зарегистрировать и выгрузить все старые документы по новым организациям. Это может привести к перезаписи закрытых периодов в бухгалтерии.
3. Ошибки проведения документов: Новые документы («Отражение зарплаты в бухучете», «Ведомости») могут не провестись в БП, если предварительно не были настроены элементы аналитики, такие как способы отражения зарплаты и статьи расходов.

---

Шаг 1. Предварительная проверка реквизитов (сопоставление организаций)

Первое, с чего мы начнем — это аудит карточек добавляемых организаций в обеих информационных базах. Откроем справочник Организации в ЗУП и БП по каждой из 5 новых компаний и сверим ключевые поля.

Сопоставление элементов при синхронизации происходит по определенным правилам. Для справочника Организации ключевыми полями являются ИНН и КПП. Рассмотрим основные правила подготовки данных на этом этапе:

• Убедитесь, что ИНН и КПП в обеих базах заполнены абсолютно идентично. Ошибка даже в одной цифре приведет к созданию дублирующей карточки организации.
• Обратите внимание на тип организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель).
• Проверьте наименования организаций. Хотя первичное сопоставление идет по кодам, для удобства администрирования лучше сразу привести краткое и полное наименования к единому формату в обеих базах.

---

Шаг 2. Подготовка связанных справочников

Документы не переносятся сами по себе — они тянут за собой аналитику. По новым организациям необходимо заранее подготовить и сопоставить связанные объекты в справочниках.

Анализируем справочник Подразделения:

В ЗУП структура подразделений часто бывает более разветвленной, чем в БП. Перед запуском обмена убедитесь, что в БП созданы аналогичные подразделения для новых организаций или проверьте, как они сопоставятся. Если в БП подразделение отсутствует, синхронизация создаст его автоматически, но оно может оказаться не в той группе или без нужных настроек.

Анализируем способы отражения зарплаты:

Справочник СпособыОтраженияЗарплатыВБухучете (в БП он называется «Способы учета зарплаты») сопоставляется исключительно по наименованию. Проанализируем следующую ситуацию: в ЗУП для новых сотрудников настроен способ отражения «АУП (26 счет)», а в БП такого элемента нет. При обмене система создаст этот элемент в БП, но счета дебета и кредита, а также статьи затрат в нем будут пустыми. Документ «Отражение зарплаты в бухучете» по новой организации не сможет провестись до тех пор, пока бухгалтер вручную не заполнит аналитику в созданном элементе в БП.

Рекомендация: создайте необходимые способы отражения зарплаты в БП вручную с точным (символы, пробелы, регистр) соответствием наименованиям в ЗУП и заполните в них шаблоны проводок.

---

Шаг 3. Изменение настроек синхронизации (простановка флажков)

После того как данные подготовлены, переходим к непосредственной настройке правил отправки данных. Изменения необходимо внести в обеих базах.

Действия в базе 1С:ЗУП:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Синхронизация данных — Настройки синхронизации.
2. Выберем нашу действующую настройку и нажмем кнопку Изменить настройки... (или «Настроить правила отправки и получения данных»).
3. На вкладке «Правила отправки данных» найдем раздел «Организации». Если ранее у вас был установлен переключатель «По выбранным организациям», нажмите на ссылку со списком организаций.
4. В открывшемся списке установите флажки напротив 5 новых организаций.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Действия в базе 1С:БП:

1. Откроем базу БП и перейдем в аналогичный раздел настроек синхронизации данных.
2. Откроем правила отправки данных для этой же пары обмена.
3. Убедимся, что настройки получения и отправки синхронизированы: проставим флажки по тем же 5 новым организациям. Это необходимо для того, чтобы документы по выплате зарплаты (ведомости, платежные поручения), созданные на стороне БП, могли без проблем отправляться обратно в ЗУП.

---

Шаг 4. Контроль регистрации изменений (Критически важно!)

Это самый опасный этап, на котором чаще всего совершают ошибки начинающие специалисты. После того как вы добавили организации в настройки обмена, система автоматически пытается зарегистрировать к отправке объекты по этим организациям. Давайте разберем, как не допустить перезаписи исторических данных.

Если в настройках синхронизации общая дата начала обмена установлена, например, как 01.01.2023, то при добавлении новых фирм система автоматически зарегистрирует все документы по этим фирмам начиная с 2023 года. Если учет по этим фирмам ранее велся в базах обособленно (или переносился вручную), автоматический обмен затрет ручные исправления бухгалтеров за прошлые периоды.

Чтобы этого избежать, выполним следующие действия до запуска самого обмена:

1. В ЗУП в окне настроек синхронизации нажмем кнопку Состав отправляемых данных (иконка с синим круглым переключателем или через меню «Параметры» — «Регистрация изменений»).
2. Перед нами откроется дерево объектов, зарегистрированных к обмену.
3. Внимательно проанализируем списки документов по новым организациям (например, «Отражение зарплаты в бухучете», «Ведомости на выплату зарплаты»).
4. Если мы видим там старые документы за закрытые периоды, выделим их, нажмем правую кнопку мыши и выберем команду Отменить регистрацию (или полностью очистим регистрацию по этим типам документов для конкретных организаций).
5. Оставим зарегистрированными только те документы, которые действительно должны быть перенесены в текущем сеансе (например, документы текущего месяца).

---

Шаг 5. Интерактивный первый запуск и сопоставление данных

Ни в коем случае не запускайте первый обмен в автоматическом режиме по расписанию. Выполним его вручную под полным контролем.

1. Запустим синхронизацию в интерактивном режиме через кнопку Синхронизировать (или выбрав пункт «Выполнить интерактивно» в меню синхронизации).
2. Дождемся этапа получения данных, когда программа предложит сопоставить полученные объекты.
3. Перейдем в окно сопоставления. Особое внимание уделим вкладкам Организации, Физические лица и Подразделения.
4. Если в колонке сопоставления напротив какого-либо элемента по новой организации вы видите статус <Будет создан новый объект>, но вы точно знаете, что этот элемент уже есть в целевой базе — сопоставьте их вручную. Для этого выделите строку, нажмите кнопку Установить соответствие и выберите нужный элемент из справочника целевой базы.
5. После того как все ключевые справочники сопоставлены без конфликтов, завершим выполнение обмена.

Проанализировав результаты первого обмена, убедимся, что новые организации успешно интегрированы. Перейдем в БП, откроем загруженные документы по новым фирмам, проверим заполнение аналитики и проведем их. Теперь синхронизацию можно снова переводить в автоматический режим работы по расписанию.