← На главную

Довольно часто в практике автоматизации бизнеса возникает ситуация, когда руководство компании или главный бухгалтер принимает решение отказаться от ведения учета в специализированной программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и перенести все процессы в 1С:Бухгалтерию предприятия (БП). Основной аргумент пользователей в данном случае звучит классически: «Мы хотим, чтобы все было в одной программе». Иногда к этому добавляется желание сэкономить на поддержке ИТС или упростить ИТ-инфраструктуру.

Однако за видимой простотой этого решения кроется множество технических и методологических подводных камней. В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот переход, с какими жесткими ограничениями вы столкнетесь в 1С:БП, как технически реализовать перенос данных и почему лучшим компромиссом часто становится приобретение базовой версии ЗУП.

Анализируем ограничения: лимит на 60 сотрудников в 1С:БП

Прежде чем приступать к переносу данных, необходимо трезво оценить масштабы организации. В обсуждениях часто упоминаются лимиты в 30 или 50 человек, но на самом деле в современных версиях 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 действуют следующие правила:

1. Лимит на одну организацию. Ограничение по количеству работающих сотрудников применяется отдельно к каждому юридическому лицу (или индивидуальному предпринимателю) в информационной базе. Если у вас в одной базе ведется учет по трем фирмам, в каждой из которых работает по 40 человек, вы укладываетесь в лимит.
2. Что происходит при превышении лимита? Как только количество активных (работающих) сотрудников в карточке организации превышает 60 человек, программа блокирует автоматический расчет среднего заработка для отпусков, больничных листов и исполнительных документов. Пользователь увидит предупреждение: «Учет больничных, отпусков и исполнительных документов работников доступен, когда количество работающих сотрудников не превышает 60». Если эту опцию не отключить вручную в настройках, система также может заблокировать создание новых элементов в справочнике Сотрудники.

Функциональные ограничения расчета зарплаты в 1С:БП

Переводя учет из ЗУП в БП, бухгалтер должен четко осознавать, от какого функционала он отказывается. Бухгалтерский блок расчета зарплаты в БП крайне ограничен. Давайте проанализируем ключевые потери:

• Ограниченность производственных календарей. В БП доступна только стандартная пятидневная рабочая неделя (40 часов). Если на предприятии практикуются сменные графики работы, суммированный учет рабочего времени, работа в ночные или праздничные смены — автоматизировать это в БП не удастся. Все расчеты придется производить «на бумажке» и вносить результаты вручную.
• Отсутствие сложных начислений. Забудьте об автоматическом расчете премий процентом от продаж, надбавок за выслугу лет, сдельной оплате труда или сложных доплатах за вредность. БП без доработок умеет считать только простые оклады и тарифные ставки.
• Кадровый учет и остатки отпусков. В БП нет полноценного механизма учета остатков отпусков в разрезе рабочих лет, нет автоматического расчета компенсации отпуска при увольнении.
• Воинский учет. В БП этот блок отсутствует полностью. Если вашей компании необходимо вести и сдавать отчетность по воинскому учету в военкоматы, вам категорически противопоказан уход из ЗУП.

Техническая реализация перехода с ЗУП на БП

Если решение принято, и все ограничения вас устраивают, перейдем к технической части задачи. Сразу оговоримся: штатного стандартного помощника перехода в направлении «из ЗУП в БП» не существует (в программах 1С реализован только обратный помощник — для миграции из БП в ЗУП). Поэтому нам придется действовать обходными путями.

Рассмотрим пошагово оптимальный алгоритм миграции, используя встроенные инструменты синхронизации данных.

Шаг 1. Перенос справочной информации через синхронизацию

Для того чтобы не заводить всех сотрудников в БП вручную, мы задействуем штатный механизм синхронизации данных между 1С:ЗУП 3.1 и 1С:БП 3.0. Нам необходимо настроить обмен в режиме максимальной детализации.

1. В программе 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел Администрирование -> Синхронизация данных.
2. При настройке правил обмена с БП обратите особое внимание на параметр «Выгрузка документов». Нам необходимо установить переключатель в положение «С детализацией по сотрудникам».
3. Выполните первичную выгрузку данных. При этом в БП автоматически перенесутся элементы справочников ФизическиеЛица и Сотрудники, а также их персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса).
4. Также перенесутся ведомости на выплату зарплаты и проводки (документы ОтражениеЗарплатыВБухучете).

Важное примечание: Стандартный обмен переносит только персональные сведения. Он не переносит кадровую историю (приемы, переводы), плановые начисления (оклады) и накопленные данные для расчета среднего заработка за прошлые периоды.

Шаг 2. Изменение параметров учета в 1С:БП

После того как справочники сотрудников наполнены, нам нужно указать программе БП, что с определенного момента (лучше всего начинать с нового календарного года или отчетного квартала) расчет будет вестись непосредственно в ней.

1. В БП 3.0 перейдите в раздел Зарплата и кадры -> Настройки зарплаты.
2. Установите переключатель «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» в положение «В этой программе».
3. Для того чтобы в интерфейсе появились привычные кадровые документы, необходимо включить ведение кадрового учета. Если интерфейс не изменился, перейдите в функции для технического специалиста, найдите константу ИспользоватьКадровыйУчет и принудительно установите ее в значение Истина. После этого в меню станут доступны документы Прием на работу и Кадровый перевод.

Шаг 3. Ввод начальных данных и сведений для расчета среднего заработка

Это самый трудоемкий этап, который потребует ручного ввода информации или привлечения программиста для написания разовых обработок по переносу данных через COM-соединение.

1. Оформление приемов на работу. Вам потребуется провести в БП документы Прием на работу на всех фактически работающих сотрудников датой их реального приема. Это необходимо для того, чтобы программа зафиксировала актуальные оклады и условия труда. Чтобы документы не делали лишних проводок и движений в закрытых периодах, их можно провести последним днем периода, предшествующего началу ведения учета в БП, но с указанием реальной даты приема в печатной форме.
2. Ввод данных для среднего заработка. Без этой информации программа не сможет рассчитать ни один отпуск или больничный. В БП сведения о доходах за предыдущие два года (для больничных) и за предыдущие 12 месяцев (для отпусков) вносятся вручную непосредственно в калькулятор расчета среднего заработка внутри самих документов Больничный лист или Отпуск при их первом создании. В качестве альтернативы программист может заполнить эти данные в соответствующие регистры сведений программным путем.

Оптимальная альтернатива: переход на ЗУП Базовую

Проанализировав все трудозатраты на ручной перенос истории, настройку ограничений и последующий ручной расчет больничных и отпусков бухгалтером в БП, мы настоятельно рекомендуем рассмотреть компромиссный вариант — переход на 1С:ЗУП Базовую версию.

Давайте сопоставим выгоды этого решения:

• Минимум затрат на легализацию. Базовая версия ЗУП стоит очень дешево.
• Отсутствие обязательного ИТС. Для обновления базовых версий программ 1С не требуется оформлять платную подписку на ИТС. Обновления предоставляются бесплатно на портале 1С. Вы экономите деньги компании, сохраняя при этом лицензионность софта.
• Полный функционал без ограничений. В базовой ЗУП сохраняются абсолютно все автоматические алгоритмы: расчет среднего заработка, поддержка любых графиков работы, учет отпусков, воинский учет и сдача отчетности.
• Легкий переход. Перенос данных из ЗУП ПРОФ в ЗУП Базовую выполняется стандартными средствами резервного копирования и свертки базы, без потери накопленной за годы расчетной истории.

Рассмотрите этот вариант и покажите его вашему бухгалтеру. Полноценная автоматизация расчетов в базовой ЗУП сбережет сотни рабочих часов и застрахует компанию от ошибок ручного счета в Бухгалтерии предприятия.