В практике работы бухгалтера и расчетчика заработной платы часто возникает классическая ситуация «переходящего» больничного. Сотрудник заболевает в конце одного месяца (например, 25 января), а приносит закрытый листок нетрудоспособности уже в начале следующего (5 февраля). При этом расчет зарплаты за январь еще не произведен. Возникает резонный вопрос: если мы уже ввели расчетный документ Больничный лист в феврале, нужно ли нам «плодить» документы и заводить еще и Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) за январь? Рассмотрим эту ситуацию подробно, проанализируем поведение программы и выясним, как избежать ошибок в учете времени и среднем заработке.
Разберем внутреннюю логику 1С:ЗУП 3.1. В программе реализовано четкое разделение между регистрацией факта отсутствия и финансовым расчетом этого периода. Когда мы вводим Больничный лист с месяцем начисления «Февраль», программа фиксирует финансовые обязательства и налоги именно в феврале.
Проанализируем, что происходит при начислении зарплаты за январь, если документ отсутствия не введен:
Начисление зарплаты и взносов анализирует график работы сотрудника за январь.Больничный лист имеет месяц начисления «Февраль», система в некоторых версиях и настройках может проигнорировать этот период при заполнении фактического времени в январском начислении зарплаты.В результате сотруднику будет начислен полный оклад за весь январь (включая дни болезни с 25 по 31 число). А в феврале программа начислит пособие. Произойдет двойная оплата одного и того же периода, которую придется исправлять сторнированием.
Это самый важный методологический момент. Выясним, почему простого ввода больничного недостаточно. Для расчета среднего заработка (для будущих отпусков или новых больничных) программе крайне важно знать, сколько календарных дней сотрудник фактически отработал.
Рассмотрим механизм работы регистра Данные о времени для расчета среднего заработка (общий). Если мы вводим февральский больничный, он должен «сторнировать» (убрать) отработанные дни из января. Однако, если на момент ввода больничного зарплата за январь еще не начислена, сторнировать программе нечего — в регистре еще нет записей о явке за январь. Когда же вы позже начислите зарплату за январь, она запишет в регистр «Явку» (полный месяц), так как документ начисления «не знает», что в будущем (в феврале) этот период уже как бы оплачен больничным.
Проанализируем ситуацию (13) из обсуждения: чтобы данные в регистре стали верными, пользователю придется повторно пересчитать февральский больничный уже после того, как будет проведена январская зарплата. Это лишняя работа, о которой легко забыть.
Это наиболее правильный путь с точки зрения методологии 1С. Рассмотрим порядок действий:
Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).Больничный лист. Система увидит пересечение периодов и автоматически «вытеснит» неоплачиваемое отсутствие оплачиваемым больничным. При этом в табеле код «НН» (неявка) заменится на «Б» (болезнь).Если больничный уже принесли до того, как вы успели нажать кнопку «Начислить» в зарплате за январь, можно поступить иначе. Посмотрим на этот сценарий:
В документе Больничный лист установите месяц начисления «Январь», несмотря на то, что фактически документ принесли 5 февраля. Это позволит программе сразу учесть отсутствие при расчете январской зарплаты.
Важно: Этот способ допустим, если отчетный период (январь) еще не закрыт, налоги не выплачены и вы готовы включить сумму пособия в январские ведомости.
В современных релизах ЗУП 3.1 реализован механизм автоматического обнаружения перерасчетов. Разберем, как он работает в нашей ситуации:
Если вы все же забыли ввести отсутствие и начислили полную зарплату за январь, а затем ввели февральский больничный, программа создаст запись в разделе Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
При расчете зарплаты за февраль система увидит, что в январе была излишне начислена явка, и автоматически сторнирует оклад за период с 25 по 31 января. Однако мы рекомендуем не доводить до этого, так как это искажает отчетность за январь (в табеле за январь останется «Явка», хотя человек болел).
Проанализируем идеальный алгоритм действий, чтобы данные в базе всегда были актуальными:
Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Это гарантирует, что Начисление зарплаты и взносов не начислит лишнего.Больничный лист. Если больничный переходящий, программа сама предложит пересчитать прошлый период, если там были начисления.Данные о времени для расчета среднего заработка (общий). Убедитесь, что количество календарных дней в январе уменьшилось на период болезни.Рассмотрим пример того, как записи в регистре времени должны выглядеть в идеале (упрощенно):
Регистр: Данные о времени для расчета среднего заработка
Период: 01.01.2018 - 31.01.2018
Сотрудник: Иванов И.И.
Вид данных: Отработано в календарных днях
Значение: 24 (вместо 31, так как 7 дней - болезнь)
Основная причина путаницы — это попытка сэкономить время на вводе «лишних» документов. Пользователи полагают, что Больничный лист является универсальным документом. Однако это не так. Больничный лист — это документ начисления, а Отсутствие — это документ кадрового учета времени. В 1С:ЗУП 3.1 кадровый учет первичен для формирования сетки времени, на которую потом «накладываются» деньги.
Резюме: Оформлять документ «Отсутствие по болезни» в месяце возникновения болезни (январе) обязательно, если вы хотите иметь корректный табель и правильный расчет зарплаты без последующих ручных правок и пересчетов. Это избавляет от необходимости «залезать» в прошлые периоды и гарантирует чистоту данных в регистрах среднего заработка.