При подготовке регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры нередко сталкиваются со странным поведением системы. Вроде бы все документы начисления (аванс, зарплата, межрасчетные премии) оформлены верно, выплаты произведены в полном объеме и вовремя, однако при автоматическом заполнении отчета по одному из сотрудников суммы дохода и удержанного налога упорно отказываются попадать в регламентированный отчет. При этом по другому сотруднику, который получил точно такие же начисления в тех же самых документах, все заполняется идеально.
В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает подобная коллизия, проанализируем внутренние механизмы учета НДФЛ в редакции 3.1, научимся диагностировать проблему с помощью специализированных отчетов и рассмотрим пошаговый алгоритм исправления ситуации без ручной корректировки движений регистров.
---
Начиная с редакции 3.0 (и далее в 3.1), архитектура учета НДФЛ в программе была кардинально переработана по сравнению со старой версией 2.5. Теперь учет ведется в строгом разрезе уникальных объектов справочника Регистрации в налоговом органе. Каждая запись об исчисленном, удержанном или перечисленном налоге в регистрах накопления жестко привязывается к конкретному элементу этого справочника.
Проблема возникает тогда, когда в справочнике регистраций в ИФНС появляются визуально незаметные дубли. Например, у вас есть два подразделения (даже не обязательно обособленные в классическом понимании, но имеющие свои особенности регистрации), для которых заведены карточки налоговых органов с абсолютно одинаковыми реквизитами:
Однако в поле наименования у одной карточки записано "Межрайонная ИФНС № 25 по г. Москве", а у другой — "МИФНС № 25 по г. Москве". Для СУБД и платформы 1С:Предприятие это абсолютно два разных объекта с уникальными внутренними идентификаторами (GUID).
Давайте проанализируем цепочку событий, приводящую к ошибке в отчете:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ образуется классический пересорт: по первому объекту ИФНС налог числится как "исчисленный, но не удержанный", а по второму — как "удержанный без исчисления". При заполнении формы 6-НДФЛ по конкретной налоговой инспекции программа видит эту незавершенную цепочку и просто исключает "нестыкующиеся" суммы из отчета.---
Прежде чем приступать к исправлению данных, нам необходимо точно убедиться в наличии дублирующихся регистраций в ИФНС. Для этого воспользуемся встроенными аналитическими инструментами программы.
Перейдем в раздел Налоги и взносы и откроем панель Отчеты по налогам и взносам. Выберем специализированный отчет "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику". Настроим его следующим образом:
Внимательно изучим сформированную таблицу. Если наши предположения верны, вы увидите, что по данному сотруднику строки доходов и исчисленного налога сгруппированы под одним заголовком ИФНС, а строки удержанного налога при выплате — под вторым заголовком, который внешне может отличаться всего одной буквой или сокращением в названии.
Также рекомендуется провести экспресс-проверку непосредственно из платежных документов. Откроем документ Ведомость, которым выплачивалась проблемная премия или зарплата. Кликнем дважды на ячейку в колонке "НДФЛ к удержанию" напротив фамилии сотрудника. В открывшемся окне расшифровки прокрутим таблицу вправо до упора. Там расположена колонка "Регистрация в налоговом органе". Сравните этот элемент с тем, который указан в исходном документе начисления премии (его также можно увидеть через расшифровку суммы НДФЛ в документе-начислении).
Для программистов и опытных пользователей выявить дубли в базе данных можно с помощью простого консольного запроса. Давайте посмотрим на пример такого запроса:
ВЫБРАТЬ
РегистрацияВНалоговомОргане.Ссылка КАК Ссылка,
РегистрацияВНалоговомОргане.Код КАК Код,
РегистрацияВНалоговомОргане.КПП КАК КПП,
РегистрацияВНалоговомОргане.Наименование КАК Наименование
ИЗ
Справочник.РегистрацииВНалоговомОргане КАК РегистрацияВНалоговомОргане
ГДЕ
РегистрацияВНалоговомОргане.КПП В
(ВЫБРАТЬ
ВложенныйЗапрос.КПП
ИЗ
Справочник.РегистрацииВНалоговомОргане КАК ВложенныйЗапрос
СГРУППИРОВАТЬ ПО
ВложенныйЗапрос.КПП
ИМЕЮЩИЕ
КОЛИЧЕСТВО(РАЗЛИЧНЫЕ ВложенныйЗапрос.Ссылка) > 1)
Если данный запрос возвращает строки, значит, в вашей базе однозначно присутствуют скрытые дубли регистраций, которые необходимо объединить.
---
Для исправления этой системной ошибки нам не потребуется вручную перепроводить сотни документов или переписывать регистры. В платформе 1С предусмотрен штатный механизм слияния дублирующихся элементов справочников.
Важное предупреждение: Любые действия по массовому изменению данных и слиянию справочников следует выполнять только после создания полной резервной копии вашей информационной базы!
Выполним процедуру поиска и удаления дублей по шагам:
Регистрации в налоговом органе.Программа проанализирует справочник и выведет список найденных совпадений. Нам нужно внимательно посмотреть на результаты поиска. Выберите ту карточку, которая содержит максимально корректное и полное официальное наименование ИФНС, соответствующее государственному классификатору. Нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите команду "Отметить как оригинал" (или воспользуйтесь соответствующей кнопкой на панели управления).
Вторая карточка (с сокращенным или некорректным наименованием) будет автоматически помечена как дубль. Нажмите кнопку Удалить дубли. Система выполнит замену всех ссылок на дублирующий элемент во всех документах, справочниках и регистрах накопления на выбранный вами оригинал, после чего пометит дубль на удаление.
---
После успешного объединения дублей нам необходимо убедиться, что в структуре предприятия не осталось привязок к удаленным элементам. Давайте проанализируем настройки подразделений:
Регистрация в налоговом органе (если подразделение обособленное или имеет собственную регистрацию). Если там отображается надпись "Объект помечен на удаление" или поле очистилось, выберите из списка наш объединенный элемент-оригинал.---
Хотя обработка слияния дублей заменяет ссылки во всех проведенных документах, особенности работы механизма проведения документов выплаты в 1С:ЗУП 3.1 иногда требуют принудительного обновления регистров удержанного НДФЛ.
Выполним процедуру актуализации движений:
Ведомость в банк или Ведомость в кассу), в котором отражена выплата зарплаты или премии по проблемным сотрудникам.---
Теперь, когда все учетные данные приведены к единому знаменателю и пересортица по регистрациям ИФНС устранена, мы можем переходить непосредственно к формированию регламентированной отчетности:
Проанализируем результаты заполнения отчета. Вы увидите, что теперь доходы, исчисленный и удержанный НДФЛ по всем сотрудникам без исключения успешно консолидируются на соответствующих страницах разделов 1 и 2 отчета по выбранной ИФНС. Суммы премий и зарплат распределились корректно, а контрольные соотношения выполняются без ошибок.
Используя данный системный подход, вы сможете оперативно устранять любые расхождения в учете НДФЛ, вызванные задвоением регистрационных данных налоговых органов, экономя время на ручном поиске ошибок в регистрах.