При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со сложными ситуациями при подготовке регламентированной отчетности по подоходному налогу. Одна из наиболее распространенных и неприятных проблем — некорректное распределение физических лиц и их доходов между головной организацией и обособленными подразделениями при автоматическом формировании отчета 6-НДФЛ. В такой ситуации данные могут полностью или частично смешиваться, «схлопываться» или ошибочно удваиваться по разным налоговым органам (ИФНС).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает подобное поведение системы, как на это влияют глобальные настройки программы, и детально изучим пошаговый алгоритм нахождения и устранения ошибок учета у конкретных сотрудников.
Проанализируем базовые параметры учетной политики и расчетов программы. Перейдем в раздел Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты и обратим внимание на важный флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом.
Выясним, как эта настройка влияет на поведение регистров:
6-НДФЛ весь удержанный налог программа может ошибочно «стянуть» на головную ИФНС.Рассмотрим ситуацию, когда оклад сотрудника после перепроведения документов успешно относится к обособленному подразделению, а другие выплаты (например, компенсация неиспользованного отпуска при увольнении) продолжают попадать в отчет головной организации.
Разберем, почему так происходит. В документе Увольнение расчет различных видов начислений регистрируется по обособленным цепочкам. Если сотрудник в течение налогового периода переводился между отделами или если регистрация ИФНС подразделения была изменена задним числом, программа может автоматически подставить неверную аналитику. Начисление оклада привязывается к текущему актуальному подразделению сотрудника, в то время как компенсация отпуска может «зависнуть» на старых данных головного офиса.
Чтобы проверить это предположение, откроем документ Увольнение и перейдем на вкладку Начислено (подробно). Нам необходимо внимательно изучить каждую строчку расчетов, обращая особое внимание на колонку Подразделение. Если для строки компенсации отпуска там указано головное подразделение, то программа заполнит 6-НДФЛ именно по головной организации. В этом случае требуется вручную скорректировать аналитику непосредственно в табличной части документа.
Выясним важнейший нюанс учета НДФЛ в решениях на платформе 1С. Налог исчисляется расчетным документом (например, Начисление зарплаты и взносов или Увольнение), но фактически удерживается и регистрируется для отчета 6-НДФЛ только в момент проведения платежного документа — Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Если мы обнаружили ошибку в расчетах, исправили ее в документе-основании и перепровели его, данные об *исчисленном* налоге изменятся. Однако, если платежная ведомость уже была создана и проведена ранее, информация об *удержанном* налоге останется привязанной к прежней (ошибочной) ИФНС. Это происходит потому, что ведомость хранит в себе жесткие ссылки на движения регистров на момент своей выплаты.
Поэтому простого перепроведения документов начисления категорически недостаточно. Требуется обязательное обновление и перепроведение всех связанных платежных документов.
Проанализируем ситуацию на практическом примере уволенного сотрудника и исправим ошибку распределения его доходов по шагам:
Шаг 1. Настройка параметров расчета
Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и снимем флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Это заставит систему более детально отслеживать аналитику ИФНС при выплатах.
Шаг 2. Корректировка документа-начисления
Откроем документ Увольнение по проблемному сотруднику. На вкладке Начислено (подробно) проверим заполнение колонок с подразделениями для всех строк начислений (включая оклад, компенсации, выходные пособия). При необходимости исправим подразделение на обособленное. Перейдем на вкладку НДФЛ, нажмем кнопку Пересчитать НДФЛ, убедимся в правильности расчета налога и проведем документ.
Шаг 3. Перезаполнение платежной ведомости
Найдем ведомость, которой фактически выплачивался расчет при увольнении сотрудника. Отменим ее проведение. Откроем строку сотрудника в ведомости или дважды кликнем по сумме в колонке НДФЛ к перечислению. В открывшемся диалоговом окне проверим поле Регистрация в налоговом органе. Если там указана головная организация, нажмем кнопку Обновить налог или вручную перевыберем верную регистрацию в ИФНС обособленного подразделения. Проведем ведомость.
Шаг 4. Проверка истории регистраций в ИФНС
Проверим правильность настройки самого справочника подразделений. Откроем карточку обособленного подразделения и перейдем по ссылке История изменения регистрации в налоговом органе. Убедимся, что дата начала действия регистрации установлена верно и не пересекается с другими периодами задним числом.
Для того чтобы окончательно убедиться, что все суммы встали на свои места, воспользуемся специализированными аналитическими отчетами программы. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и откроем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Настроим отчет следующим образом:
Проанализируем полученную таблицу. В идеальной ситуации показатели в колонках Исчислено, Удержано и Перечислено по всем видам доходов (оклад и компенсация) должны полностью совпадать между собой и числиться исключительно по ИФНС нашего обособленного подразделения без пересортицы. После выполнения этих шагов отчет 6-НДФЛ заполнится абсолютно корректно.