В практике бухгалтерского и управленческого учета часто возникают ситуации, когда поставщики коммунальных услуг (отопление, электроэнергия, связь) выставляют корректировочные акты с отрицательными суммами. Например, в одном месяце была начислена сумма по нормативу, а в следующем произведен перерасчет по фактическим показаниям приборов учета, в результате чего сумма акта получается отрицательной («минусовой»).
Проблема заключается в том, что архитектура программы 1С:Управление торговлей 11.4 (и выше) ориентирована на оперативный учет, где первичный документ Приобретение товаров и услуг или Приобретение услуг и прочих активов технически не позволяет проводить документы с отрицательным итогом. Рассмотрим подробнее, какими способами можно решить эту задачу, сохранив корректность взаиморасчетов и интеграции с бухгалтерией.
Это наиболее методологически верный способ в системе 1С. Поскольку «минус» в текущем месяце — это фактически уменьшение стоимости услуг, оказанных ранее, логично использовать механизм корректировок. Проанализируем, как это сделать, если поставщик не указывает конкретный документ-основание.
Приобретение услуг и прочих активов от этого же поставщика. Даже если текущий «минусовой» акт формально не связан с конкретным прошлым актом, нам необходимо выбрать базу для корректировки.Корректировку поступления.Преимущества этого метода: при синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ придет именно как корректировка, что позволит правильно сформировать записи в книгах покупок и корректно отразить НДС (в том числе для специфики РБ с ЭСФЧ).
Если корректировка прошлого периода по каким-то причинам невозможна (например, период закрыт или сложно найти документ-основание), воспользуемся инструментами казначейства. Выясним причину, по которой нам нужно уменьшить долг перед поставщиком: фактически поставщик «прощает» нам часть долга в счет будущих или прошлых переплат.
Разберем последовательность действий:
Статью расходов, на которую обычно относятся услуги поставщика. Таким образом, мы уменьшим накопленные затраты по этой статье.Иногда отрицательный акт воспринимается системой не как уменьшение затрат, а как получение внереализационного дохода. Рассмотрим ситуацию, когда перерасчет логичнее отразить как прибыль.
Для этого в 1С:УТ используется документ Регистрация прочих доходов. При его проведении мы указываем статью доходов (например, «Доходы от перерасчета коммунальных услуг») и контрагента-поставщика. Это позволит «схлопнуть» взаиморасчеты, уменьшив кредиторскую задолженность, и при передаче данных в 1С:Бухгалтерию сформирует проводку Дт 60.01 Кт 91.01.
Если поставщик готов идти навстречу или если объемы документов невелики, проанализируем возможность объединения данных. Вместо того чтобы вводить в систему два документа (один на 100 рублей, другой на -2 рубля), мы можем отразить одно поступление на итоговую сумму 98 рублей.
Важный нюанс: в комментариях к документу в 1С обязательно следует указать номера и даты оригинальных бумажных актов, чтобы при сверке взаиморасчетов или налоговой проверке было понятно, из чего сложилась данная сумма. Этот метод полностью исключает технические ошибки программы, связанные с отрицательными числами.
Если бизнес-процессы компании требуют обязательного ввода документов с минусом «как в бумажном акте», можно рассмотреть вариант использования расширения конфигурации. Посмотрим на пример логики, которую необходимо изменить.
В модуле формы документа или в правилах проверки (ПередЗаписью) система проверяет условие положительности цены и суммы. Рассмотрим пример кода, который часто блокирует проведение:
Если СтрокаТЧ.Сумма < 0 Тогда
ТекстОшибки = "Сумма в строке не может быть отрицательной!";
Отказ = Истина;
КонецЕсли;
Программист может создать Расширение, которое переопределяет эту проверку для определенных видов услуг. Однако следует соблюдать осторожность: бесконтрольное разрешение минусов может привести к ошибкам в регистре Выручка и себестоимость продаж и сбоям в регламентной процедуре Распределение затрат и расчет себестоимости. Поэтому при доработке важно убедиться, что регистры накопления Прочие расходы и Расчеты с поставщиками корректно принимают отрицательные значения.
Для локализованных версий 1С:УТ в Беларуси критически важна работа с ЭСФЧ. Отрицательный акт от поставщика обычно сопровождается дополнительным или исправительным электронным счетом-фактурой.
Проанализируем ситуацию: если вы решите проблему через Списание задолженности, вам будет сложно «привязать» входящую ЭСФЧ к этому документу, так как система ожидает связи с документом приобретения или корректировки. Поэтому для корректного формирования налоговых деклараций в РБ наиболее рекомендуемым остается Способ №1 (Корректировка поступления).
Резюмируем:
Корректировку поступления.Списание задолженности.