При работе в программах на платформе 1С:Предприятие 8, использующих обычные формы (таких как «Зарплата и управление персоналом 2.5» или «Управление производственным предприятием»), часто возникает вопрос: как корректно отразить отсутствие сотрудника, вызванное уважительными причинами, например, прохождением планового медосмотра или направлением на профессиональное обучение? Согласно трудовому законодательству, в таких случаях за сотрудником должен сохраняться средний заработок. Разберем по шагам, как это реализовать в типовой конфигурации без привлечения программистов.
Для того чтобы система знала, как именно рассчитывать оплату за время отсутствия, нам необходимо создать или проверить наличие соответствующего вида начисления в плане видов расчета Основные начисления организации. Проанализируем настройки, которые должны быть установлены для таких случаев, как медосмотр или повышение квалификации.
По среднему заработку.Неотработанные полные смены, а также командировки. В поле Вид времени по классификатору выберем соответствующий код: для медосмотра это обычно Исполнение государственных или общественных обязанностей (Г), а для обучения с отрывом от производства — Повышение квалификации (ПК).Вытесняющие начисления необходимо добавить «Оклад по дням» (или по часам), чтобы программа при расчете зарплаты автоматически уменьшала основную оплату на время прохождения медосмотра.Выяснив, какой вид начисления нам нужен, перейдем к документальному оформлению. В конфигурациях ЗУП 2.5 и УПП 1.3 для этих целей не требуется создавать новые типы документов. Мы воспользуемся универсальным инструментом.
Рассмотрим порядок заполнения документа Оплата по среднему заработку:
Посмотрим на ситуацию со стороны кадрового учета. Для того чтобы данные об оплате корректно соотносились с фактически отработанным временем, необходимо правильно заполнить Табель учета рабочего времени.
Если в организации используется документ Табель учета рабочего времени, то при его автоматическом заполнении после проведения документа Оплата по среднему заработку программа должна подтянуть буквенные коды «Г» или «ПК». Если вы заполняете табель вручную, убедитесь, что в дни отсутствия не стоит код «Я» (Явка), иначе при расчете зарплаты возникнет конфликт вытеснения, и программа выдаст ошибку.
Проанализируем ситуацию, упомянутую в обсуждениях: соискатель проходит медосмотр до заключения трудового договора. В этом случае мы не можем использовать документ Оплата по среднему заработку, так как у человека еще нет стажа в нашей организации и нет базы для расчета среднего. В такой ситуации расходы кандидата компенсируются как прочие выплаты физическому лицу. Это оформляется документом Регистрация прочих доходов физлиц или через бухгалтерию как авансовый отчет. Важно помнить, что такие компенсации обычно не облагаются страховыми взносами, если они предусмотрены законодательством как обязательные условия приема.
Выясним причину возможных претензий со стороны проверяющих органов, если обучение проходит в субботу или воскресенье. Если работодатель направляет сотрудника на обучение в его законный выходной, использование среднего заработка может быть признано нарушением. В таких случаях рекомендуется:
Оплата праздничных и выходных дней, где оплата производится в двойном размере от оклада.Чтобы избежать ошибок в расчетах, разберем правильную последовательность действий в конце месяца:
Начисление зарплаты сотрудникам организации.Если вы сначала рассчитали зарплату, а потом решили ввести оплату медосмотра «задним числом», обязательно перезаполните и пересчитайте основной документ начисления зарплаты, чтобы сработал механизм вытеснения и сотруднику не была начислена лишняя сумма за отработанное время.
Таким образом, использование типового документа Оплата по среднему заработку с грамотно настроенным видом расчета позволяет полностью закрыть потребность в учете времени обучения и медицинских обследований в рамках программ ЗУП 2.5 и УПП.