Как правильно настроить начисление компенсации за обязательный медосмотр при приеме на работу в 1С:ЗУП 3.1?

← На главную

Одной из частых задач при приеме новых сотрудников является компенсация расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров, которые кандидат оплатил самостоятельно до момента трудоустройства. Часто возникает вопрос: как корректно отразить эту операцию в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, чтобы сумма попала в ведомость на выплату зарплаты, но при этом не искажала данные по фонду оплаты труда и не облагалась налогами и взносами?

Рассмотрим пошагово, как автоматизировать этот процесс и настроить систему так, чтобы минимизировать ручную работу бухгалтера.

Создание и настройка начисления

Для реализации данной задачи мы создадим отдельное начисление. Важно понимать, что использование отдельного вида расчета позволяет нам гибко настроить правила обложения НДФЛ, взносами и отражения в проводках.

Перейдем в раздел Настройка — Начисления.
Создадим новое начисление с понятным названием, например, «Компенсация расходов на медосмотр».
На вкладке Основное укажем назначение начисления — «Доход в натуральной форме» или «Прочие начисления и выплаты» (в зависимости от учетной политики компании).
В поле Начисление выполняется выберем вариант «По отдельному документу» (например, «Разовое начисление»), чтобы иметь возможность выплачивать компенсацию в любое время, не дожидаясь закрытия месяца.

Настройка налогообложения и страховых взносов

Так как данная компенсация, по сути, является возмещением понесенных расходов, необходимо правильно настроить параметры обложения:

На вкладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ выберем «Не облагается» (если позиция компании подразумевает, что это компенсация затрат, а не доход сотрудника).
В поле Страховые взносы выберем «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».

Важно: Перед установкой этих настроек обязательно проконсультируйтесь с методологами вашей компании или аудиторами. Налоговые органы часто рассматривают компенсацию расходов, понесенных до трудоустройства, как облагаемый доход, поэтому риск необходимости удержания НДФЛ и начисления страховых взносов остается высоким.

Настройка отражения в бухгалтерском учете

Чтобы сумма компенсации не попадала в расходы на оплату труда (счет 70) и не искажала налоговую базу по налогу на прибыль в части ФОТ, мы настроим отдельный Способ отражения:

Перейдем в справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.
Создадим новый способ отражения, например, «Компенсация медосмотров».
В качестве счета дебета укажем счет 73 или 76 (расчеты с персоналом по прочим операциям), а не счет 70.
В качестве субконто укажем соответствующую статью затрат, например, «Затраты по найму персонала» или «Прочие расходы».
Привяжем этот способ отражения к нашему созданному начислению на вкладке Налоги, взносы, бухучет.

Почему не стоит использовать авансовый отчет?

Многие пользователи задаются вопросом, почему нельзя провести эту операцию через Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии. Проблема заключается в том, что на момент оплаты чека физическое лицо еще не является сотрудником организации (не создана карточка сотрудника, нет трудового договора). Следовательно, отражение этого расхода через ЗУП позволяет:

Автоматизировать выплату компенсации вместе с основной заработной платой через общие ведомости.
Использовать стандартный функционал расчета, чтобы не плодить ручные операции в бухгалтерской базе.
Обеспечить прозрачность учета, при которой выплата привязана к конкретному сотруднику и автоматически попадает в расчетный листок (если это предусмотрено локальными актами).

Разберем пример: когда приходит новый сотрудник с чеками, вы просто создаете документ Разовое начисление, выбираете созданный вид начисления, указываете сумму по чеку. В результате, при формировании Ведомости в банк или Ведомости в кассу, сумма компенсации автоматически подтянется к выплате вместе с заработной платой.

Такой подход позволяет бухгалтеру не «греть голову» отдельными платежными поручениями для каждого новичка, а перечислять деньги централизованно. Это значительно упрощает процедуру обработки входящих документов и соблюдение трудового законодательства в части обязательного медосмотра.