Почему в 1С:ЗУП 3.1 после переноса данных неверно заполняется табель учета рабочего времени?

При переходе с конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом версии 2.5 на версию 3.1 расчетчики и бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: при заполнении документа Табель или при формировании отчетной формы Т-13 программа завышает дневные часы явки по сменным графикам, к которым привязаны ночные или вечерние часы.

Например, если по графику работы сотрудника за смену положено 13 часов дневных (Явка) и 2 часа ночных, то в документе Табель система проставляет Я 15 и Н 2. В результате совокупное время за месяц вместо положенных 169 часов рассчитывается исходя из 220 часов, что ведет к некорректному начислению оплаты по окладу или часовому тарифу.

Разберем по шагам методологические особенности 1С:ЗУП 3.1 и проанализируем, из-за чего возникает эта ошибка и как ее правильно исправить.

Отличие методологии учета рабочего времени в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1

Для понимания природы проблемы разберем, чем отличается концепция учета видов времени в редакции 2.5 от редакции 3.1:

1. В 1С:ЗУП 2.5 ночные часы часто учитывались по принципу «в том числе». Буква Я (Явка) могла означать общее количество отработанных часов за смену, включая ночные.
2. В 1С:ЗУП 3.1 виды времени являются независимыми и суммируемыми показателями. Вид времени Явка определяет исключительно дневное отработанное время. Ночные и вечерние часы указываются отдельно и не должны включаться в состав дневной явки.

Если в настройках начисления (например, «Оплата по часовому тарифу») на вкладке учета времени указан совокупный вид времени Рабочее время, система автоматически складывает все дневные, ночные и вечерние часы для расчета основной оплаты, а отдельным начислением рассчитывается доплата за ночное время.

Причина искажения данных после переноса

Выясним, почему перезаполнение графиков работы не решает проблему в переносе. При выполнении рекомендованного переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 создаются специальные служебные документы Перенос данных. В частности, документы с префиксом РВ («Данные о времени для расчета зарплаты») записывают сведений о времени напрямую в регистры системы.

В ЗУП 3.1 данные из регистров сведений о времени имеют более высокий приоритет по сравнению с основным графиком работы сотрудника. Когда система видит перенесенные первичные записи, в которых часы явки были записаны по старой методологии (вместе с ночными), она суммирует их с ночными часами при автоматическом заполнении документа Табель.

Способ исправления ошибки

Рассмотрев причину возникновения некорректных показателей, перейдем к решению задачи:

1. Проанализируем список документов Перенос данных (раздел Администрирование — Перенос данных).
2. Найдем документ с номером/префиксом РВ за месяц, в котором наблюдается проблема (например, за первый месяц работы в новой базе).
3. Проверим содержимое регистра учета рабочего времени внутри этого документа. Если в нем содержатся записи с суммарным временем явки (включающим ночные), эти записи необходимо отредактировать либо пометить данный документ на удаление (если начисления выполняются уже по актуальным графикам ЗУП 3.1).
4. После удаления или коррекции служебного документа Перенос данных перейдем в документ Табель и нажмем кнопку Заполнить. Часы явки и ночного времени будут приведены к корректным нормам графика (например, Я 13 и Н 2).

Рекомендации по ведению учета рабочего времени в ЗУП 3.1

Посмотрим на практические рекомендации, которые позволят избежать подобного задвоения часов в дальнейшем:

1. Отказ от лишнего использования документа «Табель»: В 1С:ЗУП 3.1 документ Табель является регистрирующим документом только для исключительных случаев (когда фактический учет сильно отличается от графика и нет возможности ввести стандартные документы отклонений). Если сотрудникам настроены корректные сменные графики работы, зарплата и печатная форма Т-13 успешно рассчитываются и формируются напрямую по графикам и документам отклонений (больничные, отпуска, прогулы).
2. Использование индивидуальных графиков: Если смену сотрудника необходимо разово скорректировать, рекомендуется использовать документ Индивидуальный график, где строго разделяются дневные и ночные часы (без использования принципа «в том числе»).