При работе в программах 1С:Предприятие 8.3 (таких как «Комплексная автоматизация 2», «Зарплата и управление персоналом 3.1» или «ERP») бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при расчете заработной платы НДФЛ разбивается на несколько строк. Особенно неприятно, когда одна из строк относится к подразделению, в котором сотрудник уже не работает, или по которому он был уволен. Часто в таких строках возникают небольшие отрицательные суммы, которые «тянутся» из месяца в месяц, вынуждая расчетчика править документы вручную.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая ситуация, как работает механизм учета НДФЛ и какими инструментами можно навсегда исправить эти ошибки.
Для начала проанализируем, как 1С идентифицирует налогоплательщика. В системе разделены понятия Сотрудник (карточка для кадрового учета и связи с трудовым договором) и ФизическоеЛицо (субъект налогового учета). Налоговый кодекс РФ требует ведения учета НДФЛ в целом по человеку за календарный год.
Рассмотрим ситуацию: сотрудница уволилась из одного подразделения и позже была принята в другое. Даже если для нее создали новую карточку в справочнике Сотрудники, она остается тем же самым объектом в справочнике ФизическиеЛица. Система видит всю историю ее доходов и исчисленного налога с начала года. Если в предыдущем периоде (до увольнения или перевода) возникла хотя бы копеечная разница между исчисленным и удержанным налогом, программа будет пытаться «закрыть» этот хвост при первой же возможности — то есть при очередном начислении зарплаты по новому месту работы.
Выясним причину, по которой налог делится именно по подразделениям. На самом деле, НДФЛ привязан не к самому названию отдела, а к объекту РегистрацияВНалоговомОргане. Этот объект содержит КПП и ОКТМО.
В крупных организациях подразделения могут иметь разные регистрации в налоговых органах (обособленные подразделения). Если сотрудник перемещается между такими подразделениями, 1С обязана разделять учет, так как отчетность по форме 6-НДФЛ должна сдаваться в разные инспекции. Проблема возникает тогда, когда в регистрах накопления зависает сальдо по старой регистрации. Например:
Как отмечают пользователи, с 1 января 2023 года подобные ошибки стали возникать реже или исчезли вовсе. Это связано с переходом на Единый налоговый счет (ЕНС). Рассмотрим основные отличия:
Благодаря этому изменению, алгоритмы распределения налога стали более гибкими. Теперь система ориентируется на дату выплаты и актуальную регистрацию в ИФНС на этот момент. Однако «старые хвосты» за предыдущие периоды все еще могут влиять на текущие расчеты, если они не были корректно закрыты.
Чтобы понять, откуда берется лишняя строка, нам необходимо заглянуть «под капот» программы. Основным источником данных для НДФЛ является регистр накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.
Разберем по шагам, как провести диагностику:
Проанализируем ситуацию: если в отчете вы видите документ увольнения, который начислил доход, но не полностью удержал налог, это и есть причина проблемы.
Вместо того чтобы ежемесячно удалять строки в документе НачислениеЗарплатыИВзносов вручную, воспользуемся стандартными механизмами исправления.
Этот документ предназначен для автоматического выравнивания учета. Его рекомендуется создавать в конце налогового периода или при обнаружении расхождений. При заполнении документа 1С проанализирует все регистрации физлица и создаст корректирующие записи, которые «схлопнут» остатки по старым ИФНС и перенесут их на текущую актуальную регистрацию.
Проверим карточку подразделения. Перейдем по ссылке «Изменить историю регистраций». Часто ошибка кроется в датах. Если дата изменения регистрации в налоговом органе установлена неверно (например, позже фактического перевода сотрудника), 1С будет считать, что доход все еще относится к старой инспекции. Убедитесь, что периоды действия регистраций не пересекаются и соответствуют кадровым приказам.
Если автоматические инструменты не помогают, мы можем внести исправления вручную в регистры. Рассмотрим, как это сделать:
ОперацияУчетаНДФЛ.Этот способ позволяет «обнулить» сальдо в регистре РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ. После этого при расчете следующей зарплаты лишние строки исчезнут.
Появление лишних строк по НДФЛ — это не ошибка программы, а следствие работы заложенного в нее механизма контроля целостности налогового учета. Программа стремится к тому, чтобы налог был исчислен и уплачен именно по тем реквизитам, к которым относится доход физического лица. Регулярная проверка отчетов по НДФЛ и своевременное закрытие остатков по старым регистрациям ИФНС позволит вам избежать ручных правок и гарантирует корректность формирования регламентированной отчетности 6-НДФЛ.