В практике кадрового учета часто встречается ситуация, когда сотрудник увольняется из одного подразделения и через несколько дней принимается в другое. При этом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) может возникнуть странное поведение: при расчете зарплаты за текущий месяц НДФЛ «размазывается» между старым и новым местом работы, даже если в старом подразделении доходов в этом месяце уже нет. Особенно ярко это проявляется при наличии стандартных налоговых вычетов на детей.
Рассмотрим подробнее, почему так происходит, разберем внутренние механизмы программы и выясним, нужно ли вносить ручные корректировки.
Для начала проанализируем базовый принцип работы 1С:ЗУП. В отличие от кадрового учета, который ведется в разрезе Сотрудников, расчет НДФЛ всегда производится в целом по Физическому лицу. Это продиктовано требованиями Налогового кодекса РФ, согласно которому налоговая база определяется нарастающим итогом с начала года по всем доходам налогоплательщика у данного работодателя.
Когда мы увольняем сотрудника (одна карточка в справочнике Сотрудники) и принимаем его снова (другая карточка), для программы это остается одно и то же Физическое лицо. Следовательно:
Если в апреле у сотрудника есть доход только во втором подразделении, но при этом применяются вычеты, программа может обнаружить, что по первому подразделению за прошлые периоды налог был исчислен без учета текущих корректировок или перераспределения базы. В результате появляются строки с «минусовым» или «плюсовым» налогом по старой аналитике, чтобы итоговая сумма по физлицу за год была верной.
Выясним причину, по которой налог может возникать в подразделении, где нет дохода. В 1С реализован алгоритм пропорционального распределения вычетов. Если в одном налоговом периоде (месяце) у физлица есть доходы, относящиеся к разным регистрациям в налоговом органе, программа распределяет сумму вычета пропорционально доходу.
Однако в нашей ситуации доход в апреле есть только в Подразделении 2. Почему же налог «крутится» по Подразделению 1? Проанализируем ситуацию: скорее всего, в марте или феврале (когда были обороты по обоим местам работы) вычеты были распределены не полностью или возникла излишняя удержанная сумма. В апреле программа делает «дотирку» хвостов. Если вычет в Подразделении 2 превышает доход или расчет требует корректировки базы прошлого периода, 1С формирует записи по Подразделению 1, как по «точке возникновения» исходного дохода.
Рассмотрим важный технический нюанс. В программе Место получения дохода жестко привязано к регистрации в ИФНС. Посмотрим на два варианта развития событий:
Начисление зарплаты.Чтобы проверить это, перейдем в справочник Подразделения и убедимся, установлена ли галочка «Это обособленное подразделение» или выбрана ли индивидуальная регистрация в налоговом органе. Если регистрации идентичны, ручные правки в движениях регистров могут только навредить.
Проанализируем ситуацию с помощью отчетов. Если в Анализе НДФЛ вы видите странные суммы, выполните следующие шаги:
Месту получения дохода и Регистрации в налоговом органе.Посмотрим на пример: если при увольнении в феврале сотруднику выплатили компенсацию отпуска, но забыли применить вычет за февраль, то в апреле (когда сотрудник уже в другом отделе) программа «вспомнит» про этот вычет. Она применит его к общей базе, но часть налога сторнирует именно по той аналитике, где он был излишне исчислен ранее (т.е. по первому подразделению).
Рассмотрим, как правильно поправить «Место получения дохода», если это действительно необходимо.
Начисление зарплаты (что часто ведет к «бардаку» в следующем месяце), воспользуемся специальным инструментом. Документ Пересчет НДФЛ (раздел Налоги и взносы) предназначен именно для выравнивания учета по физлицу. Он проанализирует все доходы и вычеты и создаст корректирующие записи, которые закроют «пересортицу» между подразделениями.Физическое лицо, в системе 1С иногда помогает переподача заявления. Можно попробовать прекратить старое право на вычеты датой увольнения и создать новое заявление с даты нового приема. Это заставит программу более жестко разделять периоды применения льготы.Операция учета НДФЛ. В нем на закладке «Доходы» и «Исчислено по ставке 13%» нужно зеркально отразить суммы: одну с минусом по старому подразделению, другую с плюсом по новому. Важно: суммы дохода и налога должны полностью соответствовать друг другу, чтобы не нарушить общую базу по физлицу.Подведем итог. Если итоговая сумма налога по сотруднику за месяц и за год верна, а оба подразделения сдают отчетность в одну налоговую инспекцию — исправлять ничего не нужно. Программа действует согласно алгоритму накопления данных по физическому лицу и самостоятельно выравнивает налог с учетом предоставленных вычетов. Попытки «красиво» разнести суммы по подразделениям вручную в 90% случаев приводят к тому, что в следующем месяце 1С снова попытается вернуть расчет к своему «правильному» (с ее точки зрения) виду, создавая новые корректировки.
Для успокоения бухгалтерии достаточно сформировать Регистр налогового учета по НДФЛ и убедиться, что в разрезе налогового агента (организации) все суммы распределены корректно и соответствуют облагаемой базе.