← На главную

При ежедневном закрытии кассовой смены и передаче наличной выручки из операционной кассы торговой точки в главную кассу предприятия пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда остаток в кассе ККМ становится отрицательным. Разберем механизм учета движений денежных средств в конфигурации «1С:Управление торговлей 11» (начиная с редакции 11.3 и выше), выясним причину появления минуса и рассмотрим правильные варианты оформления документов.

Причина возникновения отрицательного остатка

Проанализируем цепочку документов, которая приводит к ошибке:

1. Кассир выполняет закрытие смены, формируется документ Отчет о розничных продажах.
2. Создается документ Выемка денежных средств из кассы ККМ (вручную или автоматически при закрытии смены). Данный документ производит расходное движение по кассе ККМ и переводит указанную сумму в статус «Денежные средства в пути».
3. Затем бухгалтер или кассир создает документ Приходный кассовый ордер (ПКО) вручную с видом операции «Поступление из кассы ККМ».

В типовой логике 1С документ Приходный кассовый ордер с операцией «Поступление из кассы ККМ» предназначен для прямого перевода денег: он одновременно формирует приход в кассу организации и расход из кассы ККМ. Таким образом, происходит повторное списание одной и той же суммы: первое списание выполнил документ выемки, а второе — документ ПКО. В результате в регистре остатков кассы ККМ образуется отрицательное значение.

Для корректного отражения перемещения денежных средств в конфигурации предусмотрены две различные схемы: двухэтапная (с инкассацией) и одноэтапная (прямая).

Способ 1. Двухэтапная схема (с использованием выемки и рабочего места казначейства)

Рассмотрим порядок действий, если на торговой точке физически выполняется выемка наличных денег или в настройках кассы включена автоматическая инкассация при закрытии смены:

1. При закрытии смены оформляется документ Выемка денежных средств из кассы ККМ. Наличные списываются с кассы ККМ и регистрируются как денежные средства в пути.
2. Ответственный сотрудник переходит в раздел Казначейство → Приходные кассовые ордера.
3. Открываем вкладку «К поступлению». В списке распоряжений находим строку с оформленной выемкой.
4. Выделяем распоряжение и нажимаем кнопку «Оформить поступление».
5. Программа автоматически сформирует документ Приходный кассовый ордер, привязанный к конкретной выемке-распоряжению. Данный документ оприходует средства в кассу предприятия и спишет их со статуса «в пути», не затрагивая повторно остаток кассы ККМ.

Способ 2. Одноэтапная схема (прямое оформление ПКО без выемки)

Если на предприятии не используется механизм инкассации и промежуточный учет средств в пути, упростим документооборот:

1. В настройках рабочего места кассира или в карточке кассы ККМ отключаем признак «Автоматическая инкассация при закрытии смены».
2. Документ Выемка денежных средств из кассы ККМ создавать не нужно.
3. Для оприходования выручки в кассу предприятия оформляем документ Приходный кассовый ордер с видом операции «Поступление из кассы ККМ». Он самостоятельно перенесет сумму из операционной кассы в кассу организации в один шаг.

Особенности настройки справочников и контроль остатков

Разберем важные системные настройки, влияющие на оформление перемещений наличных средств:

1. Настройка связанных касс: если при создании документов перемещения недоступен выбор нужной кассы, откроем карточку кассы предприятия в справочнике Кассы и проверим список разрешенных касс-отправителей и получателей.
2. Контроль зависших сумм: для проверки корректности закрытия цепочки перемещений сформируем отчет «Ведомость по денежным средствам» с группировкой по разделу «Денежные средства в пути». Если все выемки приняты кассовыми ордерами по распоряжениям, остаток в пути должен быть равен нулю.