← На главную

При начале рабочей смены кассира и попытке сделать размен или утреннее внесение наличных в кассу ККМ через Рабочее место кассира (РМК) пользователи могут столкнуться с ситуацией, когда программа показывает отрицательную сумму, доступную для внесения (например, -37 000 руб.), и блокирует проведение операции. Разберем по шагам, как устроен механизм перемещения наличных средств между кассой предприятия и кассой ККМ, почему возникает отрицательный остаток и как восстановить корректную работу без изменения данных закрытых периодов.

Логика движения денежных средств между кассой предприятия и кассой ККМ

Для понимания причин ошибки проанализируем типовую цепочку оформления операций с наличными деньгами в конфигурации 1С:Управление торговлей 11:

1. Выдача из кассы предприятия: Ответственный сотрудник оформляет документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача в кассу ККМ. Данный документ делает расход по кассе организации и формирует приход в регистр накопления Денежные средства в пути.
2. Внесение в кассу ККМ: В интерфейсе РМК кассир нажимает кнопку Внесение. Программа автоматически формирует документ Внесение денежных средств в кассу ККМ и печатает фискальный чек внесения. Документ списывает сумму из регистра Денежные средства в пути и зачисляет ее в регистр Денежные средства в кассах ККМ.
3. Закрытие смены и выемка: При закрытии смены (снятии Z-отчета) создается документ Выемка денежных средств из кассы ККМ (автоматически или вручную), уменьшающий остаток в кассе ККМ и формирующий приход в Денежные средства к поступлению.
4. Оприходование в кассу предприятия: На основании выемки создается документ Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ.

Значение Доступно для внесения в окне РМК рассчитывается исключительно по остаткам регистра накопления Денежные средства в пути с отбором по конкретной организации, кассе предприятия и кассе ККМ.

Причины возникновения отрицательного остатка к внесению

Отрицательное значение означает, что сумма фактически зарегистрированных документов Внесение денежных средств в кассу ККМ превысила сумму проведенных документов Расходный кассовый ордер. Рассмотрим основные причины возникновения такого расхождения:

1. Удаление или распроведение РКО задним числом: Если в прошлых сменах документ внесения был проведен на кассе ККМ, а соответствующий РКО позже отменили, изменили или распровели в кассе предприятия, в регистре Денежные средства в пути образуется отрицательный остаток.
2. Дублирование документов внесения: При технических сбоях или повторных нажатиях в РМК было создано несколько документов внесения на один документ РКО.
3. Несоответствие аналитики: В документе Расходный кассовый ордер выбрана одна касса предприятия, а в настройках рабочего места кассира (РМК) или кассы ККМ привязана другая касса организации. В результате программа не видит ожидающих перемещений.

Шаг 1. Анализ движений и локализация ошибки через отчеты

Прежде чем вносить исправления, определим точные документы и аналитику, по которым возник минус. Для этого воспользуемся типовыми отчетами:

1. Откроем отчет Денежные средства в кассах ККМ в разделе Казначейство / Отчеты по казначейству. Проверим фактическое совпадение остатков на начало и конец смен по кассе ККМ.
2. Перейдем в раздел НСИ и администрирование / Печатные формы, отчеты и обработки / Универсальный отчет.
3. Настроим отчет следующим образом:
   1. Тип объекта: Регистр накопления.
   2. Имя объекта: Денежные средства в пути.
   3. Таблица: Остатки и обороты.
   4. В настройках структуры отчета добавим группировки: Организация, Касса (касса-отправитель), Касса ККМ (получатель) и Регистратор (детализация по документам).
4. Сформируем отчет и найдем строку, где зафиксирован отрицательный конечный остаток. По полю Регистратор выясним, какие именно документы внесения не перекрыты ордерами РКО.

Шаг 2. Варианты исправления без изменения закрытых периодов

Если изменять документы в закрытых прошлых периодах запрещено, рассмотрим два корректных способа выравнивания остатков текущей датой.

Способ 1. Корректировка регистров текущей датой (рекомендуемый способ)

Для прямого устранения расхождения в регистрах накопления выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг / Корректировки регистров (или через Функции для технического специалиста / Документы / Корректировка регистров).
2. Создадим новый документ Корректировка регистров текущей датой.
3. Нажмем кнопку Настройка состава регистров и установим флаг напротив регистра накопления Денежные средства в пути.
4. На появившейся вкладке добавим новую строку:
   1. Вид движения: Приход.
   2. Заполним реквизиты: Организация, Касса, Касса ККМ в точном соответствии с настройками рабочего места кассира.
   3. Сумма: укажем сумму отрицательного остатка плюс требуемую сумму текущего утреннего размена.
5. Проведем документ. После этого в РМК сразу станет доступна положительная сумма для совершения операции Внесение.

Способ 2. Оформление корректирующей цепочки кассовых документов

Если доступ к документу Корректировка регистров ограничен правами пользователя, выровняем остатки с помощью штатных документов движения наличных:

1. Оформим текущей датой документ Расходный кассовый ордер с операцией Выдача в кассу ККМ на сумму отрицательного остатка (для закрытия минуса) плюс сумму необходимого размена на текущий день.
2. Если в кассе предприятия физически нет денег для перекрытия старого разрыва, восстановим бухгалтерский и кассовый баланс кассы предприятия встречным документом Приходный кассовый ордер с операцией Прочее поступление (например, оприходование излишков или возврат от подотчетного лица).
3. После проведения РКО откроем РМК и выполним стандартную операцию внесения наличных на требуемую сумму.

Проверка настроек и предотвращение повторения ошибки

Для исключения подобных ситуаций в будущем проконтролируем следующие параметры системы:

1. Проверим соответствие кассы предприятия в карточке Касса ККМ (раздел НСИ и администрирование / Кассы ККМ), чтобы исключить путаницу между разными кассами при автоматическом подборе.
2. Запретим кассирам и бухгалтерам редактировать и распроводить документы Расходный кассовый ордер и Приходный кассовый ордер после того, как смена в РМК была закрыта и чеки пробиты на фискальном регистраторе.
3. Установим дату запрета изменения данных в разделе НСИ и администрирование / Настройка пользователей и прав / Даты запрета изменения.