Вопрос экономии ресурсов при формировании отчетности всегда остается актуальным для крупных организаций. В версиях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1.14 и выше разработчики внедрили специализированные инструменты для оптимизации выдачи расчетных листков. Проанализируем, как работают эти механизмы, и разберем способы перехода на безбумажные технологии.
Рассмотрим подробнее функционал, который вызвал активное обсуждение. В параметрах печати расчетных листков существует важная опция: «Выводить каждый расчетный листок на отдельной странице». Разберем принцип ее работы:
РазделительСтраниц. Это приводит к тому, что принтер всегда начинает печать нового сотрудника с чистого листа А4, даже если данные предыдущего заняли всего несколько строк.Выясним причину, по которой иногда «экономия» кажется неэффективной. Важно понимать, что даже при снятой галочке 1С:ЗУП сохраняет разделитель страниц между разными сотрудниками при массовой печати. Это сделано из соображений конфиденциальности: чтобы расчетчик мог просто разрезать пачку листов, не опасаясь, что данные одного человека окажутся на обороте или нижней части листа другого.
Проанализируем ситуацию, когда бумажная печать полностью заменяется электронной рассылкой. Это наиболее эффективный способ экономии. Согласно статье 136 ТК РФ, работодатель обязан извещать работника, и Минтруд подтверждает законность рассылки по e-mail.
Разберем по шагам, как настроить этот процесс в 1С:
Шаг 1. Настройка системной учетной записи. Для начала работы нам необходимо настроить почтовый профиль в разделе Администрирование — Органайзер. Здесь указываются параметры SMTP-сервера вашей организации.
Шаг 2. Сбор и ввод контактных данных. В карточках сотрудников (раздел Кадры) необходимо заполнить поле E-mail. Без этого массовая рассылка будет невозможна.
Шаг 3. Защита информации. Посмотрим на важный нюанс: персональные данные в расчетном листке должны быть защищены. В настройках рассылки отчетов в 1С предусмотрена возможность архивирования файла с паролем. В качестве пароля рекомендуется использовать ИНН или последние цифры паспорта сотрудника.
Пример настройки формата имени файла и пароля в программном коде макета (условно):
// Пример логики формирования пароля для архива
ПарольДляЛистка = Объект.Сотрудник.ФизическоеЛицо.ИНН;
Если ПустаяСтрока(ПарольДляЛистка) Тогда
ПарольДляЛистка = Сред(Объект.Сотрудник.ФизическоеЛицо.ДокументУдостоверяющийЛичность, 1, 4);
КонецЕсли;
Рассмотрим ситуацию, когда стандартной почты недостаточно для соблюдения всех юридических формальностей. Современным решением является сервис 1С:Кабинет сотрудника. Его преимущества перед обычной печатью или рассылкой очевидны:
Если в вашей организации принято решение остаться на бумажных носителях, но вы хотите печатать, например, по 2-4 листка на одном листе А4, проанализируем возможности редактирования макета. Часто возникает проблема «разрезания» таблицы, когда шапка остается на одной странице, а цифры — на другой.
Для решения этой проблемы выполним следующие действия:
Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.РасчетныйЛисток.Посмотрим на пример использования компактного макета для печати на узкой ленте (типа чековой). Для этого в коде формирования табличного документа можно программно ограничить ширину колонок:
ТабличныйДокумент.АвтоМасштаб = Истина;
ТабличныйДокумент.ОриентацияСтраницы = ОриентацияСтраницы.Портрет;
// Установка фиксированной ширины для узкой печати
ТабличныйДокумент.Область(1, 1).ШиринаКолонки = 10;
Таким образом, выбор между «умной» печатью и полным переходом в «цифру» зависит от технической готовности компании и локальных актов предприятия. Мы рекомендуем сочетать настройку Экономить бумагу для архивных копий и сервис 1С:Кабинет сотрудника для взаимодействия с персоналом.