Ситуация, когда на базе одной установленной конфигурации 1С:ERP Управление предприятием планируется вести учет нескольких юридических лиц, является стандартной для холдингов, но вызывает множество вопросов при работе независимых компаний. Разберем детально, как организовать такую работу, не нарушая закон и лицензионное соглашение с правообладателем.
С технической стороны платформа 1С:Предприятие 8 не ограничивает количество информационных баз или количество юридических лиц, учет которых ведется в одной базе. Если у компании "ВАСЯ" приобретена основная поставка 1С:ERP, серверная лицензия и достаточное количество клиентских лицензий, создание отдельной информационной базы для компании "ПЕТЯ" не вызовет программных ошибок.
Проанализируем распределение лицензий. Лицензии в 1С (клиентские) не привязываются к конкретному юридическому лицу — они дают право на запуск сеанса работы с программным продуктом. Однако юридическое право на использование этих лицензий имеет только тот владелец, на которого оформлена анкета (в данном случае ООО "ВАСЯ").
Рассмотрим позицию правообладателя. Фирма «1С» разрешает использование одного программного продукта несколькими юридическими лицами при соблюдении ключевого условия: работа должна осуществляться в рамках одной локальной сети. Если ООО "ПЕТЯ" и ООО "ВАСЯ" находятся в одном офисе и используют одну LAN, фирма «1С» обычно не усматривает нарушений своих прав.
Однако, как только возникает подключение через WEB-клиент извне или через интернет-соединение, ситуация меняется. Выясним основные риски, которые могут возникнуть:
Проанализируем ситуацию и выберем оптимальный путь легализации совместного использования программы.
Это самый простой и распространенный способ. ООО "ВАСЯ" заключает с ООО "ПЕТЯ" договор на бухгалтерское обслуживание или оказание консультационных услуг. В рамках этого договора бухгалтеры "ВАСИ" используют свою программу для ведения учета клиента. В этом случае "ПЕТЯ" не «использует программу», а «получает результат услуги». Важно, чтобы доступ в базу имели именно сотрудники "ВАСИ". Если же менеджеры "ПЕТИ" сами заходят в базу и выписывают первичку, этот вариант становится юридически уязвимым.
Посмотрим на лицензионное соглашение: оно разрешает доступ к ПО сотрудникам владельца лицензии. Если сотрудники ООО "ПЕТЯ" будут оформлены в ООО "ВАСЯ" по совместительству (даже на 0.1 ставки), они становятся законными пользователями лицензий "ВАСИ". Это снимает вопросы со стороны правообладателя о «сторонних пользователях».
Если компании независимы и удалены друг от друга, необходимо заключить официальный договор аренды ПО. Для этого владельцу (ООО "ВАСЯ") нужно подписать специальное соглашение с фирмой «1С» на право сдачи в прокат. Разберем условия такого договора:
1С:ERP и снимает претензии налоговой.Для крупных холдингов существует продукт 1С:ERP. Корпоративная поставка. Рассмотрим ее преимущества: она дает право использовать программу в 20 аффилированных организациях без покупки дополнительных основных поставок. Однако этот вариант требует, чтобы компании были связаны юридически (материнская и дочерние компании).
Если "ПЕТЯ" является дочерней компанией "ВАСИ", можно приобрести специальную Лицензию для дочерних обществ и филиалов. Она стоит значительно дешевле полноценной ERP, но дает юридическое право "дочке" работать в информационной базе материнской компании на законных основаниях.
Выясним причину, по которой использование WEB-клиента требует особого внимания. С точки зрения лицензирования, удаленный доступ через браузер приравнивается к работе вне локальной сети. Если ООО "ПЕТЯ" подключается удаленно, это прямое указание на то, что компания не является частью инфраструктуры владельца лицензии.
Что касается 1С-Отчетности, стоит помнить: даже если база общая, сервис отчетности привязывается к ИНН конкретной организации. ООО "ПЕТЯ" должно будет приобрести собственный тариф на 1С-Отчетность. Использовать одну лицензию сервиса на два разных ИНН технически невозможно, так как КЭП (электронная подпись) выдается на конкретное должностное лицо конкретной фирмы.
Подведем итог. Если вы планируете предоставить доступ к своей 1С:ERP сторонней организации "ПЕТЯ":
1С:ERP у владельца (ООО "ВАСЯ") обязательно должен быть действующий договор 1С:ИТС и активированный сервис 1С:КП ERP.Таким образом, работа ООО "ПЕТЯ" на сервере ООО "ВАСЯ" возможна, но требует грамотного юридического оформления договора между компаниями для минимизации налоговых и правовых рисков.