← На главную

При подготовке регламентированной отчетности по налогу на доходы физических лиц бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией: в настройках видов расчетов и начислений указаны новые коды доходов НДФЛ (например, 2002 для премий за производственные результаты или 2003 для выплат из прибыли), однако при формировании справки 2-НДФЛ за прошлый отчетный период система продолжает выводить старые коды (например, 2000).

Разберем детально, почему так происходит, как устроена подсистема учета НДФЛ в 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Зарплата и управление персоналом, а также какие существуют безопасные способы обновления данных.

Причина поведения системы

Проанализируем механизм формирования налоговой отчетности. Все регламентированные отчеты по НДФЛ (включая справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ) строятся не по текущим настройкам справочника Начисления, а по фактическим записям в специализированных регистрах накопления. Основным регистром, хранящим сведения о доходах сотрудников, является регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ.

В момент проведения расчетного документа (например, Начисление зарплаты и взносов, Премия или Разовое начисление) программа считывает код дохода из настроек начисления, действующий на момент создания документа, и жестко записывает его в движения регистра. Если позже изменить код в самом начислении, эти изменения затронут исключительно будущие документы. Исторические движения в закрытых периодах автоматически не обновляются.

Способ 1. Пакетное перепроведение межрасчетных документов премий

Если в программе не закрыт период и требуется отразить новые коды доходов за прошедшие месяцы, можно перепровести соответствующие документы. Рассмотрим порядок действий, позволяющий избежать сбоев в суммах начислений и налогов:

1. Выясним, какими именно документами производилось начисление выплат с измененным кодом дохода (как правило, это документы Премия или Разовое начисление).
2. Откроем журнал соответствующих документов и выделим нужные позиции за отчетный период.
3. Выполним команду «Провести» непосредственно из контекстного меню списка документов.

Важно: Не следует заходить внутрь документов и нажимать кнопки пересчета или перезаполнения данных, если расчет сумм налога и страховых взносов уже был выверен. Достаточно простого перепроведения для обновления движений по регистрам.

Способ 2. Корректировка движений через документ «Операция учета НДФЛ»

Если в информационной базе установлена дата запрета изменения данных и перепроведение документов прошлых периодов категорически запрещено политикой учета, разберем альтернативный вариант без снятия блокировки периода:

1. Перейдем в раздел зарплатного блока и откроем журнал Операции учета НДФЛ.
2. Создадим новый документ Операция учета НДФЛ на дату внесения корректировок.
3. Перейдем на вкладку «Доходы».
4. Добавим две строки для сотрудника на дату фактического получения дохода:
   1. Первая строка — со знаком «минус» на сумму выплаты по старому коду дохода (например, 2000).
   2. Вторая строка — со знаком «плюс» на ту же сумму, но с указанием нового кода дохода (например, 2002 или 2003).
5. Проведем документ и проверим результат формирования справки 2-НДФЛ.

Способ 3. Исправление документов в текущем периоде

Посмотрим на штатный механизм исправления документов. Если регламент предприятия требует строгого документального следа всех изменений, используем встроенную функцию исправлений:

1. Откроем исходный документ начисления премии в прошлом периоде.
2. В левом нижнем углу формы нажмем гиперссылку «Исправить».
3. Система создаст новый документ-исправление в текущем расчетном месяце, сторнируя старые движения и формируя новые записи с актуальными аналитиками.

Риски и ограничения при смене кодов доходов

Проанализируем возможные риски, на которые необходимо обратить внимание перед массовым перепроведением документов:

1. Дата фактического получения дохода: Для кода 2000 (оплата труда) датой получения дохода законодательно признается последний день месяца начисления. Для кодов 2002 и 2003 дата дохода определяется днем фактической выплаты денег. Изменение кода может изменить дату получения дохода в учете, что приведет к расхождениям между справками 2-НДФЛ и ранее сданными расчетами 6-НДФЛ.
2. Случайный перерасчет вычетов и налога: При открытии старых документов начисления зарплаты существует риск случайного пересчета налоговой базы или стандартных вычетов, что повлечет появление излишне удержанного или неудержанного НДФЛ в текущем периоде.

Таким образом, если контролирующие органы допускают сдачу отчетности за переходный период со старыми кодами доходов, массовое перепроведение не требуется. Если же корректировка необходима, наиболее безопасным путем является выборочное перепроведение межрасчетных документов премий или точечная корректировка регистров через Операция учета НДФЛ.