Часто бухгалтеры и специалисты по расчету заработной платы сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники, регулярно выезжающие в командировки, получают неоправданно низкие отпускные. Проблема заключается в том, что по закону время нахождения в командировке и начисленные за этот период суммы исключаются из расчета среднего заработка для отпуска. Если сотрудник находился в разъездах большую часть года, база для расчета отпускных становится минимальной, что приводит к выплатам в размере «пары тысяч рублей» при высоком окладе.
В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как работает механизм расчета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 и как технически реализовать доплату, чтобы соблюсти интересы сотрудника и не нарушить законодательство.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения закона. Согласно Постановлению Правительства РФ №922, при расчете среднего заработка для отпуска из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством (а именно это происходит при командировках).
Рассмотрим пример. Допустим, сотрудник имеет оклад 50 000 рублей. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник был в командировке 20 дней и отработал в офисе всего 2 дня. За 2 дня ему начислят часть оклада, а за 20 дней — оплату по среднему заработку. При расчете будущего отпуска 1С возьмет в базу только оплату за эти 2 дня и разделит их на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время (за вычетом дней командировки). Казалось бы, пропорция должна сохраняться, но на практике возникают перекосы, особенно если:
Важно понимать: программа 1С действует строго в рамках закона. Включать суммы командировок или дни командировок в расчет среднего заработка для отпуска напрямую нельзя — это будет нарушением методологии учета.
Если руководство компании считает текущий расчет несправедливым, оно имеет право установить локальным нормативным актом дополнительные выплаты. Рассмотрим, как это реализовать в программе.
Наиболее корректный способ — создать новое начисление, которое будет рассчитывать разницу между «нормальным» заработком (из расчета оклада) и тем, что начислила программа по закону. Разберем по шагам, как это настроить в 1С:ЗУП 8.3.
Перейдем в меню «Настройка» — «Начисления» и создадим новое начисление, например, «Доплата за время отпуска до фактического оклада».
На вкладке «Основное» укажем следующие параметры:
Посмотрим на логику формулы. Нам нужно сравнить сумму отпускных, рассчитанную по закону, с гипотетической суммой, которую сотрудник получил бы, если бы командировок не было. Проанализируем примерную структуру формулы:
Макс(0, (ОкладСотрудника / 29.3 * КоличествоДнейОтпуска) - РасчетнаяСуммаОтпускаПоЗакону)
Однако в 1С переменная ОкладСотрудника доступна не всегда в контексте документа «Отпуск», поэтому часто создают специальный показатель ЖелаемыйСреднийЗаработок, который вводится вручную или рассчитывается на основании тарифной ставки.
Если вы хотите, чтобы система автоматически доплачивала до оклада, можно использовать такую конструкцию:
?(ОплатаПоСреднему < (ТарифнаяСтавка / 29.3 * КалендарныеДниОтпуска), (ТарифнаяСтавка / 29.3 * КалендарныеДниОтпуска) - ОплатаПоСреднему, 0)
Здесь ТарифнаяСтавка — это текущий оклад сотрудника, а 29.3 — среднемесячное число календарных дней.
Для того чтобы доплата начислялась именно в период отпуска, на вкладке «Учет времени» укажите вид времени «Дополнительный отпуск» или создайте свой вид времени, чтобы он не конфликтовал с основным. Однако проще всего настроить начисление как «Доплату», которая выполняется одновременно с основным начислением отпуска.
Важно: На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» обязательно укажите, что данная выплата облагается НДФЛ и страховыми взносами. В поле «Налог на прибыль» выберите «учитывается в расходах на оплату труда по ст. 255 НК РФ», но только если эта доплата закреплена в вашем Коллективном договоре.
Если настройка сложных формул кажется трудоемкой, проанализируем другой вариант — выплату разовой премии. Это юридически проще. Когда бухгалтер видит, что у сотрудника выходят критически низкие отпускные, он может инициировать приказ на выплату «Единовременного поощрения к ежегодному отпуску».
1С.Рассмотрим важные моменты, которые часто упускают из виду:
Подводя итог, можно сказать, что проблема «маленьких отпускных» из-за командировок в 1С:ЗУП 8.3 решается не изменением типового механизма (который работает верно по закону), а введением дополнительных компенсационных выплат. Мы рекомендуем использовать механизм «Доплаты», настроенный по формуле, или разовые премии, закрепленные в локальных актах предприятия.