В практике ведения учета в 1С:Управление торговлей 11.4 часто возникают ситуации, когда торговая деятельность ведется от лица нескольких организаций (например, официальное юридическое лицо и управленческая структура). Типичный сценарий: отгрузка товара была произведена от одной организации, а оплата от клиента поступила на другую. В результате в системе «висит» дебиторская задолженность (клиент должен нам, что удобно оперативно отслеживать, настроив вывод долга контрагентов и партнеров в формы списка) по одной фирме и кредиторская задолженность (мы должны клиенту) по другой. Давайте подробно разберем, как корректно схлопнуть эти долги и привести взаиморасчеты в порядок.
Самым правильным и методически верным способом решения данной задачи является использование специализированного документа Взаимозачет задолженности (для ускорения работы в крупных базах полезно автоматическое групповое создание документов взаимозачета). Рассмотрим пошагово, как настроить этот документ для нашей ситуации.
Во-первых, перейдем в раздел Казначейство — Взаимозачеты задолженности и создадим новый документ. Основной секрет кроется в правильном выборе типа операции. Нам необходимо выбрать вариант «Взаимозачет между двумя организациями и одним контрагентом». Именно этот режим позволяет системе понять, что мы переносим долг внутри одного контрагента, но между разными нашими внутренними фирмами.
Проанализируем порядок заполнения закладок документа:
Контрагента.Рассмотрим подробнее важный нюанс: Объект расчетов. Если в вашей базе ведется детальный учет по заказам или накладным (для анализа таких данных удобно использовать отчет по оплате и отгрузке по заказам клиентов), крайне важно указать конкретные документы-основания. Для организации-дебитора это будет Реализация товаров и услуг, а для организации-кредитора — Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных денежных средств. Если оставить эти поля пустыми, система может распределить суммы некорректно, что приведет к ошибкам в отчете «Ведомость расчетов с клиентами».
Если ситуации, когда товар уходит с одной фирмы, а деньги приходят на другую, случаются регулярно, нам стоит рассмотреть настройку механизма Intercompany. Это позволит автоматизировать процесс и избежать ручного создания взаимозачетов.
Суть механизма заключается в том, что система «видит» продажу чужого товара. Разберем алгоритм работы:
Передача товаров между организациями.Этот способ более трудоемок в настройке, но он «легализует» движение товаров и денег внутри холдинга. В нашей ситуации, когда оплата уже прошла по управленческой организации, оформление передачи товара закроет потребность в ручном выравнивании долгов, так как возникнет цепочка обязательств между самими организациями, а долг клиента перед внешней средой обнулится.
Иногда возникают случаи, когда официальный учет (бухгалтерский) не должен пересекаться с управленческим, и оформление прямого взаимозачета между «белой» и «черной» фирмами нежелательно. В таком случае проанализируем вариант со списанием.
Для этого используется документ Списание задолженности (раздел Казначейство). Нам потребуется создать два документа:
Важно: Этот метод менее точен, так как он разрывает прямую связь между отгрузкой и оплатой в отчетах по прибыли, однако он прост в исполнении и часто используется, когда нужно быстро «почистить» базу от старых хвостов.
После проведения любого из вышеперечисленных документов, нам необходимо убедиться, что сальдо по клиенту обнулилось. Для этого используем отчет Ведомость расчетов с клиентами (или расширенную ведомость по долгам клиентов с анализом просроченной задолженности). При формировании отчета обязательно сделайте следующие настройки:
Если вы увидите в отчете строки с одинаковыми суммами в плюсе и минусе, значит, вы не указали Объект расчетов в документе взаимозачета. В этом случае нужно вернуться в документ Взаимозачет задолженности и уточнить аналитику, выбрав конкретные накладные и платежи.
Выясним причину возможных сложностей с валютой: если отгрузка была в рублях, а оплата в валюте (или наоборот), система потребует указать курс пересчета в документе взаимозачета. Посмотрите на закладку «Дополнительно» — там настраивается кросс-курс, который позволит корректно сопоставить суммы в разных валютах.
Таким образом, мы рассмотрели все основные инструменты 1С:УТ 11.4 для решения проблемы перекрестных долгов. Наиболее рекомендуемым остается использование Взаимозачета задолженности с типом операции «между двумя организациями», так как он сохраняет прозрачность учета и правильно закрывает регистры накопления Расчеты с клиентами.