При ведении учета в 1С:Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11) у многих пользователей возникает ситуация, когда один и тот же контрагент является одновременно и поставщиком услуг, и сборщиком оплат от ваших клиентов. Это особенно актуально для интернет-магазинов, использующих агентов для доставки товаров и приема платежей. Рассмотрим подробнее, как провести зачет взаимных задолженностей в такой ситуации, когда агент осуществляет прием денежных средств от розничных покупателей (например, через свои платежные сервисы или кассу), а затем перечисляет их вам за вычетом стоимости своих услуг.
Исходная проблема заключается в том, что в системе могут накапливаться:
Приобретение услуг и прочих активов.Эквайринговые операции или Деньги в пути, и не всегда напрямую формируют дебиторскую задолженность контрагента, доступную для стандартного взаимозачета.В итоге, в Ведомости по денежным средствам могут числиться суммы Деньги в пути, а в Ведомости по расчетам с поставщиками – задолженность перед агентом. Наша задача – свести эти суммы, выполнив зачет взаимных обязательств.
Классический документ Взаимозачет задолженности в УТ 11 может не всегда подтягивать суммы, учтенные как Деньги в пути по эквайринговым операциям, что затрудняет прямой зачет. Однако, существуют эффективные способы решения этой задачи.
Документ Корректировка задолженности в 1С:Управление торговлей 11 является мощным инструментом для управления взаиморасчетами и позволяет выполнить различные операции по изменению состояния задолженностей, включая произвольный взаимозачет. Мы рассмотрим шаги для его использования.
Создание документа «Корректировка задолженности»:
Перейдите в раздел Казначейство или Финансовый результат и контроллинг. В этих разделах найдите пункт Корректировка задолженности и создайте новый документ.
Выбор вида операции:
В созданном документе критически важно правильно выбрать Вид операции. В зависимости от вашей версии конфигурации и поставленной задачи, это может быть:
Проведение взаимозачета: Этот вид операции предназначен для зачета встречных однородных требований между двумя контрагентами или между нашей организацией и одним контрагентом.Произвольный взаимозачет: Этот вид операции предоставляет максимальную гибкость, позволяя вручную указать объекты расчетов для уменьшения и увеличения задолженности. Именно он нам и нужен в случае, если стандартный взаимозачет не видит нужные суммы по эквайрингу.Для нашей ситуации, когда оплаты по эквайрингу могут числиться как Деньги в пути и не всегда видны как прямая дебиторская задолженность в стандартных формах, скорее всего, потребуется использовать Произвольный взаимозачет.
Заполнение закладок документа:
Документ Корректировка задолженности с видом операции Произвольный взаимозачет обычно имеет две основные закладки, которые мы должны заполнить:
Закладка для уменьшения задолженности: Здесь мы указываем задолженность, которую хотим уменьшить. В нашем случае это наша кредиторская задолженность перед агентом за оказанные им услуги.
На этой закладке:
Контрагента (нашего агента ООО «Доставка»).Документ расчетов – это будет ваш документ Приобретение услуг и прочих активов, которым были оприходованы услуги агента.Объект расчетов – система должна автоматически подтянуть соответствующий объект (например, договор или документ поступления).Закладка для увеличения задолженности (или уменьшения долга нам): Здесь мы указываем задолженность, которую хотим увеличить (по сути, это дебиторская задолженность агента перед нами за полученные от покупателей деньги). Поскольку эквайринговые операции могут не формировать прямой объект дебиторской задолженности в стандартном понимании, нам потребуется более внимательный подход.
На этой закладке:
Контрагента (нашего агента ООО «Доставка»).Документа расчетов здесь может потребоваться выбрать документ Эквайринговая операция или Поступление безналичных денежных средств (если вы используете его для отражения поступлений от агента) или же создать фиктивный документ расчетов (например, Корректировка долга), если прямого документа нет. Однако, чаще всего, если эквайринговая операция формирует "Деньги в пути" на счетах расчетов с контрагентом, она может быть выбрана как объект расчетов.Объект расчетов. В УТ 11 взаиморасчеты ведутся с высокой детализацией. Убедитесь, что вы выбираете правильный объект расчетов, связанный с теми суммами, которые агент собрал от покупателей. Если прямых объектов нет, возможно, придется указать договор с агентом как общий объект расчетов, если это позволяет детализация учета в вашем договоре.Проведение документа:
После тщательного заполнения всех полей и закладок, проведите документ. 1С сформирует необходимые движения по регистрам взаиморасчетов, которые зачтут указанные суммы. В результате проведения документа задолженности должны быть погашены или уменьшены в соответствии с указанными суммами.
Важно: Перед проведением Корректировки задолженности всегда рекомендуется сформировать отчеты по взаиморасчетам с контрагентом (например, Ведомость расчетов с поставщиками, Ведомость по денежным средствам или Отчет по задолженности контрагентов), чтобы точно видеть текущее состояние расчетов и правильно определить суммы для зачета.
Этот способ является более системным и методологически верным для отражения отношений с агентом в 1С:Управление торговлей 11. Он позволяет автоматизировать процесс удержания агентского вознаграждения из выручки, устраняя необходимость в ручных корректировках.
Настройка договора с агентом:
В карточке контрагента, на закладке Договоры, создайте или отредактируйте договор с ООО «Доставка». Ключевой момент: в настройках договора необходимо указать, что контрагент является Комиссионером (Агентом). На вкладке Расчеты или Условия пропишите способ расчета комиссионного вознаграждения (например, процент от суммы продаж) и укажите, что вознаграждение Удерживается из выручки.
Правильная настройка договора гарантирует, что система будет знать о статусе контрагента как агента и сможет корректно обрабатывать его вознаграждение.
Отражение продаж и услуг агента:
Продажи конечным покупателям: Мы оформляем стандартные документы Реализация товаров и услуг в адрес конкретных розничных покупателей интернет-магазина. Это соответствует вашей текущей практике и удобно для отдела продаж.
Поступление оплаты от покупателей через агента: Здесь важный нюанс. Вместо прямых Эквайринговых операций, которые могут быть применены к нашему банку-эквайеру, мы будем учитывать поступления от агента по сути как "прочие поступления безналичных денежных средств" или аналогичные операции, которые затем будут урегулированы через отчет агента. Однако, если вы продолжаете использовать Эквайринговые операции для отражения поступлений от покупателей, важно убедиться, что они корректно формируют дебиторскую задолженность агента по конкретному договору или объекту расчетов, который будет виден при формировании отчета.
Услуги агента и удержание его вознаграждения: Это ключевой этап. Вместо документа Приобретение услуг и прочих активов для услуг агента мы будем использовать документ Отчет комиссионера (агента) о продажах. Этот документ предназначен специально для отражения агентских схем.
Создайте Отчет комиссионера (агента) о продажах:
Продажи указываем список товаров, проданных нашим агентом конечным покупателям. Эти данные берутся из ваших документов Реализация товаров и услуг.Денежные средства отражаем фактически полученные агентом от покупателей суммы.Комиссионное вознаграждение (или Агентское вознаграждение) укажите способ расчета вознаграждения согласно вашему договору (например, процент от суммы продаж или фиксированная сумма). Здесь же необходимо установить флаг или выбрать опцию Вознаграждение удерживается из выручки. Это инструкция для программы о том, что сумма комиссии агента должна быть зачтена из тех денег, которые он собрал от покупателей.Автоматический зачет:
При проведении документа Отчет комиссионера (агента) о продажах с указанием, что вознаграждение удерживается из выручки, система автоматически выполнит следующие операции:
Это избавляет от необходимости использовать Корректировку задолженности для этих операций и делает учет более прозрачным и соответствующим экономическому смыслу агентской схемы.
Для успешного применения любого из вышеописанных способов и для поддержания корректного учета взаиморасчетов, мы рекомендуем учитывать следующие моменты:
Детализация расчетов в договоре:
Обратите внимание на настройку детализации расчетов в вашем договоре с агентом. Расчеты могут вестись:
По договору в целом: В этом случае все операции с контрагентом по данному договору агрегируются, и зачет может быть выполнен по общей сумме задолженности.По заказам: Расчеты детализируются до каждого заказа.По накладным (или По документам расчетов): Расчеты детализируются до каждого документа реализации или поступления.Чем выше детализация, тем точнее нужно указывать Объект расчетов в документах. Если вы используете детализацию По документам расчетов, вам потребуется в Корректировке задолженности точно указывать документы Приобретение услуг и прочих активов и связанные с поступлением средств.
Регулярный анализ взаиморасчетов:
Всегда перед проведением любых корректировок или зачетов сформируйте отчеты:
Ведомость расчетов с поставщиками: Покажет вашу кредиторскую задолженность перед агентом за услуги.Ведомость по денежным средствам: Покажет суммы Деньги в пути, если вы используете этот механизм для отражения поступлений от агента.Отчет по задолженности контрагентов: Поможет увидеть как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность агента в разрезе объектов расчетов.Эти отчеты позволят вам точно определить суммы, объекты расчетов и своевременно выявлять расхождения.
Соответствие с реальными операциями:
Убедитесь, что ваш учет в 1С максимально соответствует предмету вашего договора с агентом и фактическому движению денежных средств. Если агент фактически удерживает комиссию, то использование Отчета комиссионера (агента) о продажах является наиболее прозрачным и правильным подходом.
Настройка правил учета оплат:
Если вы продолжаете оформлять поступления от покупателей как Эквайринговые операции, убедитесь, что эти операции корректно формируют задолженность агента (а не, например, напрямую задолженность конечного покупателя или «подвисшие» деньги). В большинстве случаев, если деньги получает агент, то и дебиторская задолженность должна формироваться на агента до момента их перечисления вам.
Выбор конкретного способа зависит от вашей текущей учетной политики, регулярности подобных операций и желания перейти к более системному отражению агентских схем. Если операции разовые, Корректировка задолженности может быть быстрым решением. Если агентские схемы являются постоянной практикой, настройка функционала Отчета комиссионера (агента) о продажах с автоматическим зачетом вознаграждения значительно упростит учет в долгосрочной перспективе.