На основании каких регистров формируется СЗВ-М (ЕФС-1) в 1С:ЗУП 3.1?

При работе с конфигурацией «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» часто возникает вопрос: откуда программа «берет» данные для заполнения регламентированной отчетности, в частности формы СЗВ-М и ее современного аналога в составе ЕФС-1? Понимание внутренней структуры регистров необходимо не только для исправления ошибок заполнения, но и для корректного внедрения доработок или сложных кадровых схем. В этой статье мы подробно разберем, как устроена логика сбора данных в современных типовых решениях.

Основные регистры — источники данных для отчетности

Проанализируем архитектуру хранения сведений о стаже. В отличие от простых отчетов по зарплате, СЗВ-М строится не на базе начислений, а на базе договорных отношений. Рассмотрим ключевые регистры сведений:

1. Данные о периодах работы для ПФР. Это «фундаментальный» регистр. В него записываются сведения о начале и окончании периодов работы каждого сотрудника. Программа анализирует записи в этом регистре, чтобы определить, является ли лицо застрахованным в отчетном периоде.
2. Параметры периодов стажа ПФР. Данный регистр используется для уточнения условий работы (территориальные условия, особый характер работы), но также критичен для определения статуса сотрудника.
3. Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ). Здесь система фиксирует состояние данных, которые уже были подготовлены к передаче или отправлены, обеспечивая преемственность отчетности.
4. Мероприятия трудовой деятельности. С переходом на электронные трудовые книжки этот регистр стал играть ключевую роль в определении кадровых событий (прием, перевод, увольнение), которые напрямую влияют на состав застрахованных лиц.

Логика заполнения: почему сотрудник попадает в отчет?

Разберем по шагам алгоритм, по которому программа принимает решение о включении физлица в отчет. Важно понимать, что факт выплаты денег (зарплаты) не является определяющим. Основным критерием выступает наличие действующего трудового или гражданско-правового договора.

Проанализируем ситуацию: сотрудник находится в отпуске за свой счет весь месяц. Начислений нет. Попадет ли он в отчет? Да. Программа обратится к регистру Данные о периодах работы для ПФР, увидит, что дата увольнения не заполнена (или позже отчетного месяца), и включит его в список.

Аналогично обстоит дело с договорами ГПХ. Выясним причину, по которой «лишние» люди часто попадают в отчет. Если в документе Договор (работы, услуги) неверно указана дата окончания или договор не закрыт актом (в зависимости от настроек), запись в регистре Данные о договорах ГПХ будет считаться активной, и человек будет «кочевать» из отчета в отчет.

Особенности перевода к другому работодателю

Рассмотрим сложный сценарий, упомянутый в обсуждении: перевод сотрудника из одной организации в другую внутри одного холдинга или при реорганизации. В 1С:ЗУП 3.1 существует жесткое разделение по ИНН/КПП.

Выясним разницу между обычным кадровым переводом и «переводом к другому работодателю»:

• Внутренний перевод: меняется подразделение или должность, но ИНН работодателя остается прежним. В регистрах ПФР период стажа не прерывается.
• Перевод к другому работодателю: юридически это процедура Увольнение из одной организации и Прием в другую. В программе для этого предусмотрен специальный помощник. При этом в регистрах первой организации стаж закрывается, а во второй — начинается новый.

Важный технический момент: если происходит реорганизация в форме присоединения, данные о среднем заработке и остатках отпусков могут передаваться, но для целей персонифицированного учета стаж у одного страхователя должен быть завершен. Программа формирует записи в регистре Мероприятия трудовой деятельности с соответствующими кодами причин увольнения.

Проблема «оверкода» и как с ней работать

Современные типовые конфигурации (ЗУП 3.1) используют крайне сложную логику формирования запросов. Рассмотрим, как это выглядит изнутри. Вместо прямого обращения к одной таблице, программный код (в общих модулях, связанных с персонифицированным учетом) строит массивные временные таблицы, объединяя данные из:

1. Кадровой истории сотрудников.
2. Данных о стаже.
3. Регистров сведений по ГПХ.
4. Регистра накопления Начисления удержания по сотрудникам (для новых форм, таких как «Персонифицированные сведения», где требуется указать сумму дохода).

Из-за такой сложности («оверкода») ручная правка модулей заполнения крайне не рекомендуется. Если отчет заполняется неверно, разберем правильную последовательность действий:

1. Проверьте записи в регистре Данные о периодах работы для ПФР через «Функции для технического специалиста».

2. Если обнаружена ошибка, используйте документ Регистрация трудовой деятельности для корректировки событий СЗВ-ТД/ЕФС-1.

3. Проверьте, нет ли «зависших» договоров ГПХ без установленной даты окончания в соответствующих регистрах сведений.

Изменения в учете с 2023 года

Посмотрим на развитие системы отчетности. С отменой СЗВ-М логика перекочевала в ЕФС-1 и ежемесячные персонифицированные сведения в ИФНС. Теперь для формирования отчета программа дополнительно анализирует регистр накопления Сведения о доходах (страховые взносы).

Рассмотрим пример кода, который (условно) описывает логику сбора данных в современных процедурах:

// Упрощенный пример логики сбора застрахованных лиц
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
               |    Стаж.Сотрудник,
               |    Стаж.Период
               |ИЗ
               |    РегистрСведений.ДанныеОПериодахРаботыДляПФР КАК Стаж
               |ГДЕ
               |    Стаж.ДатаНачала <= &КонецПериода
               |    И (Стаж.ДатаОкончания >= &НачалоПериода ИЛИ Стаж.ДатаОкончания = ДАТАВРЕМЯ(1,1,1))";

Резюмируя наше исследование: корректность СЗВ-М (ЕФС-1) в ЗУП 3.1 целиком зависит от чистоты данных в регистрах сведений о стаже и кадровых мероприятиях. При возникновении расхождений всегда следует начинать анализ с проверки Регистра сведений «Данные о периодах работы для ПФР», так как именно он является «первоисточником» для пенсионной отчетности.