Как сформировать и заполнить отчет СЗВ-СТАЖ при переходе на 1С:ЗУП 3.1 в середине года?

Переход на новую редакцию программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» среди отчетного периода — частая ситуация в практике учета. Однако при выборе рекомендованного разработчиками срезового переноса данных на дату перехода (например, на 1 июня или 1 мая) пользователи сталкиваются с проблемой: при попытке сформировать отчет СЗВ-СТАЖ (или подраздел 1.2 формы ЕФС-1) за отчетный год в табличной части отсутствуют периоды работы с 1 января по дату переноса, а также не попадают сотрудники, уволенные в первом полугодии.

Разберем детально, почему так происходит, как устроена архитектура учета стажа в 1С:ЗУП 3.1 и какими способами можно сформировать корректную отчетность.

Причины отсутствия данных о стаже в 1С:ЗУП 3.1

Для понимания проблемы проанализируем внутренние механизмы конфигурации:

1. Срезовый характер переноса данных: при рекомендованном варианте переноса первичные кадровые и расчетные документы за прошлые месяцы (приказы о приеме, переводах, отпусках, больничных листах) в новую базу не переносятся. Вся кадровая информация фиксируется документом Начальная штатная расстановка на дату начала эксплуатации.
2. Связка регистров стажа: в 1С:ЗУП 3.1 сведения формируются по данным регистра сведений ПериодыСтажаПФР, который автоматически рассчитывается и перезаписывается на основании записей регистра ПараметрыПериодовСтажаПФР. Если за период с 1 января до даты среза записей нет, программа считает стаж прерванным или отсутствующим.
3. Разделение справочников «Физические лица» и «Сотрудники»: по работникам, уволенным до даты переноса, при начальной загрузке создаются только элементы справочника ФизическиеЛица (для корректного расчета базы по НДФЛ и взносам). Элементы справочника Сотрудники на них не заводятся, из-за чего отчет не может включить их в выборку по кадровым данным.

Способ 1. Использование штатного помощника переноса стажа ПФР

Рассмотрим основной регламентный механизм, заложенный разработчиками 1С для подгрузки стажа из старой базы без повторного выполнения полного переноса.

1. Перейдем в раздел Администрирование — См. также — Перенос сведений о стаже ПФР из прошлых программ.
2. Если прямое подключение к прежней информационной базе завершается ошибкой (например, Сеанс отсутствует или удален), воспользуемся выгрузкой через промежуточные файлы:
   • В окне помощника нажмем кнопку сохранения внешней обработки ОбработкаВыгрузкиЗаписиСтажаПФР.epf на диск.
   • Откроем базу предыдущей редакции («1С:ЗУП 2.5») и запустим сохраненную обработку через меню Файл — Открыть.
   • Укажем месяц начала эксплуатации новой программы и целевой каталог на диске. Нажмем кнопку выгрузки данных (в каталоге сформируется файл ЗаписиСтажаПФР.xml).
   • Вернемся в 1С:ЗУП 3.1, в помощнике укажем путь к папке с выгруженными файлами и выполним загрузку.

Важное примечание: если при загрузке возникает сообщение В файле найдены организации, отсутствующие в ИБ-приемнике, необходимо проверить реквизиты организаций (ИНН, КПП, префикс, код) в обеих базах — они должны совпадать с точностью до знака.

Способ 2. Корректировка регистров стажа и начальной штатной расстановки

Если штатная выгрузка недоступна или перенос выполняется вручную, разберем пошаговый алгоритм восстановления стажа через регистры сведений:

1. Регистрация договоров ГПХ: перенесем или введем документы Договор (работы, услуги) и Договор авторского заказа с датами начала с 1 января текущего года. Это позволит автоматически зафиксировать стаж с кодом ДОГОВОР.
2. Заполнение параметров периодов стажа: создадим документ Перенос данных с настройкой записи в регистр сведений ПараметрыПериодовСтажаПФР. Заполним интервалы работы сотрудников с 1 января по дату переноса (включая периоды больничных, отпусков без сохранения оплаты). В записях обязательно заполняем реквизиты Сотрудник и ИспользованиеРесурсаВидСтажаПФР.
3. Пересчет периодов через начальную расстановку: откроем документ Начальная штатная расстановка, временно установим его дату на 01.01.2017 (на 1 января отчетного года) и проведем документ. Это перезаполнит подчиненный регистр ПериодыСтажаПФР. Сформируем отчетность, после чего вернем дату документа на исходную (дату переноса) и очистим автоматически созданные записи в обработке перерасчетов зарплаты.
4. Отражение уволенных сотрудников: для лиц, уволенных в первом полугодии до даты переноса, создадим элементы в справочнике Сотрудники и внесем записи в регистр сведений КадроваяИсторияСотрудников (зафиксировав события приема и увольнения), чтобы программа включила их в список застрахованных лиц при автозаполнении.

Способ 3. Объединение файлов выгрузки XML (через ПУ-6 или внешние редакторы)

Когда количество уволенных велико или нет возможности модифицировать начальные регистры базы, эффективным решением является сведение отчетности на уровне итоговых файлов:

1. Формируем и выгружаем файл отчета из старой базы («ЗУП 2.5») за период с начала года до даты перехода.
2. Формируем и выгружаем файл отчета из новой базы («ЗУП 3.1») за период с даты перехода по конец года.
3. Импортируем оба файла в бесплатную программу подготовки отчетности в ПФР (например, Документы ПУ-6). При загрузке выбираем режим Объединять данные. Программа сопоставит застрахованных лиц по СНИЛС, соединит интервалы стажа и объединит уволенных сотрудников с действующими в единую пачку.
4. Проверяем полученный файл встроенной проверочной программой (ПО ПД / CheckPFR) и отправляем в фонд.

Проверка льготного стажа и особых условий труда

Если в отчетности не заполняются коды позиций списка, вредности или особых условий труда, выясним причину в настройках штатного расписания:

1. Если в конфигурации включена опция Ведется история изменений штатного расписания, сведения об особых условиях труда программа считывает непосредственно из позиции штатного расписания, а не из справочника Должности.
2. Проверим документы Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В каждой строке позиции должны быть проставлены реквизиты особых условий труда и код позиции списка. После корректировки штатного расписания кадровые документы и отчет требуется переформировать.