Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на современную редакцию 3.1 посреди года традиционно вызывает множество опасений как у бухгалтеров, так и у технических специалистов. Главный страх — «поплывет» регламентированная отчетность по подоходному налогу (форма 6-НДФЛ) и страховым взносам (РСВ), которая сдается нарастающим итогом с начала года. Однако, вопреки устоявшемуся мнению, такой переход не просто возможен, но и детально проработан методистами фирмы 1С.
В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм переноса данных в середине года, с какими подводными камнями вы можете столкнуться и как их обойти, чтобы сдать годовую отчетность из новой базы без ручных корректировок.
При переходе на новую редакцию программа предлагает два варианта переноса: так называемый «полный» (который часто приводит к переносу старых ошибок и замусориванию базы) и «рекомендованный» (краткий перенос). При переходе посреди года мы настоятельно рекомендуем использовать именно рекомендованный перенос.
Рассмотрим подробнее, как работает этот механизм при выборе месяца начала учета, например, июля текущего года:
Выясним главную причину, по которой перенос в середине года может пройти неудачно. Это — ошибки ведения учета в исходной базе 1С:ЗУП 2.5. Если в старой базе НДФЛ или взносы учитывались с ошибками (например, налог был исчислен, но фактически не зафиксирован как удержанный, либо даты выплат в документах начисления не совпадали с реальными платежными ведомостями), то все эти «хвосты» автоматически перенесутся в новую базу ЗУП 3.1.
Перед тем как запускать помощник перехода, выполните следующие шаги в ЗУП 2.5:
После завершения работы помощника перехода все данные за период с начала года до месяца начала учета записываются в базу ЗУП 3.1. Важно понимать, что эти данные переносятся не привычными расчетными документами (такими как «Начисление зарплаты» или «Увольнение»), а специальными техническими документами Перенос данных.
Давайте разберем по шагам, как проверить эти документы:
НДФЛ — здесь содержатся сведения об исчисленном, удержанном и выплаченном налоге с начала года. Именно отсюда данные будут попадать в разделы 1 и 2 отчета 6-НДФЛ.ПГУ (Параметры государственного учета) — содержит базу и начисленные страховые взносы по сотрудникам для заполнения РСВ и ЕФС-1.СЗП (Средний заработок общий) и ФСС (Средний заработок ФСС) — содержат информацию для будущих расчетов отпусков и больничных листов.Для технического контроля полноты переноса НДФЛ и взносов программисты могут использовать следующий проверочный запрос в консоли запросов новой базы, чтобы сверить перенесенные данные с данными старой базы:
ВЫБРАТЬ
СведенияОДоходахНДФЛ.Сотрудник КАК Сотрудник,
СведенияОДоходахНДФЛ.ПериодРегистрации КАК Период,
Сумма(СведенияОДоходахНДФЛ.СуммаДохода) КАК СуммаДохода,
Сумма(СведенияОДоходахНДФЛ.Налог) КАК НалогИсчисленный
ИЗ
РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ КАК СведенияОДоходахНДФЛ
ГДЕ
СведенияОДоходахНДФЛ.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоГода И &КонецПериодаПереноса
СГРУППИРОВАТЬ ПО
Сотрудник,
ПериодРегистрации
Сопоставив результаты этого запроса со сводными отчетами из ЗУП 2.5, вы сможете мгновенно локализовать расхождения еще до начала расчета первой зарплаты в новой информационной базе.
В процессе обсуждения на форумах часто возникает вопрос: как рассчитывать отпуска и больничные листы сразу после перехода? Ведь расчетная база за предыдущие периоды отсутствует.
Как мы выяснили ранее, все необходимые сведения для среднего заработка уже находятся в специализированных регистрах. При создании документа «Отпуск» или «Больничный лист» в ЗУП 3.1 программа автоматически обратится к перенесенным регистрам и рассчитает средний заработок.
Важная деталь: Самих расчетных листков и первичных документов начисления (например, за прошлый год) в новой базе не будет. Если расчетчику потребуется детально проверить, из каких сумм сложился средний заработок конкретного сотрудника, ему нужно будет нажать на кнопку «Карандаш» (изменить данные расчета среднего заработка) прямо в документе начисления или открыть архивную копию базы ЗУП 2.5 для детального аудита.
Одной из наиболее острых проблем при переходе посреди года являются так называемые «переходящие» события. Например, когда сотрудник уходит в отпуск в конце июня (расчет и выплата происходят в ЗУП 2.5), а возвращается в середине июля (когда учет уже ведется в ЗУП 3.1). Особую сложность вызывают ситуации, когда на период отпуска приходятся нерабочие праздничные дни.
Рассмотрим алгоритм действий для корректного отражения таких переходящих периодов:
Даже при идеальном состоянии исходной базы и успешном выполнении всех этапов автоматического переноса, методология округлений, расчета вычетов и учета времени в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 имеет архитектурные различия. Чтобы застраховать себя от неожиданностей при сдаче отчетности, настоятельно рекомендуется организовать **параллельный учет** как минимум за один расчетный месяц.
Проанализируем эту схему подробнее:
Используя эту методику и уделив должное внимание подготовке регистров НДФЛ перед переносом, вы сможете безболезненно перевести учет в новую систему 1С:ЗУП 3.1 в любом месяце года и без проблем сдать всю годовую отчетность.