Переход на новую программу учета кадров и расчета заработной платы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» в середине календарного года — задача всегда непростая. Главная сложность заключается в том, что отчетность по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ, справки о доходах) и страховым взносам (РСВ, ЕФС-1) рассчитывается нарастающим итогом с начала налогового периода, то есть с 1 января.
Если просто начать вести учет с середины года (например, с июля), программа не «увидит» доходы и налоги за первое полугодие. В результате вы не сможете автоматически сформировать корректную отчетность за 9 месяцев и за год. В данной статье мы подробно разберем, как решить эту проблему, проанализируем доступные инструменты и выберем оптимальную методику переноса данных по НДФЛ и страховым взносам.
На практике бухгалтеры и специалисты по внедрению используют три основных метода для воссоздания картины учета с начала года:
Перенос данных.Операция учета НДФЛ для каждого сотрудника.Проанализируем каждый из этих вариантов подробно, рассмотрим их плюсы, минусы и технические нюансы реализации.
---
Документ Перенос данных (находится в разделе Администрирование — Перенос данных) — это низкоуровневый инструмент, который позволяет делать записи напрямую в регистры накопления и сведения программы, минуя стандартные документы начисления и выплаты. Этот способ часто выбирают программисты при написании собственных правил переноса данных из сторонних программ. Для удобной групповой корректировки записей в этом документе можно использовать обработку для редактирования движений в регистрах документа «Перенос данных».
Для того чтобы в программе корректно формировалась отчетность по НДФЛ (включая форму 6-НДФЛ и справки о доходах), в документе Перенос данных необходимо включить и заполнить следующие регистры накопления:
Важное изменение в законодательстве (Революция НДФЛ)! При заполнении этих регистров вручную необходимо учитывать современные правила учета НДФЛ, действующие с 2023 года. Ранее датой получения дохода по оплате труда считался последний день месяца. Сейчас дата фактического получения дохода определяется строго по дате его выплаты. Это означает, что перенести доходы «свернуто» за месяц одной строкой больше нельзя. Вам придется разбивать суммы доходов и НДФЛ на каждую конкретную выплату (аванс и окончательный расчет) с указанием точных дат выплат. В противном случае отчет 6-НДФЛ заполнится неверно.
Внимание: регистра больше нет! В старых обсуждениях часто упоминается регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, в котором фиксировалась уплата налога в разрезе сотрудников по платежным поручениям. В связи с введением Единого налогового счета (ЕНС) и Единого налогового платежа (ЕНП) детальный учет перечисленного НДФЛ по сотрудникам в программе упразднен. Данный регистр заполнять больше не требуется.
Критические ошибки при заполнении регистра доходов:
При ручном заполнении регистра Учет доходов для исчисления НДФЛ пользователи часто забывают указывать служебные реквизиты, такие как «Территория выполнения работ» или «Регистрация в налоговом органе». Если эти поля оставить пустыми, программа не сможет сопоставить доходы с конкретной ИФНС и ОКТМО. В результате доходы «потеряются» при автоматическом формировании отчета 6-НДФЛ.
---
Если вы не хотите работать с техническим документом Перенос данных, можно воспользоваться более дружелюбным интерфейсом — документом Операция учета НДФЛ (находится в разделе Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ). Для автоматического создания таких документов при корректировке удержанного налога перед сдачей отчетности пригодится инструмент для автоматического формирования документов «Операция учета НДФЛ».
Этот документ, по сути, является «оберткой» над теми же самыми регистрами накопления НДФЛ, но данные в нем сгруппированы по удобным вкладкам:
Разберем по шагам особенности работы с этим документом:
Ограничения документа Операция учета НДФЛ:
Этот способ отлично подходит, если вам нужно точечно скорректировать учет по паре сотрудников или внести небольшие «хвосты» прошлого периода. Однако если у вас в переносимом периоде были возвраты излишне удержанного налога, оформлять их просто «минусовыми» строками в этом документе не рекомендуется. Такой возврат не отразится в расчетных листках и ведомостях. В этих случаях необходимо использовать специализированные документы Перерасчет НДФЛ и Возврат НДФЛ.
---
Давайте посчитаем трудозатраты. Если в вашей компании трудится около 100 сотрудников, то за 6 месяцев работы каждому из них было выплачено как минимум 12 начислений (аванс и расчет за каждый месяц). Ввод такого объема данных вручную через регистры или Операции учета НДФЛ превратится в каторжный труд с колоссальным риском допустить механическую ошибку. Ошибка хотя бы в одной дате или коде дохода приведет к искажению 6-НДФЛ.
Поэтому наиболее рациональный и надежный способ перехода в середине года — это расчет зарплаты в программе с начала года по упрощенной схеме.
Разберем этот алгоритм по шагам:
Начисление зарплаты и взносов или фиксировать суммы фиксированными разовыми начислениями, подгоняя их под итоговые суммы расчетных листков из старой программы.Ведомость в кассу или Ведомость в банк за каждый прошедший месяц. Именно проведение ведомостей зафиксирует факт удержания НДФЛ и сформирует правильные даты удержания налога для 6-НДФЛ.Т-51 и анализ НДФЛ по месяцам в ЗУП и сверьте их с данными старой программы. При необходимости скорректируйте начисления текущим месяцем.Преимущества укрупненного расчета:
---
Если вы переносите данные только по НДФЛ, у вас останется незакрытым вопрос со страховыми взносами для отчета РСВ и разделов ЕФС-1 (бывший 4-ФСС). Откуда программа возьмет данные по облагаемой базе за первое полугодие?
Выясним, какие действия необходимо предпринять в этом направлении:
Для корректного формирования отчетности по взносам ключевым является регистр накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов. Если вы все же выбрали путь ручного заполнения через документ Перенос данных, вам придется детально заполнить и этот регистр.
Однако есть более простой путь автоматизации расчетов по страховым взносам после ручного ввода доходов:
Перерасчет страховых взносов (находится в разделе Налоги и взносы). Этот документ на основании внесенных доходов автоматически рассчитает суммы взносов в ПФР, ФОМС и ФСС (в единый тариф) за прошлые периоды.Уплата страховых взносов в фонды с видом операции «Взносы в ФСС от НС и ПЗ».---
Проанализируем все три метода в виде наглядной таблицы:
| Критерий сравнения | Документ «Перенос данных» (Регистры) | «Операция учета НДФЛ» | Укрупненный расчет с начала года |
|---|---|---|---|
| Сложность заполнения | Очень высокая (требуются технические знания структуры регистров) | Высокая (много ручной монотонной работы по каждому сотруднику) | Средняя (понятный для бухгалтера интерфейс документов) |
| Риск ошибок в датах НДФЛ | Максимальный | Высокий | Минимальный (даты определяются документами выплаты) |
| Расчет среднего заработка | Требует ручного заполнения дополнительных регистров заработка | Требует ручного заполнения дополнительных регистров заработка | Рассчитывается автоматически |
| Контроль лимитов по взносам и НДФЛ 15% | Сложно контролировать вручную | Сложно контролировать вручную | Контролируется автоматически |
| Рекомендуемый объем штата | До 5-10 человек (или при автоматическом переносе обработкой) | До 10-15 человек | Для любого штата (особенно от 15-20 человек) |
---
Подводя итоги нашего анализа, дадим несколько практических советов:
Если численность вашей компании составляет более 15 человек, настоятельно рекомендуем отказаться от идеи ручного заполнения регистров НДФЛ через Перенос данных или Операцию учета НДФЛ. Затраты времени на ручной ввод и последующий поиск ошибок при формировании 6-НДФЛ многократно превысят время, необходимое на проведение укрупненных расчетов с начала года.
Потратив время на проведение укрупненного расчета заработной платы с января по июнь, вы получите полностью готовую, протестированную базу с рассчитанным средним заработком для будущих отпусков, корректно накопленными базами по страховым взносам и НДФЛ, и сможете сдавать всю регламентированную отчетность нажатием одной кнопки «Заполнить».