← На главную

Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на современную редакцию 3.1 — это важный шаг для любой организации. Однако в процессе миграции данных пользователи часто сталкиваются с неприятными сюрпризами. Один из наиболее распространенных сбоев связан с расчетом остатков отпусков и определением рабочих периодов, за которые эти отпуска предоставляются.

Типичная ситуация выглядит следующим образом: мы оформляем документ «Отпуск» на сотрудника в новой базе ЗУП 3.1. Например, дата начала отпуска — 24.12.2018. В старой базе ЗУП 2.5 программа четко видела, что данный отпуск предоставляется за рабочий период, начавшийся в 2016 году. Однако в новой ЗУП 3.1 программа упорно подставляет период с даты приема сотрудника на работу (например, с 2012 года). Создается ощущение, что сотрудник все эти годы не ходил в отпуск вовсе.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроена логика учета отпусков в 1С:ЗУП 3.1 и какие практические шаги необходимо предпринять, чтобы исправить ситуацию и вернуть учет в корректное русло.

Почему рабочий год «улетает» к дате приема на работу?

Для того чтобы понять корень проблемы, проанализируем различия в архитектуре учета двух редакций. В 1С:ЗУП 3.1 расчет остатков ежегодных отпусков и определение текущего рабочего года происходят динамически. Программа не просто хранит финальную цифру остатка, она анализирует всю цепочку кадровых событий и фактически использованных отпусков с самого начала работы сотрудника в организации.

Если в системе отсутствует жестко зафиксированная «отправная точка» (документ-срез, который определяет остаток отпуска на конкретную дату), программа вынуждена рассчитывать рабочий год с даты приема сотрудника на работу. При переносе данных из ЗУП 2.5 эта логика ломается по нескольким причинам:

1. Регистр накопления «Фактические отпуска» пуст. Если при переносе данных этот регистр не заполнился исторической информацией, новая программа ЗУП 3.1 «не видит» отпусков, которые сотрудник уже отгулял за прошлые годы. Для системы это выглядит так, будто сотрудник с 2012 года непрерывно копил отпускные дни. Соответственно, при попытке зарегистрировать новый отпуск программа берет самый первый «незакрытый» рабочий год — то есть с даты приема.
2. Непереносимость ручных корректировок. В ЗУП 2.5 расчет остатков отпусков часто корректировался вручную специальными инструментами. Исторические документы корректировок и ручные правки остатков отпусков не переносятся напрямую в ЗУП 3.1 при стандартном переносе. Без этих корректировок алгоритм ЗУП 3.1 начинает пересчитывать периоды по базовым правилам, что приводит к расхождениям.
3. Различия в способах переноса («Полный» против «Рекомендованного»). Поведение системы кардинально зависит от выбранного варианта переноса. Рассмотрим этот момент детальнее.

Влияние выбранного способа переноса на остатки отпусков

При переходе на новую редакцию пользователям предлагается два варианта переноса: «Рекомендованный» (краткий) и «Полный» (с переносом кадровой истории и расчетов за прошлые годы).

При рекомендованном переносе в новой базе создается специальный документ — «Начальная штатная расстановка». В этом документе по ссылке «Отпуска» фиксируются остатки отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет на дату начала эксплуатации новой программы (например, на 01.01.2018). Этот документ служит жесткой границей (точкой отсчета). Программа не заглядывает в кадровые события до этой даты и начинает все последующие расчеты рабочих лет строго от зафиксированных остатков.

При полном переносе документ «Начальная штатная расстановка» не создается. Вместо этого за прошлые периоды создаются документы «Перенос данных» (с кодами вида «НЗП» и др.). В этих документах заполняются регистры накопления по начислениям, удержаниям и отработанному времени. Однако если в исходной базе ЗУП 2.5 учет отпусков велся с ошибками, перенос этих регистров происходит некорректно. Регистр сведений Реестр отпусков может содержать записи, но регистр накопления Фактические отпуска при этом остается пустым, из-за чего автоматический расчет ломается.

Дополнительные скрытые причины смещения рабочих лет

Даже если остатки отпусков были успешно перенесены, границы рабочих лет в ЗУП 3.1 могут не совпадать с ЗУП 2.5 из-за разницы в учете отклонений. Рабочий год сотрудника должен сдвигаться на периоды, не включаемые в стаж для предоставления отпуска (ст. 121 ТК РФ). К таким периодам относятся:

• Отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет), превышающие в совокупности 14 календарных дней за рабочий год.
• Отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Если в процессе переноса данные кадровые документы перенеслись некорректно или их периоды не сопоставились с регистрами стажа, ЗУП 3.1 не сдвинет рабочий год так, как это было сделано в ЗУП 2.5. Программа пересчитает все сдвиги заново на основе имеющихся в новой базе документов отклонений, что также приведет к смещению рабочих лет.

Пошаговый алгоритм решения проблемы

Пытаться вычистить и сопоставить вручную все исторические регистры за несколько лет после полного переноса — задача чрезвычайно трудоемкая и неэффективная. Наиболее надежный, быстрый и методологически верный способ решить проблему — принудительно зафиксировать правильные остатки отпусков и границы рабочих лет на дату начала ведения учета в новой программе.

Для этого выполним следующие действия по шагам:

Шаг 1. Открытие скрытого документа «Ввод остатков отпусков»

В ЗУП 3.1 специализированный документ «Ввод остатков отпусков» по умолчанию может быть скрыт из панели разделов кадрового учета. Нам необходимо вывести его в интерфейс:

1. Перейдем в раздел Кадры (или Главное).
2. В правом верхнем углу окна программы нажмем на значок шестеренки — «Настройка навигации».
3. В открывшемся окне в левой колонке (доступные команды) найдем команду «Остатки отпусков» (в некоторых релизах она называется «Ввод остатков отпусков»).
4. Выделим ее и нажмем кнопку «Добавить», чтобы переместить команду в правую колонку (выбранные команды).
5. Нажмем кнопку «ОК» для сохранения настроек интерфейса. Теперь в меню раздела «Кадры» появится нужная ссылка.

Шаг 2. Создание и заполнение документа

Создадим документ ввода остатков, который перекроет всю старую «кривую» историю и задаст верные параметры для дальнейших расчетов:

1. Перейдем по добавленной ссылке в журнал документов и нажмем кнопку «Создать».
2. В поле «Дата» укажем день, предшествующий дате начала ведения учета в новой базе. Например, если полноценный расчет зарплаты и отпусков в ЗУП 3.1 начинается с 01.01.2018, то дату ввода остатков следует установить как 31.12.2017.
3. В поле «Сотрудник» выберем человека, у которого поплыл рабочий год в документе отпуска.
4. В табличной части «Ежегодные отпуска» нажмем кнопку «Добавить».
5. Укажем вид отпуска (например, Основной).
6. Заполним колонки «Рабочий год» (укажем начало и конец текущего рабочего года, за который у сотрудника остался неиспользованный отпуск) и «Остаток (дней)». Если сотрудник отгулял больше дней, чем заработал (отпуск авансом), укажем количество дней со знаком «минус».
7. Проведем документ.

После проведения этого документа программа закроет все предыдущие периоды (включая дату приема с 2012 года) и при создании нового отпуска (например, от 24.12.2018) будет рассчитывать рабочий период, опираясь исключительно на данные, введенные в этом документе.

Шаг 3. Контроль и проверка остатков

Чтобы убедиться, что введенные данные применились правильно и программа теперь видит корректную картину, воспользуемся специализированным кадровым отчетом:

1. Перейдем в раздел Кадры, далее выберем пункт «Кадровые отчеты».
2. Найдем и откроем отчет «Справка об остатках отпусков».
3. Выберем нашего сотрудника и установим дату, на которую хотим посмотреть остаток (например, дату начала его нового отпуска).
4. Сформируем отчет.

В сформированной справке мы увидим подробную детализацию: на основе какого документа (в нашем случае это будет Ввод остатков отпусков) были начислены стартовые дни, сколько дней накопилось с момента ввода остатков, какие фактически использованные отпуска были зарегистрированы далее, и, главное, за какие именно рабочие года эти дни числятся за сотрудником.

Использование этого подхода позволяет оперативно решить проблему «улетающих» рабочих лет без необходимости сложного и рискованного редактирования перенесенных регистров накопления.