При ведении внешнеэкономической деятельности или необходимости закупки импортных товаров бухгалтеры часто сталкиваются с операцией покупки иностранной валюты. В программе 1С:Бухгалтерия 3.0 этот процесс автоматизирован, однако при загрузке банковских выписок из клиент-банка через текстовые файлы часто возникает проблема: счет 57.02 «Приобретение иностранной валюты» не закрывается, и на нем «зависает» дебетовое сальдо. Разберем детально, почему это происходит и как правильно организовать работу, чтобы учет был корректным.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения методологии учета. Покупка валюты в 1С обычно отражается двумя документами:
Проблема заключается в том, что при загрузке файла выписки (формата 1С/Client-Bank) в документе поступления 1С автоматически проставляет курс ЦБ РФ на дату операции. Однако банк продает вам валюту по своему коммерческому курсу, который почти всегда отличается от официального. Если в документе «Поступление на расчетный счет» останется курс ЦБ, то рублевый эквивалент поступившей валюты не совпадет с суммой списанных рублей. Именно эта разница и остается на счете 57.02.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий, который позволит избежать ручных ошибок и корректно закрыть счета:
1. Проверка вида операции. При загрузке выписки программа может ошибочно определить вид операции как «Перевод с другого счета» или «Прочее поступление». Первым делом проверим и установим вид операции Приобретение иностранной валюты. Это критически важно, так как именно этот вид операции активирует нужные поля для расчета курсовых разниц.
2. Корректировка суммы в рублях. Посмотрим на логику работы формы документа. В 1С есть три взаимосвязанных поля: «Сумма» (в валюте), «Курс» и «Сумма в рублях». Проанализируем типичную ошибку: пользователь пытается вручную высчитать курс до пятого знака после запятой. Это неверный путь. Правильнее будет:
Списание с расчетного счета).После ввода суммы в рублях программа автоматически пересчитает коммерческий курс и вычислит разницу между ним и курсом ЦБ. Эта разница будет автоматически отнесена на счет 91.02 (Прочие расходы) как отклонение курса покупки от официального курса.
Многие пользователи задаются вопросом: «Неужели нельзя сделать так, чтобы программа сама видела курс в выписке?». Проанализируем техническую сторону вопроса. Стандартный формат обмена данными .txt, который использует большинство клиент-банков, был разработан десятилетия назад. В этом стандарте просто не предусмотрено отдельного поля для коммерческого курса покупки.
Информация о курсе часто содержится в поле «Назначение платежа», например: «Зачисление валюты по сделке №123, курс 92.50...». Однако типовая конфигурация 1С не имеет встроенного лингвистического парсера, который мог бы безошибочно вычленять цифры из произвольного текста назначения платежа. Поэтому в момент загрузки система подставляет единственно верный и доступный ей «официальный» источник данных — справочник Валюты с загруженными курсами ЦБ.
Если вы хотите минимизировать ручной труд, рассмотрим более современный способ обмена данными — DirectBank. В отличие от загрузки файлов, DirectBank позволяет программе напрямую «общаться» с сервером банка по защищенным каналам.
При использовании DirectBank передается гораздо больше метаданных. В некоторых случаях банки передают детализацию сделки таким образом, что 1С может более точно идентифицировать операцию «Приобретение валюты». Тем не менее, даже при DirectBank, рекомендуется проверять соответствие рублевой суммы в обоих документах (списании и поступлении), так как банковская комиссия может списываться отдельным ордером, что влияет на итоговое сальдо счета 57.02.
Посмотрим, как можно «обучить» программу. В последних релизах 1С:Бухгалтерии (начиная с 3.0.70) реализован механизм запоминания выбора пользователя. Если вы несколько раз вручную укажете для конкретного контрагента (вашего банка) вид операции Приобретение иностранной валюты, система предложит создать правило. В следующий раз при загрузке выписки для этого банка 1С подставит нужный вид операции автоматически. Для расширенной настройки таких правил подойдёт расширение для настройки определения вида операции и аналитики выписки.
Также проанализируем настройки учетной политики. Убедимся, что у вас корректно заполнены статьи прочих доходов и расходов:
// В проводках документа Поступление на расчетный счет
// должны формироваться записи следующего вида:
Дт 52 - Кт 57.02 (на сумму по курсу ЦБ)
Дт 91.02 - Кт 57.02 (на разницу между коммерческим курсом и курсом ЦБ)
Если счет 57.02 после проведения обоих документов не закрылся в ноль, значит, сумма в рублях в «Поступлении» не совпадает с дебетовым оборотом по счету 57.02 из документа «Списание».
Для успешного закрытия счета при покупке валюты следуйте этим правилам:
57.02 — в идеале на конец дня совершения сделки сальдо должно быть нулевым.Использование этих простых приемов позволит вам избежать утомительного поиска «копеек» в конце месяца и гарантирует корректное формирование отчетности по налогу на прибыль и бухгалтерскому учету.