Как массово изменить оклад и надбавки по определенной должности в 1С:ЗУП 2.5?

В процессе кадрового и зарплатного учета нередко возникает задача одновременного повышения окладов или изменения надбавок группе работников, занимающих одну и ту же позицию в штатном расписании (например, всем продавцам-консультантам). В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» плановые начисления регистрируются в разрезе конкретных сотрудников, а не самой должности. Разберем по шагам, как решить эту задачу типовыми средствами программы без необходимости ручного ввода сумм по каждому человеку или привлечения программистов.

Способ 1. Документ «Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организаций»

Этот вариант является наиболее быстрым и правильным, если требуется изменить только состав или размеры плановых начислений без формирования кадровых приказов о переводе.

Разберем последовательность действий:

1. Откроем журнал документов плановых начислений через меню Расчет зарплаты по организациям → Плановые начисления → «Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организаций».
2. Создадим новый документ и укажем дату изменения начислений.
3. В шапке документа нажмем кнопку «Заполнить» и выберем пункт «Списком сотрудников».
4. В открывшейся форме подбора нажмем кнопку «Отбор», добавим условие по полю Должность со значением требуемой должности (например, «Продавец») и нажмем «Выбрать». Все подходящие сотрудники автоматически перенесутся в табличную часть документа.
5. В табличной части для каждого вида расчета (оклад, ежемесячная премия) укажем действие «Изменить» (или «Начать»), зададим новую сумму и дату начала действия.
6. Проведем документ.

Способ 2. Документ «Кадровое перемещение организаций»

Если повышение окладов сопровождается оформлением унифицированных кадровых форм (приказов Т-5 или Т-5а), целесообразно использовать кадровый документ.

Проанализируем этот процесс:

1. Перейдем в меню Кадровый учет → Кадровый учет → «Кадровые перемещения организаций» и создадим новый документ.
2. По кнопке «Заполнить» → «Списком сотрудников» выполним отбор работников по нужной должности аналогично первому способу.
3. На вкладке «Сотрудники» программа зафиксирует текущие кадровые данные. На вкладке «Начисления» установим действие «Изменить» для оклада и надбавок, введем новые суммы и дату, с которой изменения вступают в силу.
4. После проведения документа станут доступны стандартные печатные формы кадровых приказов.

Особенности учета индексации среднего заработка

Важно помнить: если повышение окладов по должности носит характер общего повышения оплаты труда (индексации) в рамках подразделения или организации, такое изменение должно учитываться при расчете среднего заработка для отпусков и командировок (в соответствии с Положением № 922).

Обычный ввод плановых начислений коэффициент индексации не рассчитывает. Для корректного учета коэффициента индексации используем один из следующих вариантов:

1. Документ «Индексация заработка сотрудников организаций», который автоматически рассчитывает коэффициент повышения.
2. Документ «Кадровое перемещение организаций», установив в нем флаг «Индексация заработка с коэффициентом» и указав рассчитанный коэффициент.

Корректировка штатного расписания

В конфигурации 1С:ЗУП 2.5 регистр сведений Штатное расписание организаций и плановые начисления сотрудников функционируют раздельно. Изменение окладов в документах начислений не приводит к автоматическому обновлению ставок в штатном расписании.

Если на предприятии ведется штатное расписание, зафиксируем новые показатели через документ «Изменение штатного расписания организаций» (либо прямой правкой регистра, если ведение истории штатного расписания отключено в настройках программы). Это позволит избежать расхождений в штатной расстановке и отчетах по фонду оплаты труда.

Альтернатива: тарифные разряды и сетки

Если оклады жестко привязаны к должностным категориям и регулярно централизованно меняются, целесообразно перевести сотрудников на оплату по тарифным ставкам:

1. В справочнике Тарифные разряды и сетки создаются соответствующие разряды.
2. В плановых начислениях сотрудников привязывается тарифный разряд.
3. При очередном изменении оплаты труда достаточно внести новую запись в регистр сведений Размеры тарифных ставок на определенную дату. Оклады автоматически обновятся для всех сотрудников, привязанных к данному разряду, без необходимости формирования документов на каждого человека.

Использование групповой обработки

Если требуется сформировать документы сразу по сложному набору критериев без написания внешних обработок, воспользуемся штатной служебной обработкой: Сервис → Прочие универсальные обработки → «Групповая обработка справочников и документов». С ее помощью можно пакетно отобрать нужных сотрудников по должности и подразделению и сгенерировать требуемые документы изменения оплаты.