В практической работе бухгалтера по расчету заработной платы и кадровика нередко возникает задача массового изменения окладов. Например, когда руководство принимает решение повысить или изменить оклады всем сотрудникам, занимающим определенную должность, с начала нового календарного периода. Если штат организации насчитывает десятки или сотни человек, ручной ввод новых значений в карточку каждого сотрудника превращается в рутину и повышает риск возникновения ошибок.
В этой статье мы подробно разберем, как автоматизировать этот процесс в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1. Мы проанализируем три основных сценария решения этой задачи, выясним, как правильно работать с каждым документом, и разберем важные юридические нюансы, включая индексацию заработка и подготовку печатных форм.
---
Это наиболее быстрый и технически удобный способ, если вам необходимо оперативно обновить оклады в системе без привязки к изменению структуры штатного расписания. Вопреки распространенному мнению о неудобстве этого документа, в нем реализованы мощные механизмы автоматизации.
Рассмотрим по шагам, как выполнить групповое изменение окладов с его помощью:
Подразделение и Должность. Нам нужно выбрать ту должность, по которой мы планируем изменить оклады. Если требуется изменить оклады только в конкретном отделе, дополнительно укажем подразделение.Оклад. В выпадающем списке выберем действие Фикс. значение и введем новую сумму оклада (например, 50 000 рублей). Нажмем ОК. После этого у всех сотрудников в списке автоматически установится одинаковый оклад.---
Если в вашей информационной базе ведется штатное расписание, то наиболее методологически верным решением будет изменение окладов через него. В таком случае программа сама проследит за соответствием плановых начислений сотрудников и утвержденных позиций штатного расписания.
Посмотрим на особенности этого метода в зависимости от настроек вашей программы:
Для начала проверим настройки программы в разделе Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. От этого зависит, как именно мы будем вносить изменения.
Если флажок «Ведется история изменений штатного расписания» установлен, порядок действий будет следующим:
Изменение плановых начислений, заполнит его всеми сотрудниками, которые занимают измененные позиции, и установит им новые оклады в соответствии со штатным расписанием. Нам останется только провести этот документ.Если история изменений отключена, процесс выглядит еще проще:
Оклад.Изменение плановых начислений для всех сотрудников, занимающих эту позицию. Соглашаемся и проводим предложенный документ.---
Проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Изменение оклада — это изменение существенных условий трудового договора. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с изменениями под подпись, выдать приказ и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
Предыдущие два способа (через «Изменение плановых начислений») идеальны с технической и расчетной точек зрения, однако сам документ Изменение плановых начислений является чисто расчетным. Из него **нельзя распечатать** унифицированную форму приказа о переводе (Т-5а) или шаблоны дополнительных соглашений.
Если вам критически важно получить эти печатные формы напрямую из программы 1С, рассмотрим альтернативный вариант:
Рекомендация: Если сотрудников очень много (более 50 человек), заполнять кадровый перевод списком вручную слишком долго. В таком случае быстрее провести изменения технически через Способ №1 или №2, а юридические документы (приказы и доп. соглашения) подготовить с помощью внешних печатных форм или обработки групповой печати документов.
---
Выясним важную техническую деталь, связанную с версиями программы. Ранее у пользователей часто возникали опасения, что массовое изменение окладов программа воспримет как официальную индексацию заработка. Это могло повлечь за собой нежелательный пересчет коэффициентов при расчете среднего заработка для отпусков и командировок.
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 разработчики жестко разграничили эти понятия:
Кадровый перевод или Изменение оплаты труда была полностью удалена из программы.Изменение плановых начислений (в том числе созданного на основании изменения штатного расписания), и только при условии, что в документе установлен специальный флажок Учитывать как индексацию заработка.Таким образом, мы детально разобрали все возможные варианты массового изменения окладов в 1С:ЗУП 3.1. Выбирайте наиболее подходящий метод исходя из того, ведется ли у вас штатное расписание и требуются ли вам печатные формы приказов непосредственно из программы.