При развитии информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» рано или поздно возникает потребность в детализации финансового результата. Часто руководство компании принимает решение внедрить дополнительную аналитику — Направления деятельности (НД). Однако если система успешно эксплуатируется уже несколько лет, внедрение новых разрезов учета «на ходу» может повлечь за собой серьезные технические и методологические проблемы.
В этой статье мы подробно разберем, как безболезненно перейти на учет по направлениям деятельности, какие скрытые угрозы несет в себе изменение настроек обособления товаров и почему эксперты рекомендуют использовать учет по НД без детализации затрат.
Рассмотрим типичную ситуацию. В рабочей базе 1С:ERP, которая функционирует уже около двух лет, включен учет по направлениям деятельности. Однако в настройках продаж (НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи — Оптовые продажи — Обособление товаров) установлен вариант По заказу клиента. Руководство ставит задачу изменить эту настройку на По направлениям деятельности.
Давайте выясним, к каким последствиям приведет моментальное изменение этого флага в работающей системе.
По направлениям деятельности делает технически невозможным использование в системе закупки товаров и услуг по агентской схеме (в рамках договоров «Поставка под принципала»). Если ваше предприятие практикует или планирует использовать комиссионные закупки, этот флаг заблокирует стандартный функционал.Заказ клиента). Новые же документы будут пытаться резервировать и списывать остатки под назначение Направление деятельности. В результате возникнет пересортица по назначениям на складах, и система заблокирует проведение расходных документов. Вам придется вручную создавать документы Корректировка назначения товаров для перевода остатков со старого типа обособления на новое.По заказу клиента товар жестко закреплен за конкретной сделкой покупателя — другой менеджер не сможет его перехватить. При обособлении По направлениям деятельности товар резервируется под направление в целом. Любой заказ в рамках данного НД сможет забрать этот товар со склада. С одной стороны, это повышает гибкость обеспечения внутри направления, с другой — полностью убирает жесткий контроль уникальности резерва под конкретного клиента.Поэтому методически правильное решение — не менять опцию обособления товаров без крайней необходимости. Достаточно заполнять реквизит Направление деятельности непосредственно в Заказах клиента. В этом случае в справочнике Назначения автоматически будет создаваться и заполняться нужное направление, а логика резервирования под конкретный заказ не пострадает.
В карточке элемента справочника Направления деятельности есть важнейшая настройка — флаг «Учет запасов и расходов» (также часто называемый «учетом затрат»). От этого выбора зависит, насколько сложным и трудоемким станет ваш ежемесячный учет.
Проанализируем две возможные модели ведения учета.
При такой схеме в карточке НД включается только «Учет доходов». Это наиболее рекомендуемый экспертами и простой в поддержке вариант.
Как это работает:
Преимущества: Минимизируется влияние человеческого фактора. Склад работает в обычном штатном режиме без деления остатков по направлениям. Нет зависших остатков и пересортицы по назначениям на складах, расчет себестоимости проходит быстро и без ошибок. При этом руководство в конце месяца получает полноценный отчет о прибылях и убытках (P&L) в разрезе направлений деятельности.
В этом случае направление деятельности становится сквозным, глобальным разделителем учета во всей системе.
Как это работает:
Корректировку назначения товаров.1С:ЗУП) малейшее расхождение в аналитиках приведет к тому, что затраты на оплату труда «зависнут» на распределении.Преимущества: Максимально точный учет фактических затрат «до копейки» по каждому направлению в режиме реального времени.
Недостатки: Огромная нагрузка на персонал, регулярные ошибки при закрытии месяца, необходимость постоянного контроля остатков на складах в разрезе назначений.
Если руководство компании все же приняло решение о внедрении аналитики по направлениям деятельности в уже работающей базе, рекомендуем придерживаться следующего плана действий:
Шаг 1. Тестирование на копии базы. Ни в коем случае не проводите эксперименты в рабочей базе. Сделайте полную копию информационной системы, настройте в ней направления деятельности, заполните аналитику в документах за один тестовый месяц и запустите процедуру закрытия месяца. Проанализируйте возникающие ошибки распределения затрат и расчета себестоимости.
Шаг 2. Запуск только с нового периода. Начинайте вести аналитику строго с начала нового отчетного периода (оптимально — с первого числа месяца или квартала). Вводить учет по НД «задним числом» в закрытых периодах категорически запрещено.
Шаг 3. Разработка регламентов и обучение сотрудников. Переход на обособленный учет требует от закупщиков, кладовщиков и производственников железной дисциплины при заполнении реквизита Назначение. Четко пропишите в должностных инструкциях, кто, в каких случаях и на основании каких документов имеет право изменять назначения товаров на складах.