При организации учета гарантийных удержаний в строительстве или подряде бухгалтеры иногда принимают решение добавить в план счетов собственный пользовательский субсчет, например, 60.ГУ («Расчеты с поставщиками и подрядчиками (гарантийное удержание)»), и отражать операции по нему вручную. На первый взгляд такой подход кажется удобным для обособления сумм удержаний, однако в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 он влечет за собой ряд существенных проблем. Рассмотрим подробнее, к каким техническим и учетным рискам это приводит и как организовать процесс штатно.
Проанализируем техническую архитектуру программы и выясним, почему ручное добавление субсчетов на счете 60 нарушает работу типовых механизмов:
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 алгоритмы автоматического заполнения Бухгалтерского баланса привязаны к жестко определенному перечню предопределенных счетов и субсчетов. При формировании отчета суммы по пользовательскому субсчету 60.ГУ не попадут автоматически в строки дебиторской (1230) или кредиторской (1520) задолженности. В результате Бухгалтерский баланс будет сформирован с искажениями, и бухгалтеру придется вручную править правила заполнения или показатели отчета.
Типовые документы системы, такие как Поступление (акты, накладные, УПД), Списание с расчетного счета и Корректировка долга, рассчитывают автоматический зачет авансов и закрытие задолженности только по предопределенным субсчетам (60.01, 60.02, 60.21, 60.22 и др.). Новый пользовательский субсчет выпадает из этих алгоритмов, что приведет к зависанию сумм и постоянным разрывам во взаиморасчетах с контрагентами.
Использование документа Операция, введенная вручную создает записи исключительно в бухгалтерском регистре (в журнале проводок). Однако учет расчетов с контрагентами и НДС в 1С:Бухгалтерии 3.0 строится на специализированных регистрах накопления (например, Расчеты с контрагентами, Задолженность покупателей/поставщиков). Отсутствие движений по этим регистрам приведет к тому, что данные оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) перестанут совпадать с данными в актах сверки взаиморасчетов и специализированных отчетах.
Регламентные документы закрытия периода, такие как Формирование записей книги покупок и Формирование записей книги продаж, не ведут обработку пользовательских субсчетов. Это создаст ошибки при вычете НДС с авансов и приведет к некорректному составлению налоговой декларации по НДС.
Встроенный сервис Экспресс-проверка ведения учета выполняет контроль развернутого сальдо и зачета авансов по стандартным счетам. Нетиповой субсчет либо не будет анализироваться вовсе, либо вызовет некорректные предупреждения о наличии отрицательных остатков.
Чтобы избежать описанных проблем и сохранить возможность автоматического обновления и корректного закрытия периода, разберем типовые варианты решения задачи.
Наиболее корректным решением с точки зрения методики 1С является обособление гарантийного удержания на счете 76 (например, 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или 76.05).
Контрагенты для нужного поставщика или подрядчика создаем отдельный договор с типом договора Прочее (например, «Гарантийное удержание по договору №...»).60.01 на счет 76.09 оформляем типовым документом Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности.Списание с расчетного счета с указанием счета 76.09.Преимущество метода: Документ Корректировка долга делает необходимые записи как в бухгалтерский регистр, так и в регистры накопления. Суммы корректно учитываются при формировании Бухгалтерского баланса, не нарушают автоматический зачет авансов по основной деятельности и позволяют вести аналитический учет по объектам и договорам.
По своей правовой природе гарантийное удержание выступает способом обеспечения исполнения обязательств. Поэтому помимо основного учета расчетов на счете 76.09, сумму удержания можно дополнительно отражать на забалансовых счетах:
Используем счет 008 («Обеспечения обязательств и платежей полученные») или 009 («Обеспечения обязательств и платежей выданные») до момента возврата средств или погашения гарантийных обязательств.
Создание собственных субсчетов на счете 60 и работа с ними через ручные операции в 1С:Бухгалтерия 3.0 не рекомендуется, так как это нарушает целостность данных регистров накопления и ведет к ошибкам в налоговой и бухгалтерской отчетности. Использование счета 76.09 в сочетании с документом Корректировка долга позволяет вести учет гарантийных удержаний полностью штатно, прозрачно и без технических рисков для программы.