При переходе на программные продукты семейства 1С:Предприятие 8 пользователи часто сталкиваются с вопросом масштабируемости системы. Одним из наиболее популярных вопросов является возможность ведения учета нескольких юридических лиц в рамках одной конфигурации. В этой статье мы подробно разберем, какие ограничения накладывает Базовая версия программы, чем она отличается от версии ПРОФ и как правильно организовать работу, если у вас несколько компаний.
Рассмотрим ситуацию, с которой сталкивается начинающий пользователь: при попытке найти в разделе Администрирование — Функциональность закладку Организации, он обнаруживает ее отсутствие. Это не является ошибкой установки или программным сбоем. Это жесткое техническое ограничение, заложенное в логику базовой версии.
Разберем подробнее, как распределяются возможности в зависимости от типа лицензии:
ИНН организации. Это означает, что даже если вы создадите вторую информационную базу, программа потребует регистрацию на портале именно для того ИНН, который был указан при первой активации. Вести полноценный учет второй фирмы здесь технически невозможно без постоянных запросов лицензии.Многофирменный учет и вести все организации в общем массиве данных, используя общие справочники Контрагенты, Номенклатура и Склады.Проанализируем алгоритм действий, если вам необходимо вести две и более организации, имея на руках стандартную Базовую версию. Поскольку объединить их в одну базу нельзя, мы пойдем по пути разделения данных:
Таким образом, для переключения между организациями вам придется закрывать одну базу и открывать другую. Выясним причину, по которой это может быть неудобно: при таком подходе у вас отсутствует синхронизация справочников. Если у обеих фирм один и тот же поставщик, его карточку придется заводить вручную в каждой базе.
Важно помнить о лимите активаций. Рассмотрим особенности использования пин-кодов в базовых версиях. В отличие от версии ПРОФ, где программная лицензия может быть перенесена множество раз при наличии подписки ИТС, Базовая версия имеет всего три попытки активации (одна основная и две резервных). Каждая активация «привязывается» к уникальным параметрам вашего компьютера (процессор, материнская плата, операционная система). Если вы часто меняете оборудование, лицензии могут быстро закончиться.
Также проанализируем ситуацию с «Базовой для 1». Пользователи иногда пытаются запустить в ней второе юрлицо с помощью «танцев с бубном» (постоянный ввод логина/пароля от портала 1С), однако это крайне нерационально. Разница в стоимости между версией «для 1» и обычной «Базовой» составляет символическую сумму, а трудозатраты на преодоление ограничений обойдутся значительно дороже.
Ведение учета в разрозненных базах порождает ряд сложностей, которые мы сейчас разберем:
COM-соединения. Это блокирует возможность использования многих продвинутых обработок по автоматическому обмену данными между базами.ИНН. В версии ПРОФ администрирование группы компаний происходит централизованно, в то время как в базовых версиях каждая база рассматривается сервисом как отдельный технический узел.Рассмотрим критерии, при которых работа в разных базах становится неэффективной и требуется апгрейд:
ПРОФ сэкономит массу времени на вводе первичных документов.Базовой версии нельзя менять программный код. Если вам нужен специфический отчет или интеграция с маркетплейсом, которой нет в типовом функционале, вам потребуется конфигуратор версии ПРОФ.Посмотрим на пример процедуры апгрейда. Фирма 1С позволяет перейти с Базовой на ПРОФ с зачетом стоимости уже купленной программы. При этом все накопленные данные из ваших разрозненных баз можно попытаться объединить в одну общую, но это потребует привлечения технического специалиста, так как стандартной функции «слияния баз» в программе не предусмотрено.
Проанализируем современную альтернативу покупке коробочной версии. Сервис 1С:Фреш позволяет работать через браузер. В зависимости от тарифа, вы можете создавать несколько информационных баз и вести там учет разных организаций. Преимущество здесь в том, что вы не привязаны к физическому компьютеру и количеству активаций пин-кода. Для небольших компаний, которым нужно вести 2-3 юридических лица, облачная версия часто оказывается удобнее и надежнее классической базовой установки на локальном ПК.
Резюмируем: Вести несколько организаций в 1С:Бухгалтерия 8. Базовая можно, но только создавая для каждой из них отдельную информационную базу. Если же ваша задача — видеть все компании в единых отчетах и работать в общем информационном пространстве, ваш выбор — версия ПРОФ.