← На главную

Приветствуем вас! В процессе документооборота любой компании часто возникает классическая логистическая проблема. Канцелярия или секретарь регистрирует входящий бумажный документ в головном офисе, после чего оригинал отправляется курьерской службой (например, DHL) ответственному сотруднику в другой город или удаленный филиал. Доставка может занимать несколько дней, и в этот транзитный период документ рискует затеряться.

Если сразу отразить в программе передачу документа получателю, система будет ошибочно показывать, что документ уже у него, хотя физически он еще в пути. Если же регистрировать передачу только после фактического получения, то получатель может забыть отразить этот факт в базе, а отправитель со временем потеряет контроль над процессом. В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу в 1С:Документооборот стандартными средствами, не прибегая к доработке конфигурации.

Вариант 1. Связка бизнес-процесса «Исполнение» и «Журнала передачи»

Рассмотрим наиболее надежный с точки зрения исполнительской дисциплины вариант. Он основан на предложении из практики ведущих методологов и позволяет держать процесс под контролем от момента отправки до физического получения.

Проанализируем этот процесс по шагам:

1. Регистрация и отправка: Сотрудник канцелярии регистрирует входящий документ в 1С:Документооборот, упаковывает бумажный оригинал и передает его в курьерскую службу.
2. Запуск процесса контроля: Непосредственно в карточке документа канцелярия создает и запускает бизнес-процесс Исполнение (или упрощенное Поручение) на удаленного сотрудника-получателя.
3. Формулирование задачи: В тексте задачи четко пишем инструкцию. Например: «Подтвердить получение бумажного оригинала (трек-номер курьера: DHL-12345)».
4. Установка контроля: Инициатор (сотрудник канцелярии) обязательно ставит эту задачу на контроль, указывая плановый срок доставки (например, 3 рабочих дня). Благодаря этому задача будет отображаться в специальном окне контроля у отправителя.
5. Действия получателя: Когда курьер привозит конверт, получатель открывает свою задачу в списке «Мои задачи» в 1С:Документооборот и нажимает кнопку «Выполнено».
6. Отражение в Журнале передачи: После того как задача выполнена, канцелярии приходит уведомление. Только в этот момент сотрудник канцелярии делает официальную запись в Журнал передачи на получателя.

Этот подход гарантирует, что документ не «зависнет» в воздухе. Если срок доставки выйдет, автор задачи сразу увидит просрочку контроля и сможет оперативно связаться с курьерской службой или получателем.

Вариант 2. Использование встроенного механизма контроля наличия оригиналов

Если вы используете версию 1С:Документооборот 2.1 (начиная с релиза 2.1.22) или редакцию 3.0, то в вашем арсенале есть мощный специализированный инструмент для раздельного учета бумажных и электронных копий. Давайте разберем, как его настроить.

Для начала активируем функционал в настройках системы:

1. Переходим в раздел административных настроек делопроизводства и включаем флажок Раздельный учет бумажных и электронных документов.
2. В настройках конкретного вида документа, для которого требуется отслеживание, активируем опцию Контролировать наличие оригинала.

После активации в карточке документа появится специальный статус-индикатор:

• Пока оригинал не получен получателем, в карточке будет гореть предупреждающая надпись красного цвета: «Оригинал отсутствует».
• Когда удаленный сотрудник забирает бумажный документ у курьера, он сканирует его на своем локальном сканере и прикрепляет полученный файл к карточке документа в 1С.
• При прикреплении файла сотрудник ставит признак Является скан-копией оригинала.
• Программа автоматически считывает этот признак, меняет статус-индикатор в карточке на зеленый — «Оригинал получен», а также фиксирует дату получения и имя сотрудника, прикрепившего скан.

Для контроля за общим состоянием документов сотрудники канцелярии могут использовать встроенный стандартный отчет Контроль наличия оригиналов. Он наглядно демонстрирует список всех документов, оригиналы которых еще не дошли до конечных адресатов.

Вариант 3. Использование виртуального места хранения «Транзит»

Выясним, как оптимизировать идею участников форума о создании транзитного состояния. Использовать для этого фиктивную карточку пользователя неудобно, но в 1С:Документооборот есть прекрасная альтернатива — справочник Места хранения.

Давайте настроим этот процесс по шагам:

1. Включим опцию Учет мест хранения документов в настройках программы.
2. В справочнике мест хранения создадим виртуальную ячейку, например: «В пути (DHL)» или «Транзит курьерской службы». Ответственным за это место хранения временно назначаем сотрудника канцелярии или курьера.
3. При отправке документов канцелярия в карточке документа изменяет текущее место хранения на созданный нами «Транзит».
4. Когда удаленный сотрудник физически забирает посылку, он заходит в карточку документа и меняет место хранения на свое реальное (например, «Кабинет 302, Сейф»), указывая себя в качестве ответственного за хранение.

При таком подходе любой пользователь информационной базы, открыв карточку документа, сразу увидит его актуальный статус: находится ли он физически в канцелярии, едет в курьерском конверте или уже лежит в сейфе у коллеги в другом городе.

Вариант 4. Настройка дополнительных реквизитов (экспресс-метод)

Если вам требуется максимально простое решение без использования бизнес-процессов и сложных настроек мест хранения, мы можем прибегнуть к механизму дополнительных свойств. Рассмотрим, как это сделать за 5 минут в режиме «1С:Предприятие» под правами администратора.

Для нужного вида документа добавим следующие дополнительные реквизиты:

• Статус бумажного оригинала (тип значения: Дополнительное значение со списком выбора: В канцелярии, Отправлен получателю, Получен адресатом).
• Дата отправки оригинала (тип значения: Дата).
• Дата получения оригинала (тип значения: Дата).

Схема работы выглядит следующим образом: при отправке канцелярия выставляет статус «Отправлен получателю» и заполняет дату отправки. Получатель при приеме меняет статус на «Получен адресатом» и фиксирует дату получения. Используя стандартные возможности настройки списков в 1С, вы сможете легко вывести эти поля в общую форму списка документов и настроить быстрый отбор по всем отправленным, но еще не полученным оригиналам.