При работе в распределенной структуре, когда центральный офис (ЦО) и филиалы ведут учет в единой информационной базе 1С:Документооборот 2.1 КОРП, часто возникает классическая дилемма: продолжать ли использовать схему «Исходящий — Входящий» или перейти на «Внутренние документы». Основная техническая сложность при сохранении классической схемы заключается в том, что исполнитель в центральном офисе, получив входящий документ, не видит приложенных файлов из исходного исходящего письма филиала из-за ограничений прав доступа. Рассмотрим подробно, как решить эту задачу, сохранив методологическую чистоту и удобство работы пользователей.
Проанализируем стандартное поведение системы. Когда мы создаем Входящий документ на основании Исходящего документа, между ними устанавливается связь. Однако по умолчанию наличие связи не дает прав на просмотр содержимого исходного документа. Чтобы исправить это и избавить секретарей от необходимости вручную копировать файлы (что приводит к избыточному росту базы), выполним следующие шаги:
Разберем, что это дает: теперь при регистрации входящего документа в ЦО, система автоматически предоставит права на просмотр связанного исходящего документа филиала всем, кто имеет доступ к этому входящему. Исполнитель в ЦО сможет просто перейти по ссылке в закладке «Связи» и открыть файлы оригинального письма. Это самый эффективный способ борьбы с «дублированием» данных.
Рассмотрим альтернативный подход, предложенный в обсуждении: использование механизма Внутренние документы вместо пары «Исходящий — Входящий». Это значительно упрощает цепочку взаимодействия, так как документ остается в единственном экземпляре, а по нему просто запускаются процессы (согласование, исполнение, ознакомление).
Чтобы этот механизм не вызывал сопротивления у сотрудников (жалобы на «разные места поиска»), выполним следующие настройки:
Проанализируем ситуацию с поиском. Секретари часто опасаются, что «придется искать в двух местах» (старые письма во входящих, новые во внутренних). Для решения этой проблемы обучим персонал использовать Полнотекстовый поиск. Инструмент «лупа» в верхней части интерфейса ищет по всей базе сразу, независимо от типа документа, его даты или места хранения. Если поиск настроен правильно (индекс актуален), система выдаст результат по номеру или части текста из файла мгновенно.
Если специфика учета требует обязательного наличия входящего номера в ЦО (например, если филиалы — это разные юридические лица), мы можем автоматизировать процесс создания карточек. Выясним, как сделать это максимально прозрачно:
Мы можем использовать механизм Дополнительных обработчиков или настроить скрипт в рамках процесса обработки документа. Рассмотрим логику работы такого скрипта:
// Пример логики для автоматического создания входящего документа
НовыйВходящий = Документы.ВходящийДокумент.СоздатьДокумент();
НовыйВходящий.Заполнить(ИсходящийДокументФилиала); // Копируем основные реквизиты
НовыйВходящий.Организация = ОрганизацияЦО;
НовыйВходящий.Отправитель = ИсходящийДокументФилиала.Организация;
НовыйВходящий.Записать();
// Установка связи для наследования прав (см. Решение 1)
СвязиДокументов.УстановитьСвязь(НовыйВходящий, ИсходящийДокументФилиала, ТипСвязиОснование);
В этом случае файлы не копируются физически, а права наследуются благодаря установленной связи ТипСвязиОснование. Исполнитель в ЦО работает с «чистой» карточкой входящего документа, но имеет беспрепятственный доступ к контенту филиала.
Выясним причину, по которой иногда стоит отказаться от внутренних документов в пользу исходящих/входящих. Если ваши филиалы являются самостоятельными юридическими лицами, то с точки зрения архивного дела и юридической значимости, между ними должен происходить полноценный цикл обмена. В этом случае использование внутренних документов может быть расценено как нарушение правил делопроизводства.
В таких ситуациях мы рекомендуем следующую схему работы:
Исходящий документ.Посмотрим на преимущества такого подхода: соблюдается регламент (есть и исходящий, и входящий номера), нет дублей файлов, сохраняется история переписки, и права доступа управляются автоматически без участия администратора.
Таким образом, мы рассмотрели три варианта решения проблемы. Наиболее сбалансированным для крупных компаний в 1С:ДО 2.1 КОРП является сочетание классической схемы «Исходящий — Входящий» с обязательной настройкой наследования прав через типы связей. Это удовлетворяет и требованиям делопроизводителей, и потребностям рядовых исполнителей в быстром доступе к информации.