При реорганизации бизнеса часто возникает ситуация, когда самостоятельные юридические лица становятся обособленными подразделениями головной организации. Перед техническими специалистами и кадровой службой встает сложная задача: как правильно объединить три отдельные информационные базы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 в одну единую базу, минимизировав ручной труд и избежав критических ошибок в учете?
В этой статье мы подробно разберем методологические, юридические и технические аспекты этого процесса, сравним различные варианты перевода сотрудников и приведем пошаговый алгоритм объединения данных.
Перед тем как приступать к техническим работам в программе, необходимо совместно с юридической и кадровой службой определить правовую основу процесса. Возможны два сценария:
С точки зрения трудового законодательства и оптимизации затрат на компенсации отпусков предпочтительным является второй вариант. Однако технически в 1С он требует более тщательной подготовки.
Выясним, как новые подразделения будут представлены в единой базе 1С:ЗУП 3.1. Это зависит от их финансового статуса:
Организации. Для них устанавливается флаг «Это филиал (обособленное подразделение)» и указывается головная организация. У таких филиалов может быть своя учетная политика и собственная отчетность по НДФЛ и взносам.Подразделения внутри головной организации. В карточке подразделения взводится флаг «Это обособленное подразделение», что позволяет указать индивидуальные коды ОКАТО/ОКТМО и КПП для корректной сдачи отчетности по форме 6-НДФЛ.От выбранной схемы зависит способ переноса кадровых данных. Перемещение сотрудников между элементами справочника Организации оформляется сложнее, чем обычный кадровый перевод внутри одного юридического лица.
Проанализируем самый простой с технической точки зрения способ, который рекомендуют опытные специалисты. Он заключается в переносе только справочной информации о физических лицах и последующем оформлении приема на работу в головную организацию.
Разберем процесс по шагам:
Конвертации данных 2.1 переносим справочник Физические лица из двух присоединяемых баз в головную. Очень важно настроить синхронизацию физлиц по уникальным полям: СНИЛС и ИНН. Это предотвратит появление дублей, если один и тот же человек ранее работал по совместительству в разных фирмах.Увольнение с указанием статьи ТК РФ (перевод к другому работодателю) и выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Для ускорения процесса можно воспользоваться встроенным помощником Перевод к другому работодателю. Этот инструмент позволяет в одном месте подготовить приказы об увольнении, исходящие справки о заработке и приеме на работу.Сотрудники и оформляются документы Прием на работу.Справка для расчета пособий (входящая).Если решено сохранить средний заработок для отпусков и остатки отпусков без выплаты компенсаций, то увольнение проводить нельзя. В этом случае мы должны перенести историю сотрудников в единую базу.
Рассмотрим подробнее пошаговый технический алгоритм:
Прием на работу, Кадровый перевод) и документы начислений за последние несколько лет, необходимых для расчета среднего заработка.Перемещение в другое подразделение (или массовый Кадровый перевод). Так как программа теперь считает эти организации частями одного целого, сотрудники переводятся из «бывших» организаций в подразделения новой головной компании без увольнения.При переносе данных из разных баз практически неизбежно возникновение дублирующихся элементов в справочниках Должности, Способы отражения в бухучете, Физические лица и Графики работы. Посмотрим, как минимизировать эту проблему.
Для сопоставления объектов при переносе через Конвертацию данных рекомендуется использовать уникальные идентификаторы, а для справочника Физические лица — жестко прописать поиск по ключевым реквизитам. Ниже приведен пример алгоритма сопоставления на языке 1С, который можно использовать в правилах обмена:
// Пример алгоритма сопоставления физических лиц по СНИЛС и ИНН
Если ЗначениеЗаполнено(СвойстваПриемника["СтраховойНомерПФР"]) Тогда
ПараметрыОтбора = Новый Структура;
ПараметрыОтбора.Вставить("СтраховойНомерПФР", СвойстваПриемника["СтраховойНомерПФР"]);
НайденныеФизЛица = Справочники.ФизическиеЛица.Выбрать(ПараметрыОтбора);
Если НайденныеФизЛица.Следующий() Тогда
СсылкаНаОбъект = НайденныеФизЛица.Ссылка;
ПрекратитьПоиск = Истина;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
После завершения процедуры загрузки данных обязательно запустите встроенную обработку Поиск и удаление дублей (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных). Выберите справочник Физические лица, установите правило сравнения по совпадению ФИО и даты рождения (или СНИЛС) и произведите объединение найденных дубликатов. Программа автоматически перенаправит ссылки во всех кадровых и расчетных документах на один правильный элемент справочника.
При слиянии компаний критически важно правильно отразить операции в регламентированной отчетности:
Регистрация трудовой деятельности.Объединение трех баз 1С:ЗУП 3.1 в одну — это комплексный процесс, требующий тесного взаимодействия программиста, главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Наиболее методологически верным является путь слияния баз с переносом кадровой истории и последующим оформлением перевода внутри единой структуры. Это позволяет полностью автоматизировать расчет среднего заработка, сохранить остатки отпусков сотрудников и избежать переплат по страховым взносам.