При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП 3.1) пользователи регулярно сталкиваются с необходимостью кадровых перемещений сотрудников. Одним из наиболее сложных и методологически запутанных сценариев является перевод работников в обособленные подразделения (ОП). В этой статье мы подробно разберем, какими документами необходимо регистрировать подобные изменения, почему стандартные кадровые документы могут приводить к сбоям в расчете заработной платы и как правильно настроить систему для бесперебойной работы.
Прежде чем приступать к оформлению кадровых документов, нам необходимо проанализировать, каким именно образом обособленное подразделение зарегистрировано в структуре программы 1С:ЗУП 3.1. От этого напрямую зависит выбор документов и вся цепочка дальнейшего учета.
В системе существует два принципиально разных подхода к ведению учета по обособленным подразделениям:
Организации. Для него устанавливается специальный флаг Это филиал (обособленное подразделение) и в обязательном порядке указывается головная организация. При этом ИНН филиала совпадает с ИНН головной организации, но КПП, ОГРН и территориальные условия (например, регистрация в налоговом органе) будут уникальными.Подразделения конкретной головной организации. В карточке такого подразделения устанавливается флаг Обособленное подразделение и заполняются сведения о регистрации в налоговом органе (ИФНС).Выяснив, по какой схеме заведено ваше обособленное подразделение, мы можем перейти к анализу кадровых документов.
Часто пользователи пытаются использовать специализированный помощник Перевод к другому работодателю для перевода сотрудников из головного офиса в филиал. Однако на практике они сталкиваются с тем, что нужный филиал (заведенный как организация) просто отсутствует в списке выбора. Разберем, почему это происходит.
Во-первых, это может быть связано с ограничением прав доступа на уровне записей (механизм RLS). Если в вашей базе настроена политика разграничения прав по организациям, у пользователя (например, кадровика конкретного филиала) может физически отсутствовать доступ к просмотру или редактированию данных головного учреждения или других филиалов. В этом случае целевая организация просто скрывается из списков.
Во-вторых, документ Перевод к другому работодателю является сервисным помощником, предназначенным для автоматизации увольнения из одной организации и приема в другую (в соответствии со статьей 77 ТК РФ). Но перевод работника внутри одного юридического лица (из головной организации в филиал с тем же ИНН) по законодательству не является увольнением. Это обычное перемещение, не требующее расторжения трудового договора. Программа на уровне метаданных может блокировать выбор филиалов в данном документе, чтобы предотвратить некорректное отражение кадровой истории и стажа сотрудников.
Когда пользователи оформляют перевод с помощью документов Кадровый перевод или Кадровый перевод списком, выбрав в качестве новой организации филиал, они часто сталкиваются с критической ошибкой: при последующем расчете за месяц зарплата сотрудникам перестает начисляться.
Проанализируем причину этого сбоя. В системе 1С:ЗУП 3.1 все показатели плановых начислений (оклады, тарифные ставки, надбавки) жестко привязаны к конкретной организации, в которой числится сотрудник. При создании документа Кадровый перевод и изменении организации (с головной на филиал) программа по умолчанию считает, что условия оплаты труда остаются прежними, если пользователь не предпримет активных действий.
Однако для корректного переноса планового фонда оплаты труда (ФОТ) на баланс новой организации в обязательном порядке необходимо установить флаг «Изменить начисления» на вкладке «Оплата труда» в документе кадрового перевода. Даже если размер оклада или тарифной ставки сотрудника не меняется ни на копейку, этот флаг заставит систему перезаписать регистры сведений плановых начислений с привязкой к новой организации-филиалу.
Если этот флаг проигнорировать, то плановые начисления «зависнут» на головной организации, а по новому месту работы (в филиале) начислений не окажется. В итоге при расчете документа Начисление зарплаты и взносов по филиалу программа выдаст пустые строки или ошибки, требующие доначисления.
Иногда кадровики прибегают к использованию документа Перемещение в другое подразделение, полагая, что он решает все проблемы. Действительно, этот документ изначально содержит упоминания функций работы с обособленными подразделениями и выглядит более привлекательно. Однако здесь кроется серьезная методическая опасность.
Документ Перемещение в другое подразделение предназначен в первую очередь для массового изменения структуры внутри одного юридического лица без изменения условий оплаты труда. Этот документ не умеет регистрировать изменение плановых начислений.
Если ваши обособленные подразделения заведены как отдельные организации (филиалы), использование только одного документа перемещения приведет к тому, что зарплата сотрудников перестанет начисляться. Чтобы исправить эту ситуацию при использовании схемы с перемещением, вам потребуется выполнить следующие шаги:
Перемещение в другое подразделение для фиксации нового места работы сотрудников.Изменение плановых начислений или Изменение оплаты труда по новой организации (филиалу), в котором вручную или автозаполнением подтвердить и перерегистрировать оклады и надбавки сотрудников. Только после этого плановый ФОТ начнет корректно рассчитываться по новому месту работы.Чтобы избежать сбоев в расчете зарплаты, учете НДФЛ и сдаче регламентированной отчетности (например, формы 6-НДФЛ) при работе с обособленными подразделениями, обязательно проверим следующие настройки в нашей базе 1С:ЗУП 3.1:
Главное и убедимся, что установлен флаг У организации есть филиалы (обособленные подразделения). Без этой настройки часть кадрового функционала будет заблокирована.Настройка — Кадровый учет проверим активность опции переноса остатков отпусков при переводах, если используется схема увольнения-приема.Таким образом, наиболее надежным и методологически верным способом перевода сотрудников в обособленное подразделение (заведенное как филиал-организация) является использование документа Кадровый перевод (или Кадровый перевод списком) с обязательной установкой флага изменения начислений. Это гарантирует корректный расчет заработной платы и отсутствие ошибок в регламентированной отчетности.